ビジネスシーンで日程調整メールを書く際、多くの人が「相手への配慮」と「自分の希望を伝える」バランスに悩みます。
本記事では、そんな難しいコミュニケーションをスムーズに進めるための具体的な方法を解説していきます。
基本的なテンプレートからシーン別の応用例まで、実践的なノウハウを例文と共にご紹介します。
これを読めば、好感度の高いメールを作成するスキルが身につき、ビジネスの人間関係をさらに円滑に進められるようになるでしょう。
【ビジネスメール】日程調整メールの書き方
ビジネスシーンでの日程調整メールは、相手への配慮と明確な伝達が重要です。ここでは、その基本的な書き方を詳しく解説します。
日程調整メールのポイント
件名で日程調整の意向を伝える
日程調整メールの件名は、相手が一目で内容を理解できる重要な要素です。
20文字程度で具体的かつ明確な件名を心がけましょう。単に「日程調整」や「ご相談」では不十分で、相手に迷惑メールと誤解される可能性があります。
具体的には、商品名やプロジェクト名を含め、メールの目的を明確に示しましょう。
例えば、「〇〇のお打ち合わせ日程のご相談」や「新サービス『〇〇』のご提案日時のご相談」といった件名が効果的です。
相手が受信トレイで目にした際に、すぐに内容を想像できるような、わかりやすい件名を心がけることが、スムーズな日程調整の第一歩となります。
自ら面談をお願いする
日程調整メールで面談をお願いする際は、相手に明確で具体的な提案をすることが重要です。
まず、件名で打ち合わせの目的を簡潔に示し、本文では丁寧な挨拶から始めましょう。
目的や背景を簡潔に説明し、具体的な打ち合わせ内容や希望する時間、場所を明確に提案します。候補日は3つ程度挙げ、箇条書きで分かりやすく表示することがポイントです。
時間は具体的な時間帯を記載し、対面かオンラインかも明記しましょう。最後に返信期限を設けることで、相手に迅速な対応を促すことができます。
候補日をいくつか挙げる
日程調整メールで最も重要なポイントは、複数の候補日を提示することです。
候補日は3〜5つ程度が最適で、相手が選びやすくなります。候補を少なすぎると、日程が決まりづらくなり、メールのやり取りが増えてしまう可能性があります。
日程を提示する際は、具体的に月・日・曜日・時間を明確に記載しましょう。「午前」「午後」といった曖昧な表現は避け、開始時間と終了時間を明記することが大切です。
例えば、
「10月1日（火）10:00〜12:00」
「10月2日（水）14:30〜16:00」
「10月3日（木）13:00〜17:00」
のように、具体的に日程を箇条書きで示すことで、相手は返信しやすくなります。
面談の目的やメリットを示す
相手に興味を持ってもらうためには、具体的な目的と、その面談によって得られるメリットを簡潔に説明することが大切です。
例えば、「新サービスの詳細について1時間ほどお時間をいただき、御社の課題解決につながる具体的な提案をさせていただきたく存じます」といった形で、面談の価値を直接的に示すことで、相手の関心を引き出すことができます。
目的を明確にすることで、相手は面談の意義を理解し、スムーズな日程調整につながります。
日程調整メールの基本的な書き方
日程調整メールは、ビジネスコミュニケーションにおける重要な要素です。メールは6つの基本的な構成要素で作成します。
1. 件名
具体的で分かりやすい件名を20文字程度で作成。プロジェクト名や商品名を含め、メールの目的を明確にします。
2. 宛名
相手の会社名、部署名、氏名を正確に記載。敬称にも注意を払います。
3. 挨拶・名乗り
「お世話になっております」などの挨拶に続けて、自分の会社名、部署、氏名を明確に伝えます。
4. 要旨・詳細
日程調整の目的を簡潔に説明。打ち合わせの背景や意義を具体的に示し、3〜5つの候補日時を提案します。
5. 結び
候補日が合わない場合の対応方法を記載し、「よろしくお願いいたします」で締めくくります。
6. 署名
連絡先情報を含む署名を添えて、メールを完成させます。
【例文付き】シーン別の日程調整メール
日程調整メールはシーンに応じた適切な表現が求められます。ここでは、具体的な例文を挙げながら、シーン別の書き方をお伝えします。
面談の候補日を示す場合
下記の日程で面談の機会をいただけますと幸いです。
候補日程：
12月20日（木）14:00-15:00
12月24日（月）10:00-11:00
12月26日（水）15:00-16:00
本面談では、貴社の事業戦略における新たな協業可能性と、具体的な連携メリットについてご提案させていただきたく存じます。
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
相手の候補日を聞き出す場合
現在、貴社の新規市場開拓戦略に大変興味を持っており、具体的な協業の可能性について30分程度の面談をお願いしたく存じます。
つきましては、下記の日程でお時間をいただけますでしょうか。
• 12月20日（木）14:00〜16:00
• 12月23日（日）10:00〜12:00
• 12月25日（火）15:00〜17:00
ご都合の良い日時がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。
日程を再調整する場合
先日ご提案させていただいた面談について、改めて日程調整をさせていただきたく存じます。
本面談では、貴社の事業戦略における新たな協業可能性と、具体的な連携プランについてご相談させていただきたいと考えております。
つきましては、下記の候補日程からご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです：
12月20日（木）14:00-15:30
12月25日（火）10:00-11:30
12月27日（木）15:00-16:30
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
日程調整メールに返信する場合
先日のご連絡を踏まえ、弊社との事業連携についての具体的な可能性を探るため、面談の日程調整をさせていただきたく存じます。
本面談では、以下の点について詳細に議論したいと考えております：
- 相互のビジネスシナジー
- 具体的な協業プラン
- 想定される経済的メリット
つきましては、12月下旬から1月中旬の間で、貴社のご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
ご多忙とは存じますが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
面談の候補日が1日しかない場合
貴社の事業展開に関して、重要な協業提案がございます。つきましては、○月○日（○曜日）の午前/午後○時より面談の機会をいただけますでしょうか。
本面談では、以下の内容についてご相談させていただきたく存じます：
- 貴社の新規市場開拓戦略
- 当社のソリューションによる事業効率化の可能性
- 具体的な協業モデルの提案
お時間の調整が難しい場合は、ご連絡いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
OB・OG訪問の日程調整する場合
貴社の事業展開と企業文化について深く学びたく、OB・OG訪問のお時間をいただけますと幸いです。つきましては、以下の日程で30分程度のオンライン面談を希望しております：
- 12月25日（火）15:00-16:00
- 12月26日（水）10:00-11:00
- 12月27日（木）14:00-15:00
ご都合の良い日時がございましたら、ご返信いただけますと大変嬉しく存じます。
お忙しい中、誠にありがとうございます。
日程調整メールの注意点
日程調整メールでは、相手に配慮しつつ、スムーズな調整ができる工夫が求められます。ここでは、その際の注意点について詳しく説明します。
件名と内容に違いがないか確認
日程調整メールの件名は、メールの本質的な目的を明確に反映する必要があります。
件名と本文の内容に齟齬があると、相手に混乱や不信感を与えかねません。
例えば、「打ち合わせ日程調整のお願い」と件名に書いておきながら、本文で全く異なる内容や曖昧な目的を記載するのは避けるべきです。
件名は簡潔かつ具体的にメールの本質的な目的を端的に表現し、相手が一目で内容を理解でき、開封意欲を高めるような件名づくりを心がけましょう。
返信期限をあらかじめ設けておく
日程調整メールにおいて、返信期限を明確に設定することは非常に重要です。
返信期限を提示することで、スケジュール調整の遅れを防ぎ、関係者全員の予定を円滑に進めることができます。
特に複数の関係者が関わるプロジェクトでは、一人の遅れが全体のスケジュールに大きな影響を与える可能性があります。
期限を伝える際は、柔らかな言葉遣いで相手への配慮を示すことが大切です。
例えば、「お手数をおかけして恐縮ですが、スケジュール調整のため、〇月〇日（金）までにご返信いただけますと幸いです」といった表現が効果的です。
返信が来なければ電話で確認
日程調整メールを送信後、一定期間返信がない場合は、電話でのフォローアップが効果的です。
メールだけでは伝わりにくい緊急性や重要性を直接伝えることができます。電話をする際は、相手の都合を最大限に尊重し、丁寧かつ簡潔に状況を確認しましょう。
具体的には、「先日メールを送付した件について、ご確認いただけましたでしょうか」と切り出し、日程調整の必要性を穏やかに伝えます。
電話での確認は、メールでは伝わりにくいニュアンスや緊急性を直接コミュニケーションできる貴重な機会となります。
返信は迅速に
日程調整メールに対する返信は、できるだけ早く行うことが重要です。
迅速な対応は、ビジネスマナーの基本であり、相手への信頼と誠意を示す重要な要素となります。
特に、複数の関係者が関わるプロジェクトでは、一人の遅れが全体のスケジュールに大きな影響を与えかねません。
24時間以内に返信するよう心がけ、どうしても時間がかかる場合は、その旨を簡潔に伝えることをおすすめします。
明確にメールを書く
日程調整メールは、曖昧な表現を避け、具体的かつ明確に作成することが重要です。
候補日は、月・日・曜日を省略せず、具体的な時間帯を明記しましょう。「午前」「午後」といった曖昧な表現は避け、開始時間と終了時間を正確に記載します。
また、打ち合わせの目的や場所（対面/オンライン）も明確に伝えることで、相手が返信しやすくなります。
複数の候補日を提示する際は、箇条書きを活用し、相手が選びやすいように工夫しましょう。
日程調整メールまとめ
日程調整メールは、ビジネスシーンにおいて欠かせないコミュニケーションスキルです。
相手への配慮や意図を明確に伝えることで、調整がよりスムーズに進むでしょう。
ぜひ今回ご紹介した例文やポイントを活用して、自信を持ってメールを作成し、スムーズな業務連絡を実現してください。