【例文付き】失礼のない催促メールの書き方は？注意点やポイントを解説！

催促メールの基本

催促メールは、相手にプレッシャーを与えすぎずに必要な対応を促すことがポイントです。ここでは、基本的な考え方をご説明します。

催促メールを送る前に確認するべきポイント

返信が来ているのに見落としていないか

メールの見落としは思いのほか頻繁に起こります。受信トレイを丁寧に確認し、迷惑メールフォルダや他のフォルダに埋もれていないかチェックしましょう。

大量のメールに紛れて、相手からの返信を見逃している可能性があります。

特に、複数のメールアカウントや受信箱を使用している場合は、それぞれのフォルダを慎重に確認することが重要です。

また、メールクライアントの設定や検索機能を活用し、見落としがないか徹底的に確認することをおすすめします。

そもそもメールを送れているか

メールが正常に送信されているかを事前に確認することも重要です。

メールアドレスに誤りがないか、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか、通信環境に問題がないかを必ず確認しましょう。

特に、長文や添付ファイルがある場合は、メールサイズやファイル形式によって送信エラーが発生する可能性があるため、事前に送信テストを行うことをおすすめします。

相手の受信環境や迷惑メール設定によっては、こちらからのメールが届いていない可能性もあるため、電話やSNSなど、別の連絡手段も併せて検討することが賢明です。

期限が過ぎているのか

加えて、依頼した日付と本来の期限を再確認し、実際に遅延しているかどうかを慎重に判断しましょう。

行き違いや相手側の事情による遅延の可能性もあるため、焦らずに状況を冷静に評価することが大切です。

期限を過ぎている場合でも、すぐに強い口調で催促するのではなく、まずは相手の状況を丁寧に確認する姿勢が重要です。

メールの冒頭で行き違いの可能性に言及し、柔らかな表現で状況を伺うことで、相手との良好な関係を維持できます。

失礼のない催促メールの書き方のコツ

件名は簡潔に書く

メールの件名は、簡潔さと明確さが鍵となります。

具体的には、「○○のご確認」「△△のお願い」など、一目で用件が分かる短い表現を心がけましょう。長すぎる件名は読みづらく、相手の興味を引きません。

特に注意すべきは、「督促の件」のような曖昧な表現は避けることです。相手に不必要なプレッシャーを与え、メールの開封を躊躇させてしまう可能性があります。

返信がない場合は、「【再送】○○について」と記載するのも効果的。具体的で明確な件名は、相手の注目を集め、迅速な対応を促します。

前回のメール内容をもう一度記載

催促メールを送る際は、前回のメール内容を具体的に引用することが重要です。

前回メールを送信した日付、依頼した内容、期日などを明確に記載することで、相手に状況を即座に思い出してもらえます。

これにより、相手は自分のメールを探す手間が省け、スムーズな対応が可能になります。

また、前回のメール内容を再掲載することで、行き違いや見落としの可能性を考慮していることを示せます。

返信期日を明確に伝える

具体的な返信期日を明確に設定することもポイントで、「今月中」や「明日の朝」といった曖昧な表現は避け、具体的な日時を記載しましょう。

期日を明確にすることで、相手に優先順位と緊急度を正確に伝えられます。

例えば、「○月○日の○時までに」というように、曖昧さのない具体的な日時を提示することが大切です。

相手は自分に求められているアクションと期限を正確に理解でき、スムーズな対応が可能になります。

クッション言葉を活用する

また、「お忙しいところ恐縮ですが」「大変お手数をおかけして申し訳ございません」といったクッション言葉を活用することで、メールの印象を柔らかくできます。

これらの言葉は、こちらの要求を和らげ、相手の立場を理解していることを示します。

単に事実を伝えるだけでなく、相手への敬意と理解を表現することで、より協力的な対応を引き出すことができるのです。

クッション言葉を巧みに使うことで、冷たく感じられがちな催促メールを、温かみのあるコミュニケーションに変えることができます。

何をしてほしいのかを明記する

加えて、相手に具体的に求めるアクションを明確に伝えましょう。

曖昧な表現を避け、「いつまでに」「何を」「どのように」してほしいのかを具体的に記載しましょう。

例えば、「2月5日までに見積書をメールでお送りください」や「本日中に入金手続きを完了してください」といった具合に、相手が迷わず理解できる内容にすることが大切です。

期限は日付だけでなく、可能であれば時間まで明記することで、より明確な指示となります。

催促メールを送る際に気を付けること

午前中に催促メールを送る

催促メールは午前中に送信するのが最も効果的です。午前中は相手に余裕がある時間帯であり、メールを確認して迅速に対応できる可能性が高くなります。

午後に送信すると、メールが翌日まで開封されない、または後回しにされるリスクがあります。

特に終業時間間際に送ると、相手が十分に内容を確認できず、返信が遅れる可能性が高まります。

できれば始業前や午前中の早い時間に送ることで、相手が最初に目を通すメールになりやすく、スピーディーな対応を促すことができます。

クライアントをフォローする文を入れる

催促メールでは、相手の立場に配慮する「クッション言葉」を活用することが重要です。

例えば、「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多忙とは存じますが」といった表現を用いることで、相手の状況を理解していることを示せます。

これらの言葉は、単なる形式的な丁寧さではなく、相手への敬意と理解を表現する役割があります。

相手の業務の多忙さや困難を認識していることを伝えることで、クライアントの心理的な抵抗を和らげ、スムーズなコミュニケーションを促進できるのです。

強いプレッシャーを与えすぎない

催促メールで最も重要なのは、相手を追い詰めすぎないことです。

メールの文面は、相手の立場や状況を想像しながら作成しましょう。上から目線や攻撃的な言葉遣いは避け、相手の事情に配慮した柔らかな表現を心がけます。

「お忙しいところ恐れ入ります」「ご多忙のところ申し訳ございません」といったクッション言葉を適切に使うことで、相手に心理的な余裕を与えることができます。

また、行き違いの可能性も考慮し、「既にご対応いただいていた場合はご容赦ください」といった一文を添えることで、相手の心証を良好に保つことができるのです。

催促メールの書き方

催促メールを書く際は、相手に敬意を払いながら、明確に依頼内容を伝えることが重要です。ここでは、その具体的な手順をわかりやすく解説します。

件名

件名は、簡潔かつ具体的に、相手が即座に理解できる表現を選びましょう。

「【再送】○○の確認依頼」や「○○についてのご確認」のように、直接的な表現を避け、やんわりとした言葉遣いを心がけます。

緊急性がある場合は、件名の先頭に「【至急】」や「【リマインド】」などを入れると効果的です。相手の目を引き、すぐに内容を把握できる件名が、返信率を高める鍵となります。

宛名

宛名は、送り先の相手が社内か社外かによって異なります。

社内の場合は、「名字＋役職」「名字＋さん」「名字＋様」のいずれかを使用します。

社外の場合は、「会社名＋部署名（課名）＋名字」を基本とします。相手の名前が分からない場合は、「ご担当様」や「○○部 御中」と記載することで、適切に対応できます。

挨拶・名乗り

催促メールの冒頭は、相手との関係性や状況に応じて適切な挨拶を心がけることが大切です。

まずは、丁寧な言葉遣いで「お世話になっております」や「いつもお世話になっております」といった基本的な挨拶から始めましょう。

その後、自分の所属や名前を明確に伝えることで、信頼感と誠実さを示すことができます。相手との関係性に応じて、役職や部署名も添えると、より丁寧な印象を与えられます。

要旨

催促メールは、相手の立場に立って丁寧に作成することが最も重要です。

ビジネスにおける人間関係を壊さないよう、感情的にならず、相手を尊重する姿勢で文面を作成することが求められます。

クッション言葉を活用し、具体的な依頼内容と期限を明確に示すことで、スムーズな対応を促すことができます。

詳細

催促メールは、相手の立場に立って丁寧に作成することが重要です。

具体的には、クッション言葉を活用し、上から目線にならないよう注意しましょう。

依頼内容を明確にし、求めるアクションと具体的な期日を示すことで、相手に分かりやすく、スムーズな対応を促すことができます。

結び

結びの文章は、丁寧かつ前向きな印象を与えつつ、具体的な行動を促す内容が重要です。以下のような文章がおすすめです。

• お手数をおかけして申し訳ございませんが、
• ご確認とご対応をよろしくお願いいたします。
• ご返信をお待ちしております。

このような結びは、相手への敬意を示しながら、明確に対応を求める意図を伝えることができます。丁寧な言葉遣いと、具体的な行動を促す表現がポイントとなります。

署名

署名は、あなたの連絡先情報を明確に示す重要な要素です。

会社名、部署、氏名、連絡先電話番号を整然と記載し、メールの専門性と信頼性を高めましょう。テンプレート化しておくと、毎回手間なく正確な署名を入れられるため、効率的です。

署名には、必要に応じて会社のロゴやウェブサイトのリンクを含めると、さらに洗練された印象を与えることができます。

【例文】シーン別催促メールの書き方

催促メールは、状況に応じてトーンや内容を調整することが大切です。ここでは、シーン別に適した催促メールの例文をご紹介します。

期日を過ぎた場合の催促メール

メールの返信がない場合

先日お送りいたしましたメールについて、いまだご返信をいただいておりませんので、改めてご確認をお願いいたします。

【前回メール送信日】○月○日

【件名】（前回メールの件名）

お送りいたしましたメールの内容につきまして、ご検討いただけますでしょうか。つきましては、ご都合の良いタイミングで、ご返信いただけますと幸いです。

お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

未納品がある場合

標記の件につきまして、納品期日を経過しているにもかかわらず、未だ納品いただいていない状況について、改めてご連絡させていただきます。

• 契約件名：【具体的な契約/発注名】
• 発注日：○年○月○日
• 当初納品予定日：○年○月○日
• 現在の状況：納品未了

納品の遅延により、弊社の業務に多大な支障をきたしております。何卒、速やかなるご対応をお願い申し上げます。

つきましては、以下の点について至急ご回答いただけますでしょうか。

• 具体的な納品予定日
• 遅延理由
• 代替案（もしあれば）

ご多用中誠に恐縮ではございますが、早急なるご対応とご連絡をお待ちしております。

入金がされていない場合

標記の件につきまして、既に期日を経過しているにもかかわらず、入金が確認できておりません。つきましては、下記の未払い請求書について、至急のご対応をお願いいたします。

• 請求書番号：20241220-001
• 請求金額：¥150,000
• 当初支払期日：2024年12月15日

お支払いが滞っている理由や、入金予定日についてご連絡いただけますと幸いです。何卒、迅速なるご対応をお願い申し上げます。

上司に依頼した仕事が未完了の場合

先日ご依頼いたしましたプロジェクト資料作成について、期日を過ぎても完了していない状況を確認しましたので、進捗状況をお伺いいたします。

• 依頼案件：△△プロジェクトの中間報告資料
• 当初の期限：12月15日
• 現在の状況：未完了

つきましては、以下の点について至急ご連絡いただけますと幸いです。

• 現在の作業進捗状況
• 完了予定日
• 遅延が発生している具体的な理由

ご多忙とは存じますが、プロジェクトの円滑な推進のため、早急なるご対応をお願いいたします。

同僚や部下が担当している仕事が未完了の場合

先日期限を迎えたプロジェクト案件について、現在の進捗状況を確認させていただきたく連絡いたします。

先週末までに完了予定だった営業資料作成およびデータ分析レポートが、まだ提出されていないことを懸念しております。期限超過の理由と、具体的な完了見込み日について、至急ご報告ください。

現状のスケジュールに大きな影響が出ているため、遅延の詳細な説明と今後の対応策をお聞かせください。何か課題や障壁があれば、一緒に解決策を検討したいと思います。

迅速なご対応をお願いいたします。ご不明な点がございましたら、いつでも連絡ください。

期日前に送るリマインドメール

日程調整を依頼している場合

先日ご相談させていただいた[目的/プロジェクト名]について、日程調整のリマインドをさせていただきます。つきましては、以下の点についてご検討いただけますと幸いです：

• 希望日程：[具体的な日程案]
• 想定所要時間：[時間]
• 会議形式：[対面/オンライン]

ご都合が合わない場合は、代替案をご提案いただけますと幸いです。ご返信を心よりお待ちしております。何卒よろしくお願いいたします。

入金を依頼している場合

先日ご送付いたしました請求書について、入金期日が近づいておりますので、お振込みのご確認をお願いいたします。

• 請求書番号：20241220-001
• 請求金額：￥150,000-
• 入金期日：2024年12月25日
• お振込先：○○銀行 △△支店 普通口座 1234567

お振込みがまだお済みでない場合は、お早めにご対応いただけますと幸いです。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

打ち合わせを予定している場合

【日付】に予定しております打ち合わせについて、改めてご連絡させていただきます。

• 日時：【年月日】【時間】
• 場所：【会議室/オンライン会議URL】
• 議題：

つきましては、ご準備いただける資料がございましたら、事前にお送りいただけますと幸いです。ご多用のところ恐縮ですが、ご出席のほど、よろしくお願いいたします。

2回目の催促メールを送る場合

先日、ご依頼申し上げました提出書類につきまして、改めてご連絡をさせていただきます。前回のメール送付後もご対応いただいていない状況のため、再度ご確認をお願い申し上げます。

• 提出期限：〇月〇日 15:00まで
• 提出方法：メールにて添付書類をお送りください
• 対象書類：〇〇会議用集計表

お手元に届いていない可能性や、何らかの事情でご対応いただけていない可能性もございます。

お忙しい中大変恐縮ではございますが、期日までのご対応を何卒よろしくお願い申し上げます。

催促メールのまとめ

催促メールは、相手の立場に立ち、丁寧な言葉遣いと配慮が鍵です。

クッション言葉や具体的な期日、状況説明を心がけることで、ビジネスコミュニケーションを円滑に進められます。

今すぐ実践できる例文と書き方のポイントを参考に、あなたの催促メールをより効果的で洗練されたものにしましょう。