適切な締め言葉は、ビジネスコミュニケーションの成功を左右する重要な要素です。
本記事では、ビジネスメールでの正しい言葉の使い方から、シーン別の具体的な例文まで、あなたのメール作成スキルを劇的に改善するヒントを徹底解説します。
相手との関係性を考慮した適切な言葉選びのコツを学べば、好印象を与え、スムーズな仕事の進め方につながります。
ビジネスメールの締めの言葉とは？
ビジネスメールの締めの言葉は、単なる挨拶以上の重要な役割を持っています。
メールの最後に添える締めの言葉は、コミュニケーションの丁寧さと相手への配慮を示す重要な要素です。
事務的な内容だけでは冷たい印象を与えかねませんが、適切な締めの言葉を使うことで、相手との良好な関係を築くことができます。
ビジネスメールで締めの言葉が大切な理由3選
ビジネスメールで締めの言葉が大切な理由は大きく3つあります。一つずつ見ていきましょう。
相手に丁寧な印象を与えたいから
ビジネスメールの締めの言葉は、相手に対する最後の印象を決める重要な要素です。
メールの最後に来る言葉は、相手の記憶に最も残りやすい部分となります。
例えば、「よろしくお願いいたします」や「引き続きよろしくお願いいたします」といった言葉を適切に選ぶことで、あなたの仕事への真摯な姿勢や相手への敬意を伝えることができます。
単なる事務的な言葉遣いではなく、相手の立場や関係性に合わせた丁寧な言葉を選ぶことで、好感度の高いコミュニケーションを実現できるのです。
相手のアクションを促すため
ビジネスメールの締めの言葉は、単なる挨拶以上の重要な役割を持っています。
適切な締めの言葉を使うことで、相手に明確な次のアクションを示唆できます。
例えば、「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」や「○月○日までにご返信いただけますと幸いです」といった表現は、具体的に相手にどのような行動を期待しているかを丁寧に伝えることができます。
これにより、メールの目的を曖昧にせず、スムーズなコミュニケーションと迅速な対応を促進することができるのです。
相手の負担に配慮しながら、明確な意図を伝える締めの言葉は、ビジネスにおける効果的な意思疎通の鍵となります。
メールの要件をまとめたいから
ビジネスメールの締めの言葉は、メール全体の内容を簡潔に集約する重要な役割があります。
最後に置かれる締めの言葉は、メールの目的や要件を改めて明確にし、相手に何をお願いしたいのか、どのような対応を求めているのかを端的に伝えることができます。
例えば、「ご確認のほどよろしくお願いいたします」や「ご検討いただけますと幸いです」といった表現を使うことで、メールの最終的な目的や期待する行動を丁寧に示すことができるのです。
これにより、相手に曖昧さを残さず、スムーズなコミュニケーションを実現することができます。
ビジネスメールの締めの言葉選びにおけるポイント
次に、ビジネスメールの締めの言葉選びにおけるポイントを見ていきましょう。
署名欄には名刺と同じ情報を載せよう
署名は、メール上での名刺と同等の役割を果たします。
そのため、署名には基本的に以下の情報を記載することが重要です。
- 会社名
- 所属部署
- 役職
- 担当者名
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- 企業のWebサイトURL
これらの情報を順序良く整理して記載することで、相手に自分の連絡先を明確に伝えることができます。
署名は、直接会えない相手に対する自己紹介の場でもあるため、丁寧かつ正確に作成することが大切です。また、企業のブランドイメージを背負っていることも忘れてはいけません。
相手に合わせた締めの言葉を使おう
ビジネスメールの締めの言葉は、相手との関係性によって大きく変わります。
同僚や後輩には「よろしくお願いします」のようなシンプルな表現が適しています。
一方、上司や取引先には「どうぞよろしくお願いいたします」「ご検討お願いいたします」といった、より丁寧な言葉遣いが求められます。
相手の立場や役職、親密度を考慮し、適切な言葉を選ぶことで、プロフェッショナルで礼儀正しい印象を与えることができます。
心ばりを添えた一言を活用しよう
ビジネスメールの締めの言葉には、単なる形式的な挨拶以上の意味があります。
相手への 心遣い や 誠意 を込めた一言は、メールの印象を大きく変えることができます。
例えば、「お忙しいところ恐縮です」や「ご多忙中お手数をおかけします」といったクッション言葉を活用することで、相手への配慮の気持ちを示すことができます。
これらの言葉は、メールの冷たい印象を和らげ、人間味のあるコミュニケーションを実現します。
相手の立場に立って、柔らかく丁寧な言葉選びを心がけることが、ビジネスメールの締めの言葉の本質的な役割なのです。
内容に応じてフレーズを選ぼう
ビジネスメールの締めの言葉は、メールの内容によって適切に選ぶことが重要です。
例えば、お願いや依頼のメールでは、相手の負担を考慮した柔らかい表現を選びましょう。
「ご検討いただけますと幸いです」や「お力添えいただけますと大変感謝いたします」といったフレーズが効果的です。
感謝を伝えるメールでは、「心より感謝申し上げます」「重ねてお礼申し上げます」など、感謝の気持ちが伝わる言葉を選びます。
謝罪のメールでは、「深くお詫び申し上げます」「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした」など、誠意が感じられる表現を心がけましょう。
時候の挨拶を取り入れよう
時候の挨拶は、ビジネスメールをより丁寧で温かみのある文章にする効果的な方法です。
季節の変わり目や特定の月に、その季節や気候に合わせた挨拶を入れることで、相手への気遣いと思いやりを表現できます。
例えば、夏であれば「暑中お見舞い申し上げます」、春であれば「陽春の候」といった表現を使うことで、形式的なメールに温かみを加えることができます。
ただし、相手の地域や状況に合わせて適切に選ぶことが重要です。
北海道と沖縄では季節の感じ方が異なるため、送り先の季節感を考慮しながら使用しましょう。
取り急ぎは使わず追伸を使おう
「取り急ぎ」という言葉は、本来丁寧に伝えるべき内容を手短に済ませているような印象を与えかねません。
特に目上の方や取引先へのメールでは、「取り急ぎ」は避けるべきです。
代わりに、「追伸」を活用することをおすすめします。追伸は、メールの本文とは別に、相手への心遣いや健康への気遣いを示すことができる便利な表現です。
社内の親しい関係や同僚との間であれば、2〜3行程度で相手への気持ちを添えることができます。
クッション言葉と組み合わせることで、より柔らかく丁寧な印象を与えることができるでしょう。
【基本】ビジネスメールの締めくくり方
ここでは、ビジネスメールの締めくくり方の基本をご紹介します
「よろしくお願いいたします」の使い分け
「よろしくお願いいたします」は、ビジネスシーンにおける最も重要な締めの言葉の一つです。相手との関係性によって、使い分けることが大切です。
同僚や目下の人には「よろしくお願いします」、上司や取引先には「よろしくお願いいたします」を使用します。
さらに敬意を示したい場合は、「よろしくお願い申し上げます」がおすすめです。
また、依頼の強調や丁寧さを増したい場合は、「何卒」「どうぞ」「ぜひ」などの言葉を前に添えると効果的です。
状況や相手に応じて、適切な表現を選ぶことで、好印象を与えることができます。
よく使われる締めくくりのフレーズ
ビジネスメールの締めくくりには、相手や状況に応じて使い分けられる定番のフレーズがあります。
最も汎用性が高いのは「よろしくお願いいたします」です。
同僚や部下には「よろしくお願いします」と簡潔に、上司や取引先には「どうぞよろしくお願いいたします」や「何卒よろしくお願いいたします」とより丁寧な表現を選びましょう。
また、継続的な関係性を示す「引き続きよろしくお願いいたします」や「今後ともよろしくお願いいたします」も、ビジネスシーンでよく使われる締めくくりのフレーズです。
【例文付き】シーン別のビジネスメールの締めの言葉
次に、例文とともにシーン別のビジネスメールの締めの言葉を見ていきましょう。
例文① 感謝やお礼を伝える締めくくり
ビジネスにおける感謝の表現は、単なる形式的な言葉以上の意味を持ちます。
相手の努力や支援に対して真摯な気持ちを込めて感謝を伝えることで、良好な人間関係を築くことができます。
感謝の言葉には、以下のような具体的な例文があります。
・この度は誠にありがとうございました
・〇〇の件では大変ご尽力いただき、心より感謝申し上げます
・先日の〇〇ではお力添えをいただき、重ねてお礼申し上げます
これらの例文は、単に「ありがとう」と言うだけでなく、具体的な状況や相手の行動に対する感謝を示しています。特に重要なのは、言葉の真摯さと具体性です。
お礼の言葉は、相手との信頼関係を深める重要なコミュニケーションツールです。
同じ表現を繰り返すのではなく、状況に応じて適切な言葉を選ぶことで、より心のこもった感謝を伝えることができます。
また、「またのご縁がありましたらよろしくお願いいたします」のような締めくくりは、今後の関係性への期待と感謝を同時に表現できる優れた例文と言えるでしょう。
例文② 質問やお願いをする締めくくり
ビジネスメールで質問やお願いをする際の締めくくりは、相手への敬意と丁寧さが最も重要です。単なる依頼ではなく、相手の都合や感情に配慮した表現を選ぶことが大切です。
相手の負担を最小限に感じさせる言葉遣いを心がけましょう。具体的には、以下のような表現が効果的です。
・お忙しいところ恐れ入りますが
・何かとご多忙のところ
・大変心苦しいお願いではございますが、
例えば、新規プロジェクトに関する協力依頼の場合、次のような締めくくりが適切です。
「お忙しいところ恐れ入りますが、この件についてご検討いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
また、データ提供をお願いする場合は、以下のような例文が考えられます。
「何かとご多忙のところ恐縮ですが、添付の資料についてご確認いただけませんでしょうか。お力添えいただけますと大変助かります。」
命令口調を避けることが最も重要です。「～してください」ではなく、「～していただけますか」「～していただければ幸いです」といった表現を用いることをおすすめします。
例文③ 謝罪やお詫びを伝える締めくくり
謝罪メールの締めくくりは、誠意と反省の気持ちを最後まで丁寧に伝えることが重要です。
単に「申し訳ありません」と述べるだけでなく、今後の改善策や再発防止への決意を示すことで、相手の信頼を取り戻すチャンスとなります。
具体的な謝罪メールの締めくくりとして、以下の例文が考えられます。
「この度は弊社の不手際により多大なるご迷惑をおかけし、心より深くお詫び申し上げます。今後は再発防止に全力で取り組み、二度とこのようなことを繰り返さないよう、社内体制を徹底的に見直してまいります。
何卒、ご寛容いただきますようお願い申し上げます。」
具体的なポイントとしては、具体的な謝罪の言葉を使うことや、改善への具体的な取り組みを示すこと、丁寧で誠実な言葉遣いを心がけることが挙げられます。
略儀ながらメールにてお詫び申し上げます。日頃親しい間柄だとしても、謝罪の際は改まった表現にするのがビジネスマナーです。
例文④ 返信を促す締めくくり
返信を促す締めくくりは、相手の行動を自然に導き、コミュニケーションを円滑にする重要な役割があります。
単に「返信してください」と伝えるのではなく、相手の立場に立って、返信しやすい雰囲気を作ることが大切です。
具体的な例文としては、以下のようなものが考えられます。
不明点への配慮を示す例
「つきましては、ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。忌憚のないご意見をお待ちしております。」
具体的な期限を示す例
「お手数とは存じますが、〇月〇日までにご検討の結果をお知らせいただけますと幸いです。もし現時点で判断が難しい場合は、現状をお知らせいただければ幸いです。」
相談しやすい雰囲気を作る例
「何かご不明な点や追加でご確認したい事項がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」
これらの締めくくりは、相手の心理的な負担を軽減し、スムーズな返信を促す効果があります。思いやりのある言葉遣いと、具体的な行動を求める明確な意思表示のバランスが重要です。
例文⑤ 短い連絡の締めくくり
短い報告メールの締めくくりは、簡潔かつ丁寧であることが重要です。相手に余計な負担をかけず、要点を明確に伝える言葉選びが求められます。
以下のような例文はよく使われる締めくくりです。
・まずは、ご案内まで。
・メールにて恐縮ですが、ご報告申し上げます。
・後ほど詳細を改めてご連絡させていただきます。
これらの締めくくりは、追って詳細な情報や報告があることを示唆し、相手に安心感を与えます。
特に重要なポイントは、「取り急ぎ」といった表現を避け、シンプルで丁寧な言葉を選ぶことです。
短い報告メールの締めは、今後のコミュニケーションへの期待を込めた、さりげない配慮が肝心です。
例文⑥ 提案するときの締めくくり
提案メールの締めくくりは、相手の興味を引き、前向きな検討を促す重要な役割を果たします。
提案で終わるのではなく、相手の立場に立って、メリットや期待される効果を簡潔に伝えることが大切です。
具体的なポイントとして、謙虚さと自信のバランスを保つことや、具体的な価値提案を示すこと、丁寧で前向きな表現を使うことが挙げられます。
具体的な例文は以下のものが考えられます。
・御社の課題解決に貢献できると確信しております。
・ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
・本提案が御社の事業発展の一助となれば幸いです。
・ご意見を賜りたく、よろしくお願い申し上げます。
これらの例文は、提案の価値を謙虚に伝えつつ、相手の前向きな検討を促す絶妙な表現となっています。
例文⑦ お断りするときの締めくくり
お断りメールの締めくくりは、単に拒否するのではなく、相手への敬意と将来の可能性を示すことが求められます。
以下は、お断りメールの効果的な締めくくりの例です。
「この度は貴重なご提案をいただき、誠にありがとうございます。
慎重に検討を重ねました結果、今回は見送らせていただきたいと存じます。
つきましては、今回はご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
なお、またの機会がございましたら、ぜひご相談させていただきたく存じます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」
ポイントとしては、感謝の言葉から始めることや、柔らかな断りの表現を使用すること、次の機会への可能性を示唆すること、相手への敬意を忘れないことが考えられます。
お断りの際は、拒否感を最小限に抑える言葉遣いが鍵となります。「今回は」「せっかくの」といったクッション言葉を活用し、全面的な否定を避けることが大切です。
例文⑧ 初めて連絡する相手への締めくくり
初めて連絡する相手へのメールは、第一印象を大切にする必要があります。締めの言葉は、相手に対する敬意と誠意を示す役割を果たします。
初めて連絡する相手への締めくくりでは、丁寧な言葉遣いを心がけることや、押し付けがましくならないこと、相手の都合を尊重する表現を使うことがポイントとして挙げられます。
具体的な例文として、以下のものが考えられます。
「ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。」
「お時間のございます際に、ご一読いただけますと大変光栄です。
ご返信を心よりお待ちしております。」
「突然のご連絡で恐縮ではございますが、ご興味をお持ちいただけましたら、
ぜひご連絡くださいませ。」
これらの例文は、相手への敬意を示しつつ、押し付けがましくない柔らかいトーンを意識しています。。
例文⑨ メールを円満に切り上げるときの締めくくり
メールのやりとりを円満に終了させるためには、相手への配慮と感謝の気持ちを込めた締めくくりが重要です。
例えば、長期にわたるプロジェクトや継続的な取引が一段落したときには、以下のような例文が効果的です。
「これまでのご協力に心より感謝申し上げます。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」
「プロジェクトを無事に完了できましたこと、重ねて御礼申し上げます。今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。」
このような表現を用いることで、相手との良好な関係性を維持しながら、メールのやりとりを自然に締めくくることができます。
例文⑩ 相手の健康を気遣う締めくくり
相手の健康を気遣う締めくくりは、ビジネスにおける人間関係を大切にする上で非常に重要です。形式的な言葉ではなく、真摯な思いやりを込めて伝えることが大切です。
相手の体調や状況に応じて、以下のような例文を使い分けることができます。
季節の変わり目や体調不良時
「くれぐれもご自愛ください。お体にお気をつけてお過ごしください。」
病気や療養中の場合
「お大事になさってください。元気なお姿を拝見できるのを楽しみにしております。」
回復を願う場合
「順調にご回復なさり、元気なお顔を拝見できますよう、お祈り申し上げます。」
重要なポイントは、相手にプレッシャーを与えないことです。
「一日も早いご回復を」といった焦らせる表現は避け、「どうぞ療養に専念されて」「十分な療養ののち」など、相手の回復を穏やかに願う言葉を選びましょう。
相手の立場に立って、心からの気遣いを込めた言葉を選ぶことが、ビジネスメールの締めくくりの本質です。
例文⑪ 上司によくない報告をするときの締めくくり
上司に悪い報告をする際の締めくくりは、誠実さと改善への意欲を示すことが最も重要です。
状況に応じた適切な締めくくりの例文を紹介します。
悪い結果が発生した場合の例文
今回の件を真摯に受け止め、具体的に以下の対策を講じます：
1. 原因の徹底的な分析
2. 再発防止策の策定
3. チーム内での情報共有
今後このような事態を招かないよう、全力で取り組んでまいります。引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
重大なミスを報告する際の例文
今回の不手際を深く反省し、即座に改善プロセスを開始いたします。
今後は、より慎重かつ細心の注意を払い、同様の過ちを決して繰り返さない所存です。
貴重なご指導とご助言を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
これらの例文に共通するのは、謝罪にとどまらない前向きな姿勢です。
単に反省するだけでなく、具体的な改善策と今後の決意を示すことで、上司の信頼を取り戻す機会となります。
ビジネスメール締めまとめ
ビジネスメールの締め言葉は、形式的なものと思われがちですが、実はプロフェッショナリズムを表現する重要な要素です。
相手との関係性や状況を踏まえ、適切な言葉を選ぶことで、メール全体の印象が大きく変わります。
心遣いのある締め言葉は、相手に安心感や信頼感を与え、良好な関係構築の第一歩となり、丁寧で親しみやすい表現を選ぶことで、相手に配慮を示すことができます。
この機会に、自分のメールの締め方を見直してみてはいかがでしょうか。