ビジネスメールや電話でつい使ってしまう「ご連絡させていただきます」という表現。
本当にこの敬語は正しいのでしょうか？実は、多くの社会人がこの言い回しの微妙なニュアンスに気づかず使っています。
本記事では、「ご連絡させていただきます」の正しい使い方や適切な言い換えを徹底解説します。
ぜひ、この記事を参考に正しい言葉遣いを身につけて、さらに良い印象を与えられるコミュニケーションを目指しましょう！
「ご連絡させていただきます」は正しい表現？
「ご連絡させていただきます」は一見丁寧ですが、敬語表現として適切か疑問視されることもあります。
ここでは、その正しい使い方や注意点を詳しく解説します。
「ご連絡させていただきます」の意味
「ご連絡させていただきます」は、ビジネスシーンでよく使われる敬語表現です。
この言葉は、「連絡」に接頭語の「ご」をつけて謙譲語にし、さらに「する」の謙譲語である「させていただく」でつないでいます。
相手への敬意と遠慮の気持ちを込めた表現なのです。
「させていただく」を使える条件
相手の明確な許可を得ていること
「させていただく」を使用するためには、まず相手から明確な許可を得ていることが重要です。文化庁の「敬語の指針」によると、相手の了承や同意が前提となります。
例えば、取引先との日程調整において、「次回の打ち合わせ日を変更させていただいてもよろしいでしょうか」と事前に確認を取ります。
そして、相手から「了解します」と許可をもらった後に、「それでは、〇月〇日に変更させていただきます」と伝えることが正しい使い方となります。
許可を得ていない状況で「させていただきます」を使用すると、相手の意向を無視した押し付けがましい印象を与えてしまう可能性があるため、注意が必要です。
その行為によって恩恵が生じること
「させていただく」が正しく使える2つ目の条件は、その行為によって自分側に何らかの具体的な恩恵が生じることです。
業務の遂行や報告では不十分で、その行動によって自分が利益や好ましい結果を得られる状況である必要があります。
例えば、取引先と日程調整をする際に「日程を変更させていただきます」と言う場合、その変更によって自社の業務効率が上がったり、スケジュールが改善されたりするような明確な利点が存在することが重要になります。
恩恵は必ずしも金銭的なものである必要はなく、業務の円滑化や関係性の維持など、広い意味での利点を指します。
「ご連絡させていただきます」を使ったビジネスにおける例文
「ご連絡させていただきます」はビジネスでよく使われる表現です。
ここでは、具体的なシチュエーションごとに適切な例文を挙げて解説します。
初めての連絡の場合
件名：初めてご連絡させていただきます〇〇（用件の概要）
〇〇様
突然のメール失礼いたします。初めてご連絡させていただきます、〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
この度は、〇〇についてお知らせしたくご連絡いたしました。詳細は添付資料をご覧いただけますと幸いです。
ご確認のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
後でメールを送る旨を伝える場合
件名：〇〇について（ご連絡のご案内）
〇〇様
お世話になっております、〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
先ほどの件について、後ほどメールにてご連絡させていただきます。お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
お時間のある際に改めて連絡する場合
件名：〇〇について（ご確認のお願い）
〇〇様
お世話になっております、〇〇株式会社の〇〇（自分の名前）です。
本日はお忙しいところ恐れ入ります。お時間のある際に改めてご連絡させていただきますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
ご不明点がございましたら、いつでもお知らせください。
「ご連絡させていただきます」の使用上の注意点
「ご連絡させていただきます」を使う際は、敬語の過剰表現や不自然な使い方に注意が必要です。
ここでは、使用時の注意点を具体的に解説します。
二重敬語であることに注意
「ご連絡させていただきます」は、技術的には二重敬語に該当します。「ご」と「させていただく」の両方が謙譲語であり、文法的には敬語表現が重複しています。
しかし、現代のビジネスシーンでは、この表現は広く受け入れられており、使用することに大きな問題はありません。
ただし、上司やお客様など、より丁寧さが求められる相手には、「ご連絡いたします」や「ご連絡申し上げます」といった代替表現を使う方が望ましい場合もあります。
過度に使用すると不自然に聞こえる可能性があるため、状況や相手に応じて適切に使い分けることが重要です。
文脈や使用頻度に注意する
「ご連絡させていただきます」を多用すると、かえって押し付けがましい印象を与えることがあります。一つの文章や会話の中で同じ表現を繰り返し使うことは避けるべきです。
状況に応じて、「ご連絡いたします」や「ご報告申し上げます」などの類似表現を使い分けることで、より洗練されたコミュニケーションが可能になります。
また、相手との関係性や伝える内容の重要度に応じて、適切な敬語表現を選択することが重要です。
意図を明確に伝えるためには、言葉のバリエーションを増やし自然な文章構成を心がけることが効果的です。
相手との関係性を考慮する
ビジネスシーンでは、相手との関係性によって「ご連絡させていただきます」の適切な使用が変わってきます。
上司や重要な取引先に対しては、より丁寧な「ご連絡申し上げます」や「ご連絡いたします」を選ぶことをおすすめします。
一方で、普段からやりとりのある同僚や比較的親しい関係の相手には、「ご連絡させていただきます」を使用しても問題ありません。
ただし、頻繁に使用すると冗長に感じられる可能性があるため、状況に応じて言い換えを心がけましょう。
「ご連絡させていただきます」の言い換え表現とは
「ご連絡させていただきます」は、状況によって他の表現に言い換えることで自然な敬語になります。
ここでは、適切な言い換え表現と使い方を解説します。
連絡差し上げます
「連絡差し上げます」は、謙譲語の「差し上げる」と丁寧語の「ます」で構成される正しい敬語表現です。
ただし、「差し上げる」は「与える」の謙譲語であるため、状況によっては上から目線と捉えられる可能性があります。
そのため、特に上司や目上の人に対しては、「連絡いたします」や「ご連絡申し上げます」といった表現に言い換えることをおすすめします。
また、「ご連絡差し上げます」は二重敬語に該当するため、使用する際は注意が必要です。
特に、相手にとって有益な情報を伝える場合や、相手の許可を得た後に改めて連絡する際には適した表現といえます。
連絡申し上げます
「連絡申し上げます」は、ビジネスシーンでより丁寧な印象を与える敬語表現です。
特に、上司や重要な取引先、お客様に対して使用する際に最適な言い回しです。「申し上げます」は、最も謙譲度の高い表現の一つで、相手への敬意を強く示すことができます。
例えば、重要な報告や案件について連絡する際に、「○○の件について、連絡申し上げます」といった表現を使用することで、丁寧さと真摯さを伝えることが可能です。
また、「追って詳細を連絡申し上げます」という形でも、後日連絡を約束する際に使えます。
連絡いたします
「連絡いたします」は、ビジネスシーンで最もシンプルかつ汎用性の高い敬語表現です。「いたします」は、「する」の謙譲語であり、丁寧で控えめな印象を与えます。
この表現は、目上の人や取引先に対しても違和感なく使えるため、無駄な装飾を排除し、明確かつ簡潔なコミュニケーションを可能にします。
例えば、「会議の日程が決まり次第、ご連絡いたします」や「プロジェクトの進捗について、連絡いたします」といった使い方ができます。
これらの表現は、状況に応じて相手に必要な情報を丁寧に伝えることができます。
ご連絡します
「ご連絡します」は、ビジネスシーンで最もシンプルで汎用性の高い敬語表現です。
謙譲語の「ご」と丁寧語の「ます」を組み合わせた表現で、二重敬語ではないため、幅広い場面で安心して使用できます。
この表現は、初対面の相手や目上の人に対しても違和感なく使えるため、カジュアルすぎず硬すぎない絶妙なニュアンスを持っています。
例えば、「プロジェクトの進捗について、改めてご連絡します」や「確認が取れ次第、ご連絡します」といった文章で自然に使うことができます。
「ご連絡させていただきます」を英語で言うと
最後に、「ご連絡させていただきます」の英語表現を見ていきましょう。
後日連絡する場合
- I will get back to you later.
(後でご連絡させていただきます) - I will contact you after confirming.
(確認後、ご連絡させていただきます)
メールでの要件伝達
- We are writing to inform you about...
(~についてお知らせいたします) - I will contact you by tomorrow morning.
(明日の朝までにご連絡させていただきます)
これらの表現を状況に応じて使い分けることで、ビジネスでの円滑なコミュニケーションが可能になります。
ご連絡させていただきますまとめ
「ご連絡させていただきます」の正しい使い方を理解することで、あなたのビジネスコミュニケーションはさらにスムーズで信頼感のあるものになります。
相手への敬意を大切にしながら、状況に応じて適切な表現を選ぶことが、円滑なやり取りの鍵となります。
場面や相手に合わせた敬語を使い分けることで、細やかな気配りが伝わりやすくなるでしょう。
この記事で学んだ敬語表現を、ぜひ日々のビジネスシーンで実践してみてください。自然で的確な言葉遣いを身につけ、仕事の信頼関係をさらに深めていきましょう！