【例文つき】ビジネスメールの書き出しってどう書くの？ポイントを解説

ビジネスメール書き出しの基本

まず初めに、ビジネスメール書き出しの基本を見ていきます。

宛名は必ず忘れない

ビジネスメールで宛名を書くことは、基本的なマナーです。

「会社名＋部署名＋役職＋氏名＋様」の順で記載し、正確に相手の名前を書くことが重要で、相手への敬意と誠意を示す第一歩となります。

社外向けの名乗りは会社名＋名字

社外の相手に初めて連絡する際や改まったシーンでの名乗りは、正式な会社名と名字（もしくは姓名）を記載することが重要です。

送信者名を設定していても省略せず、宛名と同じように丁寧に書きましょう。

例えば、「株式会社○○ 営業部山田」や「株式会社○○ 山田太郎」のように、自分の所属と名前を明確に示すことで、相手に信頼感と誠実さを伝えることができます。

初めての相手には、より詳細な情報を提供することで、スムーズなコミュニケーションの第一歩を築くことができるのです。

社内向けの名乗りは部署名＋名字

社内メールでは、基本的に部署名と名字で名乗るのがスタンダードです。

同じ部署の同僚に送る場合は部署名を省略することも可能で、「お疲れ様です。山田です」といった書き出しでも問題ありません。

ただし、社員数が多い企業や同姓同名の社員がいる場合は、「営業部の山田」や名前はフルネームで具体的に名乗ると、より分かりやすくなります。

相手との関係性や会社の規模に応じて、柔軟に対応することが大切です。

書き出しでは「拝啓」を入れなくても大丈夫

ビジネスメールの書き出しでは、従来の書面文書で使われていた「拝啓」は省略して構いません。

メールは、より簡潔でダイレクトなコミュニケーション手段であるため、堅苦しい形式にこだわる必要はありません。

代わりに、「お世話になっております」や「いつもお世話になっています」といった、よりカジュアルで親しみやすい挨拶文を使用するのがトレンドです。

初めての相手には「初めてメールを差し上げます」、取引先には「いつもお世話になっております」としましょう。

挨拶の「お世話になっております」は必須

「お世話になっております」は、ビジネスメールにおける最も一般的な定型文の一つです。

この挨拶は、実際に相手に具体的な「お世話」をしてもらっているかどうかに関わらず、ビジネスコミュニケーションでは広く使われています。

特に、日頃から連絡を取り合っている取引先や、継続的な関係がある相手へのメールでは、この挨拶が最適です。

より丁寧さを強調したい場合は、「いつもお世話になっております」や「平素より大変お世話になっております」といった表現を使うこともできます。

ただし、初めて連絡する相手や久しぶりの連絡の際は、状況に応じて異なる書き出しを選ぶことが重要です。

締めでは「敬具」を入れなくても大丈夫

現代のビジネスメールでは、「敬具」を入れる必要はありません。メールは手紙と異なり、より簡潔さと効率性が求められます。

代わりに、「何卒よろしくお願いいたします」や「よろしくお願い申し上げます」といった定型文を使用するのが一般的です。

これらの文言は、メールの最後に添えることで、適度な敬意と丁寧さを保ちながら読み手に好印象を与えることができます。

【例文】シーン別ビジネスメールの書き出し

次に、例文付きでシーン別ビジネスメールの書き出しについて解説していきいます。

取引先に送るビジネスメール

長年のお付き合いや現在の関係性によって、適切な表現を選ぶことが大切です。以下は、取引先に送るビジネスメールの書き出し例文です。

• いつもお世話になっております。
• 平素より大変お世話になっております。
• いつもご配慮いただき、誠にありがとうございます。
• このたびは貴重なお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。
• 平素は格別のご高配を賜り、心よりお礼申し上げます。

これらの例文は、取引先との良好な関係性を維持しながら、礼儀正しく丁寧な印象を与えることができます。

上司に送るビジネスメール

上司へのメールは、最も慎重に書き出しを選ぶ必要があります。基本的には「お疲れ様です」から始めることが多いですが、状況によって適切な書き出しを選びましょう。

上司への書き出しのポイントは、敬意を忘れずにすることや簡潔かつ明確に書くこと、そして状況に応じた適切な表現を選ぶことです。

具体的な書き出しの例文は以下の通りです。

• 「〇〇部長 お疲れ様です。」
• 「〇〇様 いつも大変お世話になっております。」
• 「〇〇様 先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
• 「〇〇様 ご多忙の中、恐縮ですがお願いがございます。」

これらの例文は、上司への敬意を表しながら自然に本文へ移行できる書き出しとなります。

久しぶりに送るビジネスメール

久しぶりのメールは、相手との関係性や連絡が途絶えていた期間によって、書き出しの印象が大きく変わります。

3か月以上連絡を取っていない場合は、丁寧に近況や理由を添えることが重要です。書き出しの例文は以下の通りです。

• ご無沙汰しております。
• 大変ご無沙汰しております。
• 久しくご無沙汰しております。
• 長らくご無沙汰しております。
• ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

続けて送るビジネスメール

続けて送るビジネスメールの書き出しは、前のメールとの連続性を意識することが重要です。

相手に状況を即座に理解してもらうため、前回のメールや会話に言及する書き出しが効果的です。以下は、続けて送るビジネスメールの書き出し例です：

• 先ほどのメールに追加で、ご連絡いたします。
• 先程お話しした件について、詳細をお送りいたします。
• 先ほどのご相談に関して、補足事項がございます。
• 先程のメールの続きとなりますが、ご確認ください。

これらの例文を使うことで、前回のコミュニケーションとの関連性を明確にし、スムーズな情報伝達が可能となります。

謝罪をするビジネスメール

謝罪メールは、誠意と反省の気持ちを適切に伝えることが最も重要です。書き出しでは、問題を明確に認識し、深くお詫びする姿勢を示すことが大切です。

具体的な謝罪の書き出し例は以下の通りです。

• 先日は、大変申し訳ございませんでした。
• この度は、弊社の不手際により多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
• 誠に申し訳ございません。私どもの対応により、不快な思いをさせてしまいました。
• 突発的な事態により、ご期待に添えず申し訳ございませんでした。

具体的な謝罪の理由や今後の対応策を続けて記載することで、より誠実な印象を与えることができます。

初めての相手に送るビジネスメール

初めての相手にメールを送る際は、相手に不信感を与えないよう、丁寧かつ明確な書き出しが重要です。

メールを送る経緯や理由を簡潔に説明し、自己紹介を含めることで、相手に安心感を与えることができます。初めての相手への書き出しの例文は以下のとおりです。

• 突然のご連絡失礼いたします。
• 初めてメールを差し上げます。
• お忙しいところ、突然のご連絡をご容赦ください。
• ○○様からご紹介いただき、ご連絡させていただきました。
• ○○で貴社を拝見し、ご連絡いたしました。

自社の情報や連絡の経緯を簡潔に伝えることで、相手に好印象を与えることができます。

電話でやり取りした相手へのビジネスメール

電話でやりとりした後のメールは、前回の会話内容を踏まえた丁寧な書き出しが大切です。

相手との信頼関係を維持し、スムーズなコミュニケーションを図るためには、以下のような例文が効果的です。

• 先ほどはお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
• 先ほどお電話させていただいた件につきまして、補足のご連絡です。
• 先ほどお電話いたしましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします。

直前の電話に対する感謝の気持ちや、メールの目的を明確に示すことができます。重要な情報は文書として残すことで、後日の確認や記録にも役立ちます。

依頼やお願いをしたいビジネスメール

依頼メールの書き出しは、相手に失礼にならず、かつ好印象を与える工夫が重要です。

お願いする内容によって、以下のような書き出しが効果的です：

• いつもお世話になっております。今回は、○○についてお願いがございます。
• 平素より大変お世話になっております。お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、ご協力いただきたい件がございます。
• 先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。つきましては、○○についてご相談させていただきたく存じます。

相手への感謝の気持ちと敬意を示しつつ、依頼の意図をスムーズに伝えることができます。クッション言葉を活用し、相手の気持ちに配慮した丁寧な表現を心がけましょう。

年末年始に送るビジネスメール

年末年始のビジネスメールは、一年間の感謝と新年への期待を込めて送ります。この時期特有の挨拶文には、相手への感謝と来年への抱負を盛り込むことが大切です。

年末年始のメール書き出しの例文は以下の通りです。

• いつもお世話になっております。師走の候、今年も残すところわずかとなりました。
• 平素より大変お世話になっております。本年も格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。
• 年の瀬が迫り、お忙しい日々をお過ごしのことと存じます。本年も多大なるご協力をいただき、誠にありがとうございます。
• 今年も残りわずかとなりましたので、年末のご挨拶をさせていただきます。一年間、大変お世話になりました。

季節の挨拶をするビジネスメール

季節の挨拶は、ビジネスメールに温かみと丁寧さを加える効果的な方法です。相手への気遣いを示し、人間味のあるコミュニケーションを実現できます。

季節の挨拶文は、その時期の特徴や雰囲気を表現することが大切です。例えば、秋であれば紅葉や爽やかさ、冬であれば寒さや年末年始の雰囲気を盛り込みます。

季節の挨拶の例文は、以下の通りです。

• 秋の訪れを感じる時期となりました。皆様お元気でお過ごしでしょうか。
• 木々の葉もすっかり色づいてまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
• 初冬の候、寒さが厳しくなってまいりましたが、お変わりなくお過ごしでしょうか。
• 新春とは名ばかりの厳しい寒さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

季節の挨拶を上手に活用することで、ビジネスメールに温かみと丁寧さを演出できます。

英語で送るビジネスメール

英語でビジネスメールを送る際は、相手との関係性や目的に応じて適切な書き出しを選ぶことが重要です。

初めて連絡する相手への書き出し例

• I am [名前] from [会社名].

挨拶や自己紹介に使える定番フレーズ例

• I hope this email finds you well.
• It's a pleasure to meet you.
• I am responsible for [担当業務].

営業先や取引先への丁寧な書き出し例

• I hope you are doing well.
• I am reaching out to you because [目的].

メールの目的を明確にする書き出し例

• I wanted to let you know that [情報].
• I am writing to notify you of [報告内容].
• I am writing to request [依頼内容].

これらの例文を参考に、状況に合わせて適切な書き出しを選びましょう。簡潔で明確な表現を心がけることが、効果的な英語ビジネスメールの鍵となります。

ビジネスメールの基本の書き方

次に、ビジネスメールの基本の書き方を見ていきます。

件名・宛名

件名は、メールの内容を一目で理解できるように簡潔かつ具体的に書くことが重要です。長すぎず、要点を押さえた件名を心がけましょう。

他社に送る場合は、「【〇〇株式会社 山田太郎】〇月〇日の打ち合わせについて」のように、企業名と名前を入れると検索性も高まります。

宛名は、社外の場合は「会社名」「部署名」「氏名」の順に書き、相手が役職者なら役職も追記します。最後に必ず「様」を付けることを忘れずにしましょう。

社内の場合は、部署名と氏名で十分です。親しい間柄なら「さん」と呼んでも構いません。

挨拶

ビジネスメールの挨拶は、相手との関係性や状況によって適切に選ぶことが重要です。

最も一般的な書き出しは「お世話になっております」で、取引先や社外の方に送るメールでは定番の挨拶となります。

初めて連絡を取る相手には、「初めてメールをお送りします」や「突然のご連絡失礼いたします」といった表現を使うと、丁寧さが伝わります。

また、「暑さ厳しい折、皆様いかがお過ごしでしょうか」など、一言添えることで相手への気遣いを示すこともできます。

要旨

ビジネスメールの本文は、簡潔さと明確さが最も重要です。まず、メールの目的や結論を最初に記載し、その後に詳細や背景情報を追加しましょう。

例えば、「○○についてお願いしたく、ご連絡いたします」と冒頭で結論を示し、続けて具体的な説明を加えます。

複数の要件がある場合は、箇条書きを活用すると読みやすくなります。

また、20〜30文字ごとに改行を入れ、段落間に適度な空白を設けることで、視認性を高めることができます。

詳細

ビジネスメールの本文の詳細は、簡潔かつ明確に要点を伝えることが重要で、最初の数行で、メールを送る目的と要件を明確に示しましょう。

長々と前置きを書くのではなく、結論から具体的に伝えることで、相手の理解を助けます。

専門用語を避け、分かりやすい言葉で、箇条書きや段落分けを活用して読みやすい文章を心がけてください。

相手の立場に立って必要な情報を過不足なく伝えることが、効果的なビジネスメールの秘訣です。

締め

ビジネスメールの締めは、メールの印象を大きく左右する重要な部分です。

取引先や上司には「どうぞよろしくお願いいたします」や「ご検討いただけますと幸いです」など、より丁寧な表現を使います。

同僚や部下には「よろしくお願いします」といったシンプルな言葉を使い分けましょう。

メール全体の文調と合わせ、相手への感謝や配慮の気持ちを込めることで、好印象を与えることができます。

署名

ビジネスメールの署名は、メールの最後に必ず入れるべき重要な要素です。署名は、送信者の基本情報を伝える名刺のような役割を果たします。

基本的な署名には、以下の項目を含めるのがおすすめです。

• 会社名
• 部署名
• 氏名
• 役職
• 連絡先（電話番号、メールアドレス）
• 会社住所
• 会社のWebサイトURL

署名のポイントは、必要な情報を簡潔に記載し読みやすくすることです。また、送信相手（社内・社外）によって署名の内容を調整することがおすすめです。

ビジネスメールを送る際の注意点

一方、ビジネスメールを送る際にはいくつかの注意点があります。

正しい言葉遣いを心がける

ビジネスメールでは、相手との関係性や状況に応じた適切な言葉遣いが極めて重要です。

「お世話になっております」や「いつもありがとうございます」といった定型文は、既に関係性のある相手に使用します。

初めて連絡する相手には、「突然のご連絡失礼いたします」や「初めてメールを差し上げます」など、状況に即した丁寧な表現を選びましょう。

敬語を正確に使い、相手の立場や役職に配慮した言葉選びを心がけることで、礼儀正しいコミュニケーションを実現できます。

クッション言葉を使う

ビジネスメールで大切なのは、相手の気持ちに配慮した言葉遣いです。

クッション言葉とは、メールの印象を和らげ、相手の心情に寄り添う前置きの言葉のことです。例えば、「お手数をおかけしますが」「恐れ入りますが」といった表現が該当します。

これらの言葉を適切に使うことで、依頼や質問、お断りなどの内容を柔らかく伝えることができます。

クッション言葉を上手に活用することで、ビジネスコミュニケーションの質を高め、良好な人間関係を築くことができるのです。

誤字脱字がないか確認

ビジネスメールの誤字・脱字は、相手に対する信頼を一瞬で失墜させる危険性があります。送信前には、特に以下の点に注意しましょう。

• 相手の名前や部署名を正確に確認する
• 一文ごとに変換した漢字を目視でチェックする
• パソコン画面を注意深く確認しながら入力する

特に注意すべきは、似ている漢字の使い分けです。「高山」と「髙山」、「斉藤」と「斎藤」など、一見同じように見える名前でも正確な漢字が異なることがあります。

焦らずに、丁寧に確認することが誤字・脱字を防ぐ最大のポイントです。

宛先のメールアドレスを正確に入力する

メールアドレスの入力は、ビジネスメールにおいて最も基本的かつ重要な作業です。

Toには原則として1名のみを入力し、複数名に送信する場合は、誰に具体的に何をしてほしいかを本文で明確に示す必要があります。

CCは、Toの人にメールを送ったことを念のため確認してほしい人に使用します。ToとCCを間違えると、意図しない情報共有や誤解を招く可能性があるため、細心の注意が求められます。

また、メールアドレスの入力ミスは、重要な連絡が届かない、または全く関係のない人に送信されてしまうリスクがあるため、送信前に必ず宛先を再確認することが大切です。

相手の勤務時間内に送信する

ビジネスメールは、相手の就業時間内に送信することが基本的なマナーです。

特に推奨される送信時間帯は、始業開始1時間後から終業1時間前です。具体的には以下の時間帯を避けるべきです。

• 始業前30分
• 昼食時間（12時～13時）
• 終業前30分

これらの時間帯にメールを送ると、相手の業務の妨げになったり、不快感を与える可能性があります。

メールは仕事上の要件を伝えるツールであるため、相手が確実に確認できる業務時間内に送信することが重要です。

否定的な表現を使わない

ビジネスメールでは、否定的な言葉は相手の気分を下げ、コミュニケーションを阻害する可能性があります。

「できません」「無理です」といった直接的な否定語は避け、代わりに前向きで建設的な表現を心がけましょう。

例えば、「対応できません」ではなく「別の方法を検討させていただきます」、「間に合いません」ではなく「追加の時間をいただければ対応可能です」といった言い回しが効果的です。

万が一送信先を間違えてしまった時は

ここでは、万が一送信先を間違えてしまった時の対処法について解説していきます。

電話で謝罪する

メールを誤送信した際は、できる限り早く電話で直接謝罪することが重要です。電話をする際は、落ち着いた低めの声で、テキパキとした対応を心がけましょう。

具体的には、言い訳せず、率直に状況を説明することや、ゆっくりとした低めの声で謝罪することを意識しましょう。

また、メールの即時削除を丁寧にお願いすることや、焦らず、冷静に対応することも重要です。

誤送信の内容によっては、相手に大きな迷惑をかけている可能性があるため、誠実な態度で謝罪することが最も重要です。

また、電話での対応後は、正式なお詫びのメールを送付することをお勧めします。

謝罪のメールを送信する

送信先を誤った場合の謝罪メールは、迅速かつ丁寧に対応することが重要です。

まずは、「大変申し訳ございません」や「誤って送信してしまい、失礼いたしました」といった謝罪のフレーズを冒頭に入れましょう。

具体的には、誤送信の事実を素直に認め、情報の取り扱いについて明確に説明します。

機密情報が含まれていた場合は、「誤送信されたメールの削除」を明確に依頼し、情報管理への配慮を示すことが大切です。

最後に、再発防止への決意を伝えることで、相手に誠意を感じてもらえるでしょう。

ビジネスメール書き出しまとめ

ビジネスメールの書き出しは、相手との関係や状況に応じて適切に選ぶことが大切です。

この記事で紹介するポイントや例文を参考に、自分のビジネスシーンに合った表現を柔軟に使い分け、相手に好印象を与えるメール作成を心がけましょう。

練習を重ねることで、自然でスムーズな書き出しが身につきます。ぜひ、今日のメールから実践してみてください。