ビジネスシーンでは、どうしても「できない」ことを相手に伝えなければならない場面があります。
しかし、そのままストレートに伝えると相手に不快感を与えたり、関係を損なったりする可能性があります。
そのため、「できない」を丁寧かつ配慮ある形で伝えることが大切で、適切な敬語表現や言い回しを使えば、相手に敬意を示しつつ、円滑に意思を伝えることができるでしょう。
本記事では、ビジネスシーンで使える「お断りの敬語表現」を例文と共にわかりやすくご紹介します。
「できない」の敬語表現
ビジネスシーンでは、上司や取引先に対して丁寧に断りを入れる必要があります。
相手の気持ちを傷つけず、プロフェッショナルな対応を心がけるためには、適切な敬語表現を選びましょう。
以下では、「できない」を敬語で伝える表現をご紹介します。
できません
「できません」は基本的な丁寧語表現で、直接的かつ明確な断りの意思を示します。
しかし、そのまま使うと少し冷たく感じられることがあるため、言い方や補足を工夫することで、柔らかく丁寧に伝えることができます。
例文:
「申し訳ございませんが、その日程では会議に参加できません。」
「現在のリソースでは、そのプロジェクトを引き受けることができません。」
いたしかねます
「いたしかねます」は、ビジネスシーンで最も丁寧な断り表現の一つです。
「する」の謙譲語「致す（いたす）」と、「しにくい」を意味する「しかねる」を組み合わせた言葉で、へりくだった印象を与えます。
目上の方や取引先に対して、できないことを婉曲的に伝える際に最適な表現です。
例文:
「大変恐れ入りますが、個人情報につきましてはお答えいたしかねます。」
「貴社の提案に関しては、私どもではお引き受けいたしかねます。」
「こちらの業務は対応いたしかねますので、別の部署をご案内いたします。」
できかねます
「できかねます」は、「できない」を婉曲的に伝える丁寧な表現です。
この表現は、直接的な「できません」よりもソフトな印象を与えるため、ビジネスシーンでよく使用されます。
ただし、目上の人や重要な取引先に対しては、より丁寧な「いたしかねます」を使うことが推奨されます。
例文:
「誠に恐れ入りますが、お答えできかねます。」
「そちらの商品の返品について、受付はできかねます。」
「申し訳ございませんが、その件については対応できかねます。」
○○しかねます
「○○しかねます」は、ビジネスシーンで非常に有効な丁寧な断り表現です。
例えば、「修理しかねます」「対応しかねます」のように、具体的な状況に応じて動詞を変えることができます。
この表現は、直接的な「できません」よりも婉曲的で柔らかい印象を与えます。
使用する際は、できない理由を添えたりクッション言葉を前に置くことで、さらに丁寧さを高めることができます。
例文:
「申し訳ございませんが、ご希望の日程での納品は対応しかねます」
「誠に恐れ入りますが、製造から30年以上経過しているため、修理は致しかねます」
「恐れ入りますが、既に使用された商品の返品は承りかねます」
ビジネスシーンで「できない」を伝える際の6つのポイント
ビジネスシーンでは、単に「できません」と伝えるだけでは、相手との信頼関係を損なう可能性があります。
相手の感情に配慮しながら、丁寧かつ建設的に断りを伝えるスキルは、プロフェッショナルにとって不可欠な能力です。
適切な言葉選びと伝え方で、相手の理解と共感を得られる断り方を身につけましょう。
「いたしかねます」が最適
ビジネスシーンで「できない」を伝える際、最も洗練された表現は「いたしかねます」です。
「できません」よりもずっと柔らかく、相手への敬意を示しながら、明確に断ることができます。
例えば、「申し訳ございませんが、現時点では対応いたしかねます」のように使用すると、相手に配慮しつつ、はっきりと意思を伝えることができるのです。
クッション言葉を活用する
クッション言葉は、断りの表現をより柔らかく、相手の感情に配慮した形で伝えるための重要な技術です。
例えば、「申し訳ございませんが」「せっかくのお申し出なのですが」「誠に残念ですが」などの前置きを使うことで、直接的な「できません」という表現を和らげることができます。
これらのクッション言葉を使うことで、相手に対する敬意と誠実さを示しつつ、断りのメッセージをスムーズに伝えることができます。
感謝と謝罪の気持ちを示す
依頼を断る際は、相手への感謝の気持ちと誠実な謝罪を忘れずに伝えることが重要です。
例えば、「いつもお世話になっております」や「大変申し訳ございませんが」といった前置きの言葉を使うことで、相手への敬意と誠意を示すことができます。
「できません」と伝えるのではなく、相手の依頼や提案に対して真摯に向き合っていることを言葉で表現しましょう。
曖昧な表現は避けて明確に断る意思を伝える
ビジネスにおいて、曖昧な断り方は混乱と誤解を招く最大の原因となります。
「なんとなく難しそう」「少し検討します」といった中途半端な返答は、相手に希望を持たせてしまい、結果的に信頼関係を損なう可能性があります。
明確に断る際は、簡潔かつ丁寧に自分の意思を伝えることが欠かせません。
例えば、「申し訳ございませんが、現時点では対応いたしかねます」のように、断る理由を簡潔に示しつつ、敬意を込めて伝えることが大切です。
簡潔かつ誠実に理由を説明する
「できません」を伝える際、理由の説明は非常に重要です。
曖昧な言い方や、詳細を避けるのではなく、明確かつ簡潔に状況を伝えることが信頼関係を維持するカギとなります。
例えば、「申し訳ございませんが、現在の人員体制では対応が難しい状況です」や「誠に恐縮ですが、予算の制約により今回のご依頼にお応えできかねます」といった表現がおすすめです。
このように、具体的な理由を示すことで、相手は状況を理解しやすくなります。
フォローアップと今後の関係性への配慮を示す
お断りする際は、「できません」と伝えるだけではなく、次につながる前向きな姿勢を示すことが重要です。
相手との良好な関係性を維持するためには、丁寧なフォローアップが不可欠です。
例えば、「今後、機会がございましたらぜひご相談ください」や「別の形でお力になれる可能性がございます」といった表現を用いましょう。
単なる拒否ではなく、建設的な対話への意欲を示すことができます。
「できない」の敬語表現の不適切な使用例
ビジネスシーンでは、適切な敬語表現が重要です。
「できない」を伝える際の不適切な言い方は、相手との信頼関係を損なう可能性があります。
「できません」はビジネスシーンでは不適切
「できません」は、一見丁寧に見えますが、ビジネスシーンでは実は不適切な表現とされています。
この言葉は、直接的で冷たい印象を与えやすく、相手を突き放すようなニュアンスを持っています。
特に上司や取引先、お客様に対して使用すると、無愛想で冷たい印象を与えかねないため、「致しかねます」などのより丁寧な表現が推奨されます。
「できかねません」は誤用
「できかねません」は、日本語の文法的に誤った表現です。
「できかねる」には既に否定のニュアンスが含まれているため、「できかねません」と二重に否定を重ねると、意味が曖昧になってしまいます。
この表現を使うと、相手に「結局できるの？できないの？」といった混乱を招く可能性があります。
ビジネスシーンでは、明確で丁寧な表現が求められるため、「できかねません」は避け、「いたしかねます」や「承りかねます」といった適切な敬語表現を選ぶことが重要です。
ビジネスメールでのお断り例文
以下では、ビジネスシーンでお断りを入れる際に使えるメール例文をご紹介します。
取引先への提案断りメール例
お世話になっております、株式会社〇〇の〇〇です。
このたびは貴重なご提案をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、今回は見送らせていただきます。（具体的な理由）のため、誠に残念ながらお断りさせていただきます。ご期待に沿えず申し訳ございません。
今後もまたの機会がございましたら、ぜひご連絡いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
製品購入依頼を断るメール例
お世話になっております、株式会社〇〇の〇〇です。
先日は弊社製品についてのお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、現在の予算状況により、今回は購入を見送らせていただきます。お力になれず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
今後もご検討いただける機会がございましたら、ぜひご連絡ください。
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
イベント参加を断るメール例
お世話になっております、〇〇と申します。
せっかくのお誘い、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、今回は参加を見送らせていただきます。（具体的な理由）により、出席が難しい状況です。
次回は私からお誘いさせていただく機会を設けたいと存じます。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
ビジネスシーンで使える「できない」の類語・言い換え表現
ビジネスコミュニケーションにおいて、「できない」と直接的に伝えることは避けたいものです。
適切な言い換え表現を身につけることで、人間関係を良好に保ちながら、明確に意思を伝えることができます。
「難しい」
ビジネスシーンで「できません」を伝える際、「難しい」という表現は、より柔らかく状況を説明できる効果的な言い換え方です。
これらの表現は、物理的に実行不可能な状況や制約がある場合に特に有効です。
例文:
「ご依頼の締め切りまでに完成させるのは難しいです」
「そのご予算では、希望の物件を購入するのは難しいでしょう」
「厳しい」
ビジネスシーンでは、物理的に難しい状況を伝える際に「厳しい」という表現が効果的です。
「厳しい」は、直接的な「できません」よりも柔らかく、状況の困難さを婉曲的に伝えることができます。
例文:
「年度内に企画書を作成するのは厳しい状況です」
「その予算では要望を満たすのは厳しいです」
「お受けできません」
「お受けできません」は、相手の依頼や提案を直接的かつ明確に断る際に使用する表現です。
特に、根拠のないクレームや、明らかに対応が困難な依頼に対して、はっきりと意思を伝えたい場合に適しています。
例文:
「大変残念ではございますが、今回の案件はお受けできません。」
「ご要望はありがたいのですが、やはりお受けできません。」
「お役に立てません」
「お役に立てません」は、依頼や要望に対して対応できない状況を丁寧に伝える敬語表現です。
自分のスキル不足や能力的な限界を謙虚に示すニュアンスを含む表現で、ビジネスシーンでも安心して使える言い換え方法です。
例文:
「ご依頼いただきありがとうございます。残念ですが、今月は多忙のためお役に立てません」
「プロジェクトチームへの参加の件ですが、スキル不足のため、お役に立てません」
「できない 敬語」まとめ
ビジネスシーンでは、「できません」と伝える際にも、相手への配慮や丁寧さが求められます。
直接的な表現を避け、クッション言葉や敬語を適切に使うことで、不快感を与えず、信頼関係を保ちながら断ることができます。
本記事でご紹介した表現や例文を参考にして、状況に応じて上手に使い分けてみてください。