ビジネスやプライベートで「追伸」をメールに使いたいけど、どのように書けばいいのか悩んでいませんか？
「追伸」は相手に特別な印象を与えたり、大切な情報を補足するのに効果的な手法ですが、使い方を誤ると逆効果になることもあります。
この記事では、追伸の正しい書き方や適切なタイミングを【例文付き】で詳しく解説していきます。
本記事を読めば、メールでの印象を格段にアップさせる方法がわかるはずです！
追伸とは？
追伸（ついしん）は、メールや手紙の文末に本題とは関係のない内容を付け加える際に使う表現です。
英語の「Post Script」から来ており、「PS」や「P.S.」と略すこともできます。本文を書き直さずに、追加で伝えたいことを自然に書き加えられる便利な言葉です。
ビジネスメールで追伸を使っても良い？
ビジネスメールで「追伸」を使用する際は、基本的に目上の方や取引先とのメールでは避けるべきです。
重要な情報は本文に記載し、追伸は本題と関係のない軽めの内容に留めることが大切です。
また、追伸を使う際は、相手との関係性や職場の雰囲気を十分に考慮し、不適切な印象を与えないよう注意しましょう。
相手の追伸に対して返信するときは？
相手からの追伸に返信する際は、本文の中で追伸の内容に触れるのがマナーです。
追伸に対して、わざわざ新たな「追伸」で返信する必要はありません。相手の追伸に関する質問や話題があれば、メール本文の中で自然に言及しましょう。
例えば、「先日のお子様の運動会について、どのような様子だったでしょうか？詳しくお聞かせいただけますと嬉しいです」といった形で、追伸の内容に対して丁寧に返答します。
【例文】追伸を使うときのタイミング
ここでは、例文を使って追伸を使う時のタイミングと例文をご紹介します。
お礼を言いたいとき
- 追伸：先日のサポート、本当に助かりました。
- 追伸：お世話になっております。心より感謝しています。
相手へ心遣いを表すとき
- 追伸：厳しい暑さが続きますので、くれぐれもお体をお大事にしてください。
- 追伸：最近お仕事が忙しそうですね。無理をなさらないでくださいね。
近況や雑談を伝えたいとき
- 追伸：先日お借りした本、大変興味深く読んでいます。読み終わったらご感想をお話しします。
- 追伸：先週オープンしたカフェ、とても素敵でした。次回一緒に行きませんか？
食事や再会を誘いたいとき
- 追伸：お仕事のお疲れを癒すため、近々ランチに行きませんか？
- 追伸：久しぶりにお会いしたいです。お時間があれば、お茶でもいかがでしょうか。
追伸を使うときの注意点
ここでは、追伸を使うときの注意点についてご紹介します。
ビジネスメールでは使わないのが無難
ビジネスメールで「追伸」を使用することは、基本的におすすめしません。
「追伸」は本来、書き直しの手間を省くために使われる表現であり、ビジネスの場面では失礼に受け取られる可能性があります。
代わりに、伝えたい内容は本文に明確に記載するか、別のメールで送信すしましょう。
目上の人にはNG
ビジネスメールで目上の人に「追伸」を使うのは、基本的に避ける方が無難です。「追伸」を使用すると、敬意が十分に伝わらない印象を与えてしまう可能性があります。
上司や取引先などフォーマルな相手には、追加したい内容は本文にしっかり記載するか、別のメールで丁寧に伝えることを心がけましょう。
特に重要な情報や感謝、お詫びの言葉は、本文内できちんと表現することが円滑なコミュニケーションの基本です。
感謝や謝罪の内容はNG
感謝や謝罪の気持ちを「追伸」に書くことは、ビジネスメールでは絶対に避けるべきです。
追伸に謝罪や感謝を記載すると、その気持ちがあたかも付け足しや軽い印象として受け取られてしまいます。
誠意を込めて伝えるべき大切な気持ちが、「ついでに」と捉えられるリスクがあるのです。重要な感謝や謝罪は、必ず本文できちんと丁寧に伝えることが大切です。
重要な内容はNG
追伸は本文の補足や付け加えの役割であり、本質的な情報を埋もれさせてしまう危険性があるため、追伸には重要な内容を記載してはいけません。
例えば、会議の日程や重要な連絡事項を追伸に書くと、相手が見落とす可能性が高くなります。
もし追伸に書きたくなるほどの重要な内容がある場合は、本文を書き直すか別のメールで改めて送信することをおすすめします。
追伸の言い換え言葉
ここでは、追伸の言い換え言葉についてご紹介します。
最後になりますが
「最後になりますが」は、ビジネスシーンでも安全に使える丁寧な表現です。本文の締めくくりに、追加の気遣いや近況を伝える際に適しています。
この表現は、フォーマルな場面でも違和感なく使用できるため、目上の方へのメールでも活用できます。
例えば、「最後になりますが、来週の出張の際はどうぞお体にお気をつけください」といった使い方が可能です。
末筆ながら
「末筆ながら」は、ビジネスメールで「追伸」の代わりに使える表現です。
この言葉は、目上の方にも違和感なく使える丁寧な言い回しで、本文とは異なる内容を付け加える際に最適です。
特に、相手への気遣いや感謝の気持ちを伝える場面で効果的です。
「末筆ながら」の後には、相手の健康や今後の活躍を祈念する言葉を添えることが多く、メールに温かみと敬意を与えることができます。
プライベートな話題ではなく、相手への心遣いや礼儀を示す際に使用するのがポイントです。
例えば、「末筆ながら、皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます」といった表現が典型的な使い方となります。
追伸と間違いやすい言葉
ここでは、追伸と間違いやすい言葉についてご紹介します。
付記
「付記」は、本文に補足的な情報を書き加える際に使用される表現です。
主に本や学術論文、公式文書などで使われ、本文には直接書かれていない重要な補足情報を提供する際に活用されます。
例えば、「参考資料を付記します」や「追加の説明を付記いたします」といった形で使用されます。
「追伸」とは異なり、「付記」は感情的な要素を含まず、より客観的で形式的な補足説明に適しています。
追記
「追記」は、「追伸」とよく混同される言葉ですが、実際には異なる使い方があります。
「追記」は、文書全般に後から文章を付け加える際に使用される表現です。メールや手紙以外の文章、例えば報告書や議事録などでも使用可能です。
主な特徴は、特定の相手を必要とせず、本文の内容に関連する補足情報を追加できることです。
また、内容は本文と直接関係する情報であることが多く、カジュアルな表現よりも公式な文章で使われる傾向があります。
追伸メールまとめ
「追伸」は、メールに温かみや親しみを添える効果的な方法です。
本文では伝えきれなかった心遣いや軽い話題を付け加えることで、相手との距離感を縮めることができます。
ただし、ビジネスメールでは使う場面や相手との関係性に注意が必要です。
適切なタイミングで自然な内容を選ぶことで、親しみを感じさせつつも失礼のない表現を心がけましょう。