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【例文付き】「既にご存知でしたらご容赦ください」の意味やビジネスでの使い方・言い換えまで紹介

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ビジネスシーンでよく耳にする「既にご存知でしたらご容赦ください」というフレーズ。この表現は一体どういう意味で、いつどのように使うのが適切なのでしょうか。この記事では例文などを用いて詳しく解説します。

「既にご存知でしたらご容赦ください」の基本的な意味と背景

「既にご存知でしたらご容赦ください」とは、相手がすでに知っている情報や事実を伝える際に、それを前提として情報の重複や冗長を避けるための前置きや断りの言葉として使われます。背景としては、相手に対する敬意を示すとともに、情報を共有する際の礼儀として使用される表現です。

「既にご存知でしたらご容赦ください」を使った例文

ビジネスシーンでの例文

  1. 既にご存知でしたらご容赦ください、来週の会議は金曜に変更されました。
  2. 既にご存知でしたらご容赦いただきたいのですが、社内規則にいくつか変更が加わりました。
  3. 既にご存知でしたらご容赦いただきたいのですが、来月より組織体制が変更されます。
  4. 既にご存知でしたらご容赦ください、来月の出張は2日前倒しとなります。
  5. 既にご存知でしたらご容赦ください、今週の報告会は中止となりました。
  6. 既にご存知でしたらご容赦願いますが、今週末にシステムメンテナンスを予定しております。

日常生活での例文

この表現は日常生活で使用されることは稀なため、今回は省略させていただきます。

「既にご存知でしたらご容赦ください」の類語と言い換え

「既にご存知でしたらご容赦ください」の代わりとして使用できるビジネスシーンでの類語や言い換えには、以下のようなものがあります。それぞれのニュアンスを説明します。

  • 既にお気づきかと存じますが：似た意味で、相手がすでに情報を知っているかもしれないことを前提にしています。より控えめな表現。
  • 重複している情報であれば申し訳ございません：既に伝えた情報を再度伝える可能性があることを謝罪する形で使われます。
  • ご承知のことかもしれませんが：これも相手が既に知っている可能性を考慮した表現です。少しフォーマルなニュアンス。
  • 既にご認識の事項でしたらご容赦を：「ご存知」と似ていますが、「ご認識」の方が少しビジネスライクな印象を与えます。
  • もし既にお伝えした内容でしたらお許しください：直接的に情報が重複している可能性を認め、その場合の許しを求める表現。


「既にご存知でしたらご容赦ください」の具体的な使用場面

「既にご存知でしたらご容赦ください」という表現は、以下のような具体的な使用場面で利用されます。

  1. プロジェクトアップデート：プロジェクトの進捗や変更点について報告する際、関係者に既知の情報を振り返りながら新しい情報を提供する場面で使用されます。
  2. 会議やセミナー：会議やセミナーでのプレゼンテーションや報告の際、参加者に既知の事実やデータを確認しつつ、新しい情報に移行するために使われます。
  3. ビジネスメール：ビジネスメールにおいて、相手に既知の事項に触れる際、冒頭で「既にご存知でしたらご容赦ください」と言及し、簡潔に要点を伝える場面で使用されます。
  4. 報告書：ビジネス報告書や提案書を作成する際、読者が既知の背景情報を把握した上で、新しい情報や提案に焦点を当てるために使用されます。
  5. 取引先対応：取引先とのコミュニケーションや商談の際、相手が既知の契約条件や取引内容に触れる場合に、相手に対する礼儀正しい配慮として使用されます。

「既にご存知でしたらご容赦ください」を使う際の注意点

「既にご存知でしたらご容赦」というフレーズは、特にビジネスコミュニケーションで相手に既に知っている可能性のある情報を伝える際に使用されます。この表現は、相手が情報を既に知っている場合に対する敬意を示し、自分が伝える情報が重複しても許してもらえるように求めるものです。このフレーズを使う主なタイミングは、過去に同じ話題が議論されたかもしれないときや、一般的に広く知られている可能性のある事柄について言及するときです。

使用する際の注意点として、このフレーズを過度に使うとかえって相手を不快にさせる可能性があります。また、自分が伝える情報の重要性を低下させてしまう可能性もあるので、情報の重要性や緊急性を考慮して適切に使うことが重要です。

さらに、この表現を使う際は、それでも情報を伝える理由を明確にすることが望ましいです。これにより、相手が情報を既に知っていても、なぜそれを再度伝える必要があるのかを理解しやすくなります。

「既にご存知でしたらご容赦ください」を使ったビジネスメール例

この度は、新規プロジェクトに関する最新の進捗報告をさせていただきます。既にご存知でしたらご容赦ください。現在プロジェクトは順調に進行しており、来週中には次のフェーズに移行する予定です。

詳細につきましては添付ファイルをご参照いただけますと幸いです。何かご不明点やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください。

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

「既にご存知でしたらご容赦ください」の意味や使い方・例文まとめ

「既にご存知でしたらご容赦ください」という表現は、ビジネスシーンをはじめとするさまざまな場面で用いられる敬意を示す言葉です。情報の重複や相手を尊重することを意識して、適切なタイミングで使用しましょう。