ビジネスシーンにおいて、重要なコミュニケーション手段であるリマインドメールの書き方に悩んでいる方は少なくありません。
この記事では、リマインドメールの基本ルールから、送信するタイミング、受け手に失礼と感じさせない表現方法まで、実践的なノウハウを具体例とともにわかりやすく解説します。
また、「いつ送ればいいのか？」「どのような表現が適切なのか？」といった疑問を解消しながら、失礼に当たらないポイントや効果的なメール例文も紹介します。
ぜひこの記事を参考に、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現してください。
リマインドメールとは何？
リマインドメールとは、予定や期限を忘れないようにするために送るメールのことです。
ビジネスシーンでは、会議や納品、支払いなどの重要な案件について、相手に再度注意を促すコミュニケーションツールとして活用されます。
「リマインド（remind）」は英語で「思い出させる」という意味があり、相手に自主的に行動を促す優しいアプローチとして機能します。
リマインドメールを送るタイミング
ここでは、リマインドメールを送るタイミングについてご紹介します。
書類の提出期限をリマインド
書類の提出期限に関するリマインドメールは、期日の約1週間前に送ることがポイントです。
残り数日しかない状況では、書類作成が間に合わない可能性があるため、早めに送ることで提出物の準備に十分な時間を確保できます。
また、提出済みの関係者も含めて一斉にメールを送る場合は、「行き違いのご連絡となりますことをお詫び申し上げます」という一文を入れると、より丁寧な印象を与えられます。
ミーティング等の日時をリマインド
ミーティングや会議の日時をリマインドする際は、予定日の2〜3日前に送信するのが最適なタイミングです。
この時期にメールを送ることで、参加者に十分な準備時間を与えながら、スケジュールを再確認させることができます。
具体的には、会議の日時や場所、議題を明確に記載し、参加者全員が確認しやすい簡潔な文面にすることが重要です。
また、相手の都合を考慮した丁寧な言葉遣いを心がけることで、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
予約者などに対するリマインド
予約者に対するリマインドメールは、顧客の予約忘れを防ぎ、無断キャンセルを減らすための役割を果たします。
通常、予約日の2〜3日前に送信するのが最適なタイミングです。メールでは、予約内容の詳細を明確に記載し、日時と場所を再確認させることが大切です。
例えば、「明後日がご来店の日となります」といった文言で、顧客に予約を思い出させることができます。
また、「無断キャンセルの場合、次回予約に影響が出る可能性がある」と伝えることで、顧客に責任感を持たせることも可能です。
キャンセルポリシーを丁寧に説明し連絡先を明記することで、顧客との信頼関係を維持しながら、効果的なリマインドを行うことができます。
休憩取得を促すのリマインド
長時間労働や集中作業が続く職場環境では、従業員の健康と生産性を守るために休憩取得を促すリマインドメールは重要です。
従業員が仕事に没頭するあまり適切な休憩を取り忘れることがあるため、上司や人事部門から定期的に休憩を促すメールを送ることで、心身のリフレッシュを支援できます。
このようなリマインドメールでは、従業員の健康への配慮を示す温かいメッセージを心がけることが大切です。
例えば、「お疲れ様です。長時間作業が続いているようですので、適度な休憩を取ることをお勧めします。心身のリフレッシュは生産性向上にもつながります」といった表現で、強制ではなく、従業員の身体を気遣う姿勢を示すことができます。
取引先から連絡が中々来ないときのリマインド
取引先から連絡が来ない場合、最初のメール送信から2〜3営業日後にリマインドメールを送るのが適切です。
このタイミングは、相手が忙しさのあまり返信を失念している可能性を考慮しつつ、緊急性を感じさせない程よい間隔となります。
リマインドメールでは、前回のメールへの言及と、改めて対応をお願いする丁寧なトーンが重要です。
相手の都合や状況を推し量りながら、押し付けがましくならないよう、柔軟かつ誠実な姿勢で送信することが、スムーズなビジネスコミュニケーションにつながります。
リマインドメールの書き方
ここでは、リマインドメールの書き方の構成についてご紹介します。
件名
リマインドメールの件名は、受信者が一目で内容を理解できるように工夫することが大切です。「リマインド」という言葉は避け、具体的な用件と日付を明確に記載しましょう。
件名には、以下のポイントを意識してください。
- 具体的な用件を簡潔に表現する
- 日付を明記する
- 必要に応じて【再送】【要返信】などの注意喚起ワードを使用する
宛名
リマインドメールの宛名は、相手との関係性や状況に応じて適切に選択しましょう。
社内の同僚や上司に送る場合は、部署名と役職、氏名を明記します。例えば、「△△部 〇〇課 課長 山田太郎様」のように具体的に記載してください。
社外の取引先や外部の方へのリマインドメールでは、より丁寧な宛名が求められます。相手の会社名、部署、役職、氏名を正確に記載し、敬称は「様」を使用します。
名乗り・挨拶
リマインドメールの名乗りと挨拶は、相手との関係性を良好に保つ重要な要素です。
初めて連絡する相手には、「初めてご連絡させていただきます」や「突然のメールで失礼いたします」といった丁寧な書き出しが適切です。
既知の相手には「お世話になっております」から始めるとスムーズです。
また、必ず自分の所属と名前を明確に伝えましょう。例えば、「株式会社〇〇 △△部の□□です」のように、具体的に自己紹介することで相手に安心感を与えられます。
本文
リマインドメールの本文では、確認のニュアンスを前面に出しつつ、押し付けがましくならないよう心がけましょう。
本文では、以下のポイントに注意しましょう。
- 具体的な日時や内容を明確に記載する
- 相手への感謝や敬意を示す言葉を入れる
- 強制的な印象を与えない柔らかい表現を使う
- 必要最小限の情報に絞る
結び
リマインドメールの最後は、丁寧で感謝の気持ちを込めた締めくくりが大切です。
「お忙しい中、誠にありがとうございます」や「ご多忙のところ恐れ入りますが」といった表現で、相手への敬意を示しましょう。
また、「何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」と付け加えることで、相手とのコミュニケーションの扉を開いておくことができます。
署名
リマインドメールの署名は、送信者の信頼性と連絡先を明確に示す重要な要素です。基本的には、以下の情報を含めることをおすすめします。
- 会社名
- 部署名
- 氏名
- 連絡先電話番号（携帯または内線）
- メールアドレス
リマインドメールを送る際のポイント
ここでは、リマインドメールを送る際のポイントについてご紹介します。
簡潔に書く
リマインドメールは、受け取る相手の時間と注意力を考慮して、できるだけシンプルかつ明確に作成することが重要です。
長文や複雑な説明は避け、要点を簡潔にまとめましょう。本文は3〜4行程度に収め、一目で用件が理解できるように心がけます。
相手が迅速に内容を把握し必要な行動を取れるよう、簡潔で分かりやすい文章を心がけることが効果的なリマインドメールの鍵となります。
情報に漏れないように書く
リマインドメールで大切なのは、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を明確に伝えることです。
具体的には、日時や場所、参加者、目的を具体的に記載し、受信者が一読して全体像を即座に理解できるようにします。
曖昧な表現は避け、箇条書きや太字を活用して、重要なポイントを視覚的に際立たせることで、情報の伝達漏れを防ぐことができます。
相手への心遣いであることを意識する
リマインドメールは、単なる催促ではなく、相手の立場に立って配慮する重要なコミュニケーションツールです。
相手が既に作業中であったり、緊急事態に対応している可能性もあることを念頭に置きましょう。
そのため、「ご多忙な中恐れ入りますが」「念のためのご確認」といった言葉を巧みに使い、相手の状況を理解していることを示すことが大切です。
丁寧で失礼のないように書く
リマインドメールは、ビジネスコミュニケーションの重要なツールであるため、誤字脱字は絶対に避けなければなりません。
メールを送信する前に、日付や時間、場所などの重要な情報の正確性、宛名や会社名、担当者名のスペルの確認が不可欠です。
特に数字や固有名詞は慎重に確認し、文章の語調が丁寧で相手を尊重する表現になっているかを徹底的にチェックする必要があります。
文章全体を読み返し、意味が通じにくい表現や曖昧な言い回しがないかを確認しましょう。
【例文】シーン別リマインドメールの書き方
ここでは、例文を使ってシーン別リマインドメールの書き方についてご紹介します。
書類の提出期限をリマインドしたい場合
件名：書類提出期限のご確認
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前・所属）です。
以前ご案内しました〇〇書類の提出期限が近づいておりますので、念のためご連絡いたします。
提出期限：〇月〇日（〇曜日）
お忙しいところ恐れ入りますが、期限までにご準備いただけますと幸いです。ご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
アポイントメントの日時をリマインドしたい場合
件名: 【リマインド】〇〇様とのお打ち合わせ日時のご確認
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
お打ち合わせの日時について、改めてご連絡させていただきます。
日時：〇月〇日（〇曜日）〇時～〇時
場所：〇〇（オンラインの場合はリンクを記載）
お時間の変更やご都合が悪い場合は、遠慮なくご連絡ください。それでは当日、よろしくお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
採用試験の日時をリマインドしたい場合
件名: 【リマインド】採用試験のご案内（○月○日）
○○様
お世話になっております。○○株式会社採用担当の△△です。この度は採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございます。
以下の通り、採用試験の日程をご確認ください。
日時: ○月○日（○曜日）△時～△時
場所: ○○株式会社 本社（住所: ○○市○○区○○）
持ち物: 筆記用具、履歴書（未提出の場合）
当日は受付にて「採用試験受験の○○様」とお伝えください。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。
社内行事をリマインドしたい場合
件名: 【リマインド】○○会議／イベントのご案内（日時再確認）
お疲れ様です。〇〇部の△△です。
先日ご案内しました**「〇〇行事」**について、改めてリマインドさせていただきます。
日時: ○月○日（○曜日）○時～○時
場所: ○○会議室（またはオンライン／URL: xxx）
内容: ○○（簡潔な説明）
持ち物: ○○（必要に応じて）
当日はスムーズな進行のため、開始5分前までにご準備をお願いいたします。何かご不明点や変更がある場合は、遠慮なくご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
リマインドメールを受け取った際のポイント
ここでは、リマインドメールを受け取った際のポイントについてご紹介します。
受け取ったら迅速に返信
リマインドメールを受け取った際は、できるだけ早く返信することが重要です。
迅速な対応は、相手への敬意を示すとともに、ビジネス上の信頼関係を維持する上で非常に大切です。
メールを受け取ったらすぐに内容を確認し、必要な情報や対応事項を整理しましょう。
仮に内容を覚えていた場合でも返信
リマインドメールの内容を既に覚えていたとしても、必ず返信することが重要です。
返信をしないと、送信者は自分のメールが正確に受け取られたかどうか不安になります。
また、相手は予定を進めて良いのか判断できないため、再度の確認や連絡を強いられる可能性があります。
具体的な返信例としては、「リマインドいただき、ありがとうございます。〇〇の件、内容を確認いたしました。」のように、感謝の気持ちと内容を把握していることを明確に伝えましょう。
感謝の内容を含める
リマインドメールを受け取った際は、相手の気遣いに対して感謝の意を示すことが重要です。
「ご連絡いただき、ありがとうございます」や「貴重なリマインドをいただき、感謝いたします」といった言葉を返信に盛り込むことで、相手との良好な関係を維持できます。
確認が遅れた場合も返信
リマインドメールの確認が遅れてしまった場合でも、必ず返信することが重要です。遅延の理由を正直に説明し、今後の対応や進捗状況を明確に伝えましょう。
「すみません」と謝罪するだけでなく、具体的にいつまでに対応できるかを示すことで、相手に安心感を与えられます。
遅れた理由を隠すのではなくオープンにコミュニケーションを取ることで、相手の理解を得やすくなります。
リマインドメールの書き方まとめ
リマインドメールは、ビジネスコミュニケーションを円滑にする重要なツールです。
適切なタイミングと丁寧な言葉遣いで送ることで、相手との信頼関係を築きながら重要な予定や期限を効果的に再確認できます。
今回紹介した例文やポイントを参考に、あなたも自信を持ってリマインドメールを作成し、ビジネスの効率を高めましょう。