朱書きは、正式な文書や資料において重要な意味を持っていますが、具体的な意味や正しい使い方を知らない方も多いでしょう。
本記事では、朱書きの定義から実際の使用例、さらに注意すべきポイントまで徹底解説していきます。
この記事を読んで、朱書きを正確に理解し、仕事や学業に役立ててください。
朱書きとは？
朱書きとは、文書や図面などに赤い文字で補足や修正を記すことを指します。
ここでは、その正しい読み方や意味を説明していきます。
読み方や意味
「朱書き」は「しゅがき」と読みます。「朱書」と書いて「しゅしょ」と読むこともあります。
朱書きの本質は、赤い色（朱色）で文字を書くことを意味し、主に郵便物や文書において、重要な情報や内容を目立たせるために使用されます。
具体的には、封筒に「速達」「親展」「在中」などと赤い文字で書くことや、文書の訂正時に赤い二重線を引くことなどが朱書きに該当します。
朱書きの最大の目的は、受け取る人が封を開けなくても、中身の重要性や内容をすぐに理解できるようにすることです。
ビジネスシーンでは、重要な書類であることを一目で伝えるコミュニケーション手段として広く活用されています。
朱書きの書き方
朱書きの書き方は、場面や目的に応じて適切に行うことが重要です。
ここでは、具体的な手順や注意点をわかりやすく解説します。
赤色のペン（サインペンやボールペンなど）で書く
朱書きを行う際には、赤色のペンを使用することが基本です。
特に、サインペンやボールペンがよく使われます。これらは視認性が高く、正式な文書や書類でも使用可能なため、朱書きの目的である「重要事項の明確化」に適しています。
赤色のインクを選ぶ際には、濃すぎず薄すぎないものを選ぶことがポイントです。
また、文字や線がにじみにくいペンを使用することで、書類が汚れたり、見づらくなることを防げます。
朱書きはあくまで補助的な記載方法であるため、目立ちすぎる大きな文字や過剰な装飾は避け、簡潔に記載することを心がけましょう。
書く場所
朱書きを行う際の「書く場所」は、書類や文書の性質や目的に応じて適切に選ぶことが重要です。
基本的には、重要事項を明確に伝えるために、視認性の高い場所を選びます。たとえば、契約書の場合は、修正箇所の近くや余白部分に朱書きで記載します。
また、報告書や申請書では、欄外や該当する内容の上部に赤文字で記入することが一般的です。
注意点として、朱書きが他の情報と混在しないよう、見やすいスペースを確保することが求められます。
四角い枠で囲む
朱書きでは、重要な箇所を視覚的に強調するために「四角い枠で囲む」方法がよく使われます。この手法は、特定の文言や数値を明確に目立たせたい場合に非常に有効です。
四角い枠を描く際は、赤色のペンを使用し、枠線が途切れないよう丁寧に囲むことがポイントです。
また、枠が文書全体を圧迫しないように、囲む内容に応じて枠のサイズを調整します。
この方法は、契約書や報告書の修正箇所の明示、または特定の重要事項の確認を促す際に使われます。
枠で囲むことで、読み手が一目で重要な部分を把握でき、文書の意図が確実に伝わりやすくなります。
文字の大きさに注意する
朱書きを行う際は、文字の大きさに注意することが重要です。
文字が大きすぎると、他の内容を圧迫したり、全体のバランスを崩したりする可能性があります。一方で、小さすぎる文字は視認性が低くなり、重要性が伝わりにくくなります。
適切な文字サイズは、文書全体の文字の大きさと比較して少し大きめ程度が目安です。強調しつつも、他の情報との調和を保つことを意識しましょう。
また、行間を狭くしすぎないように配慮することで、読みやすさも向上します。
スタンプを使うことも可能である
朱書きを行う際には、手書きだけでなくスタンプを使う方法もあります。特に、同じ表記を何度も記入する必要がある場合や、見栄えを重視する場合に便利です。
スタンプは、赤インクを使用しているものを選び、文字や印影が鮮明に表示されるタイプを利用しましょう。
「修正」「重要」などの定型文が印字されたスタンプは、契約書やチェックリストでの使用に適しています。
ただし、スタンプを使用する際には、押す位置や向きに注意が必要です。不適切な位置や傾いた印影は、相手に雑な印象を与えることがあります。
また、スタンプの意味が相手に明確に伝わるかを確認し、誤解を招かないように配慮しましょう。
朱書きの使用事例
朱書きは、文書や郵便物などで重要な情報を強調するために用いられます。
本項では、「在中」「親展」「文書の訂正時」における具体的な使用例を解説します。
「在中」
「在中」は、封筒や書類に内容物を明示するために朱書きされる表記です。
特に、請求書や重要書類を送付する際、受け取り手に確実に認識してもらう目的で使用されます。
以下では、「在中」がどのような場面で活用されるのか、その基本的な役割について解説します。
「在中」の役割
「在中」は、封筒の中身の重要性を明確に伝える重要な役割を持っています。
企業には日々大量の郵便物が届くため、「在中」の記載は書類の内容をすぐに識別するための手段となります。
例えば、「履歴書在中」と記載することで、担当者は封を開ける前から重要な応募書類が含まれていることを即座に理解できます。
これにより、書類が適切な部署や担当者に迅速に届けられ、見落とされるリスクを大幅に減らすことができます。
「親展」
「親展」は、特定の受取人だけに内容を開示したい場合に使用される朱書きの一例です。
主に封筒や郵便物に記載し、送付先が受取人本人であることを明確にするために用いられます。
「親展」の注意点
「親展」を朱書きで記載する際には、いくつかの注意点があります。
まず、「親展」の文字は封筒の表面に明確に目立つよう、適切な場所と大きさで記入します。一般的には、宛名の右上または左下に書くのが適切です。
文字が小さすぎると重要性が伝わりにくくなるため、赤色のペンでしっかりと太さや大きさに配慮します。
また、誤解を避けるために他の朱書き内容（例:「在中」）と併記する場合は、配置を工夫し視認性を高めましょう。
さらに、封筒が汚れていたり、文字がかすれていたりすると印象が損なわれるため、ペンやスタンプのインク状態にも気を付けてください。
「親展」は受け取り手に直接届くべき文書であるため、正確かつ丁寧な記載が求められます。
文書の訂正時
文書の訂正時には、朱書きが効果的な方法として活用されることが多いです。その用途は、文書内の修正箇所を明確にし、他の記録や指示と視覚的に区別するためです。
ここでは、文書訂正時における朱書きの具体的な使用方法について解説していきます。
文書における朱書きの注意点
文書の訂正時に朱書きを使用する際には、いくつかの注意点を押さえる必要があります。
まず、訂正箇所が読み手にとって明確であることが最優先です。朱書きの文字は、他の文書内容と混同しないよう、赤色のペンを使用してはっきりと記載します。
訂正箇所には、具体的な修正内容や「訂正」「修正済み」などの文言を添えることで、修正意図を明確に伝えます。
また、訂正箇所が多い場合は、該当箇所を囲むなどの工夫をして視認性を高めることが重要です。
さらに、公式文書や契約書の場合、朱書きだけでなく訂正印を押す必要がある場合があるため、使用する文書の形式や規則に従って対応することが求められます。
朱書きの注意点と基本マナー
朱書きを使用する際には、適切な場面で活用することが求められます。
特に、文書内の強調や訂正で用いる場合には、誤解を避けるための注意点や基本的なマナーを守ることが大切です。
人名（宛名）に朱書きは使わない
朱書きで人名や宛名を書くことは、ビジネスマナーや社会的慣習において厳しく避けるべき行為です。
その理由は、赤色が持つネガティブな歴史的イメージと深く関連しています。例えば、昔は以下のような場面で赤色が使われていました：
- 果し状や絶縁状で相手の名前を赤で書く
- 死刑執行命令に赤鉛筆を使用する
- 戦時中の招集令状が赤紙で届く
これらの歴史的背景から、赤色で人名を書くことは、相手に対して失礼であり、縁起が悪いとされています。
また、墓石に存命中の人名を赤字で記載する風習もあり、これらの文化的な要素が、人名の朱書きを忌避する理由となっています。
相手への敬意と配慮を示すためにも、人名や宛名に朱書きを使用することは絶対に避けましょう。
油性ペンを使用する
朱書きをする際は、必ず油性ペンを選びましょう。水性ペンは郵送中に雨や湿気で文字が滲んでしまう可能性があるため、避けるべきです。
油性ペンは封筒が濡れても文字が消えにくく、安定した仕上がりを保証します。赤色のボールペンやサインペンを選ぶ際は、インクの発色の良さと耐水性を確認することが大切です。
また、封筒に書く前に予備の封筒で試し書きをして、インクの乗りや文字の鮮明さを確認することをおすすめします。
封筒の紙質によってインクの発色が異なる場合があるため、事前チェックは欠かせないポイントです。
宛名を忘れずに記入する
宛名は朱書きの最も重要な基本要素の一つです。封筒に朱書きする際は、宛名をしっかりと明確に記入することが大切です。
宛名は封筒の中央に、読みやすく丁寧に書きましょう。
文字の大きさや書体は、相手に失礼にならないよう整った印象のものを選びます。宛名の文字は朱書きよりも大きく、はっきりと書くことがポイントです。
特にビジネス文書や就職活動の際の応募書類を送る場合は、正確で丁寧な宛名の記入が信頼性を高めます。
企業名や担当部署、役職名なども正確に記載することで、確実に目的の相手に届くようにしましょう。
応募書類は白い封筒を使う
応募書類を送付する際は、白い封筒を使用するのが最適です。
白封筒を選ぶ理由は、企業側の視点から2つあります。
まず、他の郵便物と区別しやすいからです。企業には日々多くの郵送物が届くため、白封筒なら目立ちやすく、すぐに目に留まります。
特に「履歴書在中」などの朱書きも、白地に赤文字で鮮明に映えるため、見落とされるリスクが低くなります。
次に、白封筒には清潔感と上品さがあるからです。シワや汚れのない真っ白な封筒は、採用担当者に好印象を与えます。
朱書きとは？まとめ
朱書きとは、文書の強調や訂正に用いる重要な手法です。正しい意味や書き方を理解し、適切に活用することで、相手に分かりやすく伝えることができます。
本記事で解説した注意点やマナーを踏まえ、実務で効果的に取り入れてみましょう。
ぜひ、この機会に朱書きの活用方法を見直し、よりスムーズなコミュニケーションに役立ててください。