体調不良で会社を休む際、適切なメール送信に悩む人は多いはずです。
「どう伝えればいいか分からない」「上司に失礼にならないか心配」といった不安を抱えている方に向けて、本記事では具体的な例文と、ビジネスマナーを意識したメールの書き方を徹底解説します。
正しいメールの作法を知ることで、スムーズに休暇を取得でき、上司や同僚との良好な関係も維持できるようになります。
体調不良時の不安を解消し、安心して休むためのノウハウをお届けします。
体調不良による欠勤・欠席に関する基本的問い合わせ方法
まず初めに、体調不良になったときの問い合わせ方法について見ていきましょう。
メールで体調不良を報告
体調不良でメールを送る際は、簡潔かつ丁寧な対応が重要です。
まず、件名は「【部署名/氏名】体調不良による欠勤のご連絡」など、一目で内容が分かるようにしましょう。
本文では、まず挨拶と自己紹介から始め、具体的な症状（発熱、頭痛など）を簡潔に伝えます。休む日数や復帰の目途についても明記し、可能であれば業務の引継ぎ状況も添えます。
最後に、欠勤による迷惑を謝罪して理解を求める文言を入れ、電話が難しい場合はその旨も伝えましょう。
メールの目的は、上司や同僚に状況を明確に伝え、業務への影響を最小限に抑えることにあります。
電話で体調不良を報告
体調不良で会社を休む際、基本的には直属の上司に電話で連絡するのがビジネスマナーです。
電話をする際は、始業10〜15分前が最適なタイミングです。早すぎると誰も対応できず、遅すぎると無断欠勤と見なされる可能性があります。
重要なポイントは、「報告」ではなく「相談」の形で伝えることです。「休ませていただいてもよろしいでしょうか？」というアプローチが望ましいでしょう。
電話では、現在の症状や休む予定の期間、業務への対応方法や連絡手段を簡潔に伝えましょう。
声の調子からも体調の悪さが伝わるため、電話は最も誠実なコミュニケーション方法とされています。
LINEで体調不良を報告
LINEでの体調不良の報告は、状況に応じて適切に行うことが重要です。特に上司との日頃のコミュニケーション関係や会社の方針を考慮しましょう。
簡潔かつ明確な文章で伝えることや、具体的な症状を簡単に説明すること、休暇の見込みを示すことや、丁寧な言葉遣いを心がけることがLINEを送る時の注意点として挙げられます。
推奨される連絡例
「おはようございます。**[自分の名前]**です。昨晩から37.5度の熱が続いており、本日は休ませていただきます。明日には回復する見込みですので、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。」
このように、状況を明確に伝えつつ、誠実な態度で連絡することが大切です。休暇中の業務対応や復帰の目途も併せて伝えると、上司の理解を得やすくなります。
体調不良時の連絡マナー：メールと電話の違い
体調不良時の連絡は、基本的に電話が最優先とされますが、最近では企業によってメールやチャットツールでの報告も許容されています。
電話の利点は、直接声で体調の悪さや状況を伝えられることですが、メールは症状や休暇予定を明確に記録できる点が特徴的です。
特に声が出ない、または詳細な説明が必要な場合は、メールでの連絡が適している場合もあります。
ただし、会社の規定や職場の文化に応じて、適切な連絡手段を選択することが重要です。
体調不良による欠勤・欠席の連絡メール作成
体調不良による欠勤・欠席の連絡メール作成する際には、いくつか注意点があります。一つずつ抑えていきましょう。
体調不良メールを送る際のポイント
ポイント① 欠勤・欠席理由を明確に
体調不良で休む際は、具体的な症状を簡潔に伝えることが重要です。
「発熱」「頭痛」「腹痛」など、どのような症状で出勤できない状態なのかを明確に記載しましょう。曖昧な表現は避け、現在の体調の深刻さが伝わるよう心がけます。
また、症状の程度や継続時間も簡潔に説明することで、上司に状況をより正確に理解してもらえます。
病院に行く予定がある場合は、その旨も付け加えると親切です。
ポイント② 今後の予定などの連絡事項を記載
体調不良で休む際は、単に休むことを伝えるだけでなく、今後の見通しや業務への対応方法を明確に示すことが重要です。
具体的には、いつから復帰できそうか、現在の症状や見込み、代替対応が必要な業務などを簡潔に伝えましょう。
例えば、「明日から仕事に戻る予定です」「午後からの会議は△△さんに代理をお願いしています」といった情報を盛り込むことで、上司や同僚に安心感を与えることができます。
また、リモートで対応可能な業務がある場合は、その旨も併せて伝えると、責任感のある対応として評価されるでしょう。
ポイント③ お詫びと締めを忘れずに
体調不良で休む際のメールには、必ず謝罪の言葉と感謝の気持ちを込めた締めくくりが重要です。
急な欠勤によって、チームや上司に迷惑をかけることを真摯に受け止め、誠実な態度で伝えましょう。
「急な連絡で大変申し訳ございません」「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった言葉を入れることで、相手への配慮と責任感を示すことができます。
最後は、できるだけ早く回復し、通常業務に戻る意欲を伝えることで、前向きな姿勢を示すことができます。
体調不良の文例
ここでは、体調不良の文例をいくつか紹介します。送る相手によって内容や言葉遣いが変わるので、参考にしてみて下さい。
上司編体調不良メール
例文① 体調不良による欠勤のみを伝えたい場合
体調不良による欠勤メールは、簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。上司に対して、状況を明確に説明し、誠実な態度で休暇の必要性を伝えましょう。
以下の例文は、体調不良による欠勤を上司に伝える際の模範的な文面です。
「体調不良による欠勤のご連絡」というシンプルな件名で、状況をストレートに伝えます。本文では、以下のポイントに注意して作成します。
- 挨拶と自己紹介
- 体調不良の具体的な症状
- 欠勤の理由
- 今後の対応
具体的な例文は次のとおりです。
件名：体調不良による欠勤のご連絡
●●課長
おはようございます。
▲▲です。
昨晚からの体調不良で、本日は出勤ができない状態です。
大変申し訳ございませんが、本日はお休みをいただけますでしょうか。
発熱と喉の痛みがありますので、この後病院へ行ってまいります。
診察結果は改めてご報告いたします。
ご面倒をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
例文② 体調不良により業務を引き継ぎたい場合
体調不良で休暇を取る際は、上司に対して誠実かつ丁寧に状況を説明し、業務への影響を最小限に抑える姿勢を示すことが大切です。
以下は、業務引き継ぎを意識した体調不良メールの例文です。
●●課長
おはようございます。▲▲です。
本日、体調不良のため出勤が難しい状況です。現在、高熱と体のだるさに悩まされており、医療機関を受診する予定です。
つきましては、現在進行中のプロジェクトAについて、■■さんに暫定的な業務引き継ぎを行いたく存じます。詳細な引き継ぎ資料を既に共有フォルダに格納しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
回復次第、速やかに職場に復帰し、遅れている業務を挽回いたします。
何卒、ご理解とご配慮のほど、よろしくお願い申し上げます。
例文③ 体調不良から復帰する場合
職場復帰のメールは、単なる報告だけでなく、チームへの感謝と今後の意気込みを示す重要な機会です。具体的には、以下のポイントを意識して作成することが大切です。
- メールの基本的な構成
- 休暇中の状況説明
- チームへの謝罪
- 感謝の気持ち
- 今後の意気込み
休暇中の状況と復帰の挨拶の文例
「この度は体調不良により、長期にわたり休暇をいただき、大変申し訳ございませんでした。医師の指導のもと、十分な休養と治療を重ね、ようやく回復の目途が立ちました。」
チームへの感謝を示す文例
「休暇中、同僚の皆様には多大なるご迷惑とご負担をおかけし、心より申し訳ございませんでした。皆様のサポートと温かい励ましに、心から感謝申し上げます。」
今後の意気込みを示す文例
「完全に回復いたしましたので、明日より通常勤務に戻ります。これまでの遅れを取り戻すべく、全力で業務に取り組む所存です。」
これらの文例を参考に、自分の状況に合わせて適切にアレンジすることで、より効果的な復帰メールを作成できます。
取引先編体調不良メール
例文④ 体調不良により商談を欠席したい場合
体調不良で商談に参加できない際は、誠実で丁寧な対応が重要です。以下の例文は、状況を明確に説明し、代替案や連絡先を提示することで、取引先への配慮と誠意を示すポイントを押さえています。
件名の書き方のポイントは以下の通りです。
- 具体的な状況（日程変更）を明記
- 自社名と氏名を入れる
- メール本文のポイントは以下の通りです：
- 体調不良の具体的な症状を簡潔に説明
- 申し訳ない気持ちを丁寧に伝える
- 今後の対応（日程調整）について言及
- 代替対応者の連絡先を明記
例文は以下の通りです。
〇〇株式会社
総務部
〇〇様
お世話になっております。
××株式会社の〇〇〇〇（自分の名前）です。
本日14時にお打ち合わせのお時間をいただいておりますが、昨日夜から発熱と吐き気があり、伺うのが難しい状況です。
お忙しい中ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、日程を変更させていただきたくご連絡いたしました。
具体的な日程につきましては、復帰次第ご連絡を差し上げるようにいたします。
なお、私の不在中については同部署の△△△△（フルネーム）が対応いたしますので、以下連絡先までご連絡いただけますと幸いです。
【△△の連絡先】
メールアドレス：××＠×××.co.jp
電話番号：080-××××-××××
何卒よろしくお願いいたします。
部署や後輩編体調不良メール
例文⑤ 体調不良により欠勤したい場合
体調不良によるメール送信は丁寧な対応が求められ、以下の要素を意識しましょう。
- 体調不良の具体的な症状
- 欠勤する日
- 業務への影響と対応策
- 今後の見通し
具体的な例文
件名：【営業2課／〇〇〇〇（自分の名前）】体調不良による欠勤のご連絡
本文：
おはようございます。
営業2課の〇〇〇〇（自分の名前）です。
昨日夜から発熱と吐き気があり、本日はお休みをいただきます。
＞△△君
忙しいところ大変申し訳ないのですが、1点お願いしたいことがあります。
本日10時から一緒に進めている〇〇プロジェクトの社内オンライン会議があります。各課から1名が参加しますが、〇〇（自分の名前）の代理で参加をお願いしてもよろしいでしょうか？
その際、〇〇（自分の名前）は体調不良と伝えてください。
また、会議終了後に、内容を簡潔にまとめて〇〇（自分の名前）宛にメールで送っていただけないでしょうか？
これから病院へ行きますので、診察結果や復帰の予定は改めて報告します。お忙しい中面倒をおかけしますが、よろしくお願いします。
署名（氏名＋携帯電話番号など）
例文⑥ ２日連続体調不良で欠勤する場合
2日連続の欠勤は、会社に対して誠実かつ丁寧なコミュニケーションが重要です。具体的には、病状の説明、回復の見込み、業務への対応策を明確に伝えることが求められます。
このようなケースでは、以下のポイントに注意することがおすすめです。
- 昨日からの状況説明
- 病院での診断内容
- 今後の出社予定
- 業務フォローの方法
- 謝罪と今後の対応への意思表示
例文は以下のようになります。
〇〇部〇〇課
課長 〇〇様
おはようございます。
〇〇〇〇（自分の名前）です。昨日に引き続き、本日も熱があるため欠勤させていただいてもよろしいでしょうか？
昨日病院で風邪という診断でしたので、熱が下がれば明日は出社できそうです。
本日も、同じ課の△△君に代理の業務のお願いをしております。リモートで対応できるものについては対応いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
体調不良の相手を気遣うときに使える例文集
体調不良の同僚や上司に対して気遣いの気持ちを伝えるメールは、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要です。
適切な言葉選びと心遣いが、相手への思いやりを示す鍵となります。
おすすめの気遣いフレーズ
「お大事になさってください」：体調不良の相手に対して、最も丁寧で温かみのある表現
「ご自愛ください」と併せて使うと、より心のこもった気持ちが伝わります
簡潔でありながら、誠実な気持ちが伝わるフレーズ
「早い回復をお祈りしております」：相手の健康を心から願う気持ちを表現
気遣いメールの基本ポイントは、簡潔かつ丁寧な言葉遣いや相手の状況に合わせた適切な表現、業務への配慮と心からの励ましが挙げられます。
体調不良時のメールは、単なる連絡手段ではなく、人間関係を築く大切なコミュニケーションツールです。
相手の気持ちに寄り添い、温かい言葉を選ぶことで、職場の良好な人間関係を築くことができるでしょう。
相手から気遣う返信がきた場合の返信文例
次に、相手から気遣う返信がきた場合の返信文例について見ていきましょう。
上司からのメールに返信する場合
上司から体調不良のメールを受け取った際の返信は、最大限の配慮と敬意を示すことが重要です。
まずは、上司の体調を気遣う言葉を冒頭に入れましょう。
「体調が優れない中でのご連絡、大変お疲れ様です」といった一文から始めることで、相手への思いやりを表現できます。
具体的な返信例としては、以下のようなメッセージが適切です。
〇〇様
お疲れ様です。体調不良によるお休み、承知いたしました。
現在進行中のプロジェクトについては、チームでしっかりとサポートしておりますので、どうぞご安心ください。
お体を第一に考え、十分な休養をお取りください。一日も早いご回復を心よりお祈りしております。
このような返信は、上司の体調への気遣いと、業務への配慮を同時に示すことができます。簡潔で、かつ温かみのある文面を心がけましょう。
取引先からのメールに返信する場合
取引先からの体調を気遣うメールへの返信は、以下のポイントを意識して返信しましょう。
感謝の気持ちを丁寧に伝えることや、業務への影響を最小限に抑えていることを説明すること、早期復帰への意気込みを示すことなどが返信時のポイントです。
文例
〇〇株式会社の〇〇でございます。
温かいお心遣い、誠にありがとうございます。
体調不良によりご迷惑をおかけしてしまうこと、重ねてお詫び申し上げます。
進行中の案件に関しましては、担当者に引き継ぎを完了しており、業務に支障がないことをお知らせいたします。
一日も早く復帰する所存ですので、しばらくお待ちいただければ幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
同期や後輩からのメールに返信する場合
同期や後輩から体調不良のメールを受け取った際は、温かく思いやりのある返信を心がけましょう。
文例
お疲れ様です。体調不良の連絡、しっかり受け取りました。
今は無理をせず、しっかりと休養に専念してください。
現在進行中のプロジェクトや会議については、私がフォローしますので、ご心配なく。
体調が最優先です。早く良くなることを願っています。
もし何か必要なことがあれば、いつでも連絡してください。
職場のみんなが、あなたの回復を心待ちにしています。
体調不良メールまとめ
体調不良でのメール連絡は、簡潔で丁寧な表現を心がけることが大切です。
件名は明確にし、本文では症状や休暇期間を簡潔に伝えつつ、職場への配慮や謝意を添えましょう。
体調を最優先にしつつも、誠実な対応を心がけることで、信頼関係を維持しやすくなります。
適切な連絡を心がけることは、職場との円滑なコミュニケーションにつながり、より良い信頼関係を築く一助となります。