ビジネスメールの返信に悩む人は多く、適切な対応や文章作成に不安を感じることもあるのではないでしょうか。
特に取引先や上司からのメールには迅速かつ的確に対応することが求められるため、どう書くべきか迷うことも少なくありません。
本記事では、メール返信の基本的なマナーから、具体的な例文を交えた実践的なノウハウまでを詳しく解説します。
正しいスキルを身につけて、コミュニケーションの質を高め、ビジネスシーンで一歩先を行く存在を目指しましょう。
メールの返信の仕方
メールの返信は、適切なタイミングと内容で相手に誠実さを伝える重要なコミュニケーションです。ここでは、その基本的な方法について解説します。
メールの返信の仕方で抑えておくべきポイント
メールに気付いたら即返信
ビジネスメールにおいて、迅速な返信は最も重要なマナーの一つです。
できる限り当日中、遅くとも24時間以内に返信することが基本です。すぐに詳細な返信が難しい場合は、まず受信した旨を伝え、具体的な回答の期日を明記しましょう。
営業時間外や休日に受信した場合は、「お休みのところ失礼します」などの一言を添えると、相手への配慮が感じられます。
業務時間外に返信をしない
深夜や早朝のメール返信は、相手に不要な緊急性を感じさせたり、仕事とプライベートの境界を曖昧にしたりする可能性があります。
基本的には企業の営業時間内に返信することを心がけましょう。
どうしても返信が遅れる場合は、「〇日までに返信します」と期限を明確に伝え、相手の期待値を適切にコントロールすることが重要です。
夜間や早朝のメール送信は、相手に心理的な負担をかけるだけでなく、仕事の質にも影響を与える可能性があるため、避けるべきです。
「Re:」は消さない
「Re:」を残すことで、相手は一目で自分のメールに対する返信だと認識できます。
特にビジネスシーンでは、複数のメールをやり取りする中で、どのメールへの返信かを瞬時に理解するために非常に重要な要素となります。
ただし、メールのやり取りが長くなり「Re:」が何重にも重なってしまう場合は、1つだけ残して他は削除しても構いません。
話題が大きく変わる際は、件名自体を変更することも検討しましょう。
「Cc」のメールに返信はしない
Ccメールは基本的に返信不要です。Ccは「情報共有」が目的であり、主な受信者はTo（宛先）に指定された人だからです。
むやみに返信すると、 不要な返信メールが大量に生まれたり、 本来の担当者の仕事を妨げる可能性があります。
例外的に返信が必要な場合は、「TO」の受信者が不在の際に代理で対応する場合のみです。その際も、「○○が不在のため、代わりに私が対応します」と理由を明確にしましょう。
返信メールの書き方
宛名
返信メールの宛名は、元のメールと同様に丁寧に記載し、会社名や部署名、役職、氏名をフルネームで書き、敬称は必ず「様」をつけましょう。
返信メールだからといって省略は避け、相手への敬意を忘れずに、読みやすく整った宛名を心がけてください。
例えば、「株式会社〇〇 営業部 山田太郎様」のように、具体的かつ正確に記載するのがビジネスメールのマナーです。
初めの挨拶
初めの挨拶は、相手との関係性によって適切な表現を選びましょう。
面識のある相手には「お世話になっております」が定番です。久しぶりの相手には「大変ご無沙汰しております」がおすすめです。
初めての相手には、「初めてご連絡いたします」や「突然のメールでのご連絡失礼いたします」など、丁寧な言葉遣いで相手への配慮を示すことが大切です。
本題
返信メールの本文では、相手のメール内容を的確に理解し、簡潔かつ明確に回答することが重要です。
まず、相手の質問や依頼に対して、具体的かつ過不足なく応答し、必要に応じて追加の情報や補足説明を加えましょう。
文章は読みやすく、専門用語を避け、誤解を招かない表現を心がけることが大切です。
結び
メールの最後には、相手への感謝と今後の関係性を大切にする言葉を添えましょう。
「ご多用の折、恐れ入りますが」や「お世話になっております」といった謙虚な表現を用いることをおすすめします。
そして、「何卒よろしくお願い申し上げます」や「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします」と締めくくると、相手への敬意と誠意が伝わるはずです。
署名
署名は返信メールでも重要です。基本的に毎回入れることが推奨されます。署名には、氏名、所属、連絡先を簡潔に記載しましょう。
返信メールの署名は、新規メール用よりもコンパクトにするのがポイントです。長すぎず、必要最小限の情報を罫線で囲むと、読みやすくなります。
返信メールでの注意点
「Re:」の重複分は一つだけ残して消す
メールのやり取りが長くなると、件名に「Re:」が重複して表示されることがよくあります。
例えば、「Re:Re:Re:Re：プロジェクト進捗報告」のように、「Re:」が何度も繰り返されてしまうケースです。
このような場合、ビジネスマナーとしては、「Re:」は一つだけ残し、残りは削除するか、「Re（4）：」のように回数表記に変更するのがスマートです。
重複した「Re:」をそのまま残すと、本来の件名が見えにくくなり、相手が内容を把握しづらくなってしまいます。
相手からの返信は2日ほど待つ
メールのやり取りにおいて、相手の返信を待つタイミングは非常に重要です。
基本的には、自分からメールを送信した後、2日以内には相手からの返信を待つことが推奨されます。
ただし、緊急性や業務の性質によって、この待ち時間は柔軟に調整する必要があります。
相手が多忙である可能性や、メールが届いていない可能性も考慮し、焦らずに対応することが大切です。
もし2日経過しても返信がない場合は、丁寧にリマインドメールを送信するか、別の連絡手段を検討するとよいでしょう。
断るときはクッション言葉を使う
相手の依頼や要望を断る際は、クッション言葉を活用することが大切です。
クッション言葉を使うことで、相手の感情に配慮しながら丁寧に断ることができます。
例えば、「ご期待に添えず申し訳ありませんが」「あいにくですが」「残念ながら」といった表現を文頭に入れることで、断りの言葉をやわらかく伝えられます。
このようなクッション言葉は、相手との良好な関係を維持しながら、誠実に意思を伝えることができる重要なコミュニケーション技術なのです。
お礼メールにも返信しよう
お礼メールが届いたら、必ず返信することがビジネスマナーの基本です。返信する際は、できるだけ早く、当日中か翌日までに対応しましょう。
返信内容は、相手の気持ちに寄り添い、誠実で丁寧な文面を心がけます。定型文ではなく、具体的で心のこもった言葉を選びましょう。
例えば、「ご丁寧にご連絡いただき、誠にありがとうございます」や「お心遣いに感謝いたします」といったフレーズで、感謝の気持ちを伝えることができます。
ただし、お礼メールへの返信は基本的に1往復で終わらせることがポイントです。
「返信は不要です」は相手次第
「返信不要」と書かれているメールへの対応は、状況によって判断が分かれます。基本的には、相手の意図を尊重し、返信を控えるのがベストです。
しかし、送信元が取引先や上司の場合は、短い返信でも礼儀として対応することをおすすめします。
例えば、「返信不要」と明記されていても、「ご連絡ありがとうございます。確かに拝見いたしました。」とシンプルな対応も適切です。
このような一言添えることで、メールを受け取ったことを相手に伝え、誠意を示すことができます。
ただし、「ご返信は不要です」「返信の必要はございません」といった明確な文言がある場合は、基本的に返信を控えるべきでしょう。
【例文】シーン別メールの返信の仕方
メールの返信は、シーンに応じた適切な表現を使うことが重要です。ここでは、シーンごとに具体的な例文を交えて解説します。
上司へのお礼をする際の返信
先日は貴重なアドバイスをいただき、心より感謝申し上げます。
プロジェクトの進め方について、具体的な方向性をご教示いただいたおかげで、課題の解決の糸口が見えてまいりました。おかげさまで、チームの取り組みに大きな前進がありました。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
取引先へのお詫びする際の返信
この度は、納期遅延により多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
弊社の不手際により、納品が予定より2週間遅れることが判明いたしました。具体的な原因は、サプライチェーンの混乱と在庫管理の不備によるものです。誠に申し訳ございません。
つきましては、遅延による損害を補償するため、今回の発注分について10%の値引きを用意しております。
また、今後このような事態を二度と引き起こさないよう、社内体制を緊急に見直してまいります。
何卒ご理解とご寛容を賜りますようお願い申し上げます。
日程調節メールへの返信
相手の候補日に回答する場合
先日のメールにご提案いただいた日程について、拝見いたしました。
日程調整の結果
○月○日（○曜日）の午後であれば、参加が可能です。具体的な時間は14時から16時の間でご都合いかがでしょうか。
ご検討いただけますと幸いです。ご都合が合わない場合は、改めて調整させていただきます。よろしくお願いいたします。
相手へ候補日を提示する場合
先日ご提案いただいた候補日について、検討いたしました。
日程の詳細は以下の通りです：
12月25日（水）14:00〜16:00で出席可能で、会議室の確保も可能です。
資料は事前に準備いたします。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
日時変更を願い出る場合
ご提案いただいた日程変更について、承知いたしました。
お申し出の【変更後の日時】で調整が可能です。お手数をおかけしますが、改めて会議の詳細について確認させていただきたく存じます。
お忙しい中、調整いただき誠にありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
部下へ引き継ぎ連絡メールに返信
引き継ぎ内容について確認いたしました。ご丁寧な説明に感謝いたします。
詳細については、以下の点を補足させていただきます：
現在の進捗状況を確認しました
引き継ぎ事項に関して異存はありません
追加で確認が必要な点については、来週までにご連絡いたします
引き続きご協力のほど、よろしくお願いいたします。
返信のスピードを速めるための方法
メール返信のスピードを上げるためには、効率的な方法や習慣を取り入れることが重要です。ここでは、その具体的な方法についてご紹介します。
テンプレートを階層化させる
メールテンプレートを効率的に活用するには、状況に応じた階層的なアプローチが重要です。
まず、基本的な7つの要素（宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結び、署名）をベースに、業務カテゴリーごとにテンプレートを分類しましょう。
例えば、「日程調整」「問い合わせ対応」「報告」「お詫び」などの大分類を作成し、さらにその中で細分化したテンプレートを用意します。
テンプレートは定期的に更新し、常に最新の表現や状況に対応できるようにすることが重要です。
自動返信機能を活用する
メールの返信スピードを向上させる効果的な方法として、自動返信機能の活用があります。
Gmail や Outlook などのメールサービスでは、簡単に自動返信を設定できます。長期休暇中や業務時間外でも、すぐに相手に対応中であることを伝えられます。
自動返信メールのポイントは、簡潔で丁寧な文面を作成することです。「このメールは自動送信されています」と明記し、不在期間や対応可能な連絡方法を簡潔に記載しましょう。
例えば、「現在休暇中のため、詳細な返信は○日以降となります。緊急の場合は△△までご連絡ください」といった文面が効果的です。
自動返信機能を適切に設定することで、メール対応の効率化と顧客とのコミュニケーション維持を同時に実現できます。
メール返信まとめ
メールの返信は、ビジネスにおいて基本的なコミュニケーションの一つです。
丁寧なマナーを心がけることで相手との信頼関係を深めることができ、相手を思いやる姿勢を忘れず、心のこもった返信を意識することが大切です。
今回のポイントを活かして、自分らしい丁寧で効果的な返信スタイルを身につけていきましょう。