オンライン打ち合わせって何？

オンライン打ち合わせとは、仕事上で必要となる打ち合わせや会議をインターネットを通じて行うことを指します。

従来はリアルな場で対面で打ち合わせを行うのが一般的でしたが、近年は参加者がそれぞれ好きな場所から会議を行うオンライン打ち合わせが急速に普及しています。

オンライン打ち合わせが広まり、「直接行けないからリスケジューリングする」など、手間暇がかかる事態を回避できるメリットが認知されるようになりました。

利用環境の進化による普及が進んでいる

オンライン打ち合わせは、その利便性から急速に普及が進んでいます。

大きな要因として、新型コロナウイルスの影響はもちろんですが、インターネット回線の高速化やWeb会議を実施するためのデバイスのスペックが大きく向上している点も挙げられます。

つまり、以前よりも自宅でインターネット環境が整備されている人が増え、音声が乱れたり画面がフリーズすることが少なくなったことで、オンライン打ち合わせが普及するようになったのです。

オンライン打ち合わせの必要性は大きい

オンライン会議の必要性は高く、今後も高い需要があると考えられています。

主に下記で解説する3つの要素が好評を得ているので、オンライン打ち合わせが普及した要因や背景について知っておくと良いでしょう。

リモートワークの急速な普及に対応できる

新型コロナウイルスの流行に伴ってリモートワークが急速に広まりましたが、オンライン打ち合わせの必要性は高まっています。

感染リスクがある上に開催の手間暇がかかる対面での打ち合わせは敬遠されるようになり、オンラインでの打ち合わせがスタンダードになりつつあることから、時代の流れに適応するという面でも重要です。

インターネット環境さえ準備すれば、いつでもどこでも打ち合わせができることから、職種に関係なく今後も重宝されるでしょう。

またリモートワークは対面のオフィスと比べてコミュニケーションの機会が減ってしまうことが課題となっています。話したい時に気軽に打ち合わせができる環境を整えておくことが非常に重要です。

働き方改革の流れとマッチしている

近年は国が主導して「働き方改革」が進められていますが、リアルな場における打ち合わせや会議は無駄が多いのが実情です。

会議ツールや通信環境の整備が進んだという背景もありますが、働き方改革の推進によって「働く側の意識」が変化したこともオンライン打ち合わせが増えた一因となっています。

働き方改革の一環として、業務効率化や生産性の向上が求められるようになり、それらを実現する手段として手間暇がかからずに余計な労力をカットできるオンライン打ち合わせが普及したのです。

限られた労働時間を最大限効率的に活用できる

リアルな打ち合わせからオンライン打ち合わせへと移行することで、大幅に会議の時間を節約できるメリットがあります。

リアルな打ち合わせの場合、打ち合わせの集合場所に集まるまでの移動時間であったり会場のセッティングや後片付けなどが必要でした。

つまり、打ち合わせの前後に発生する無駄な時間と仕事が生産性を大きく損ねてしまっていたのですが、オンラインの場合はこのような無駄な時間と労力が発生することはありません。

これにより、限られた時間をより効率的に使うことができ、やるべきことに注力することで会社の生産性は大きく上がるメリットが期待できるのです。

オンライン打ち合わせで求められるリーダーシップ

オンライン打ち合わせをスムーズに進めるためには、進行役となってリーダーシップを発揮する人の存在が重要です。

オンラインだと対面するよりもコミュニケーションが難しいので、各メンバーの意見調整も難しくなります。

しかし、メンバーに質の高いアウトプットをしてもらうためには、

• 意見を出しやすいような雰囲気を作る
• 議論の記録をしっかり残す
• 全員が発言できるように話を振る

など、議論が前進するようにする工夫が欠かせません。

上記のように、参加するメンバーの力を発揮できる空気を作り、必要に応じてマネジメントすることが議論を活発化させる上では重要です。

そのため、オンラインでの打ち合わせの進行に不安がある方は、まずは「空気づくり」を意識して、全員が参加できるように工夫してみると良いでしょう。

オンライン打ち合わせ導入のメリット

続いて、オンライン打ち合わせを導入することによるメリットについて見ていきましょう。

リモートワークを円滑に進める上で重要な役割を果たしているので、オンライン打ち合わせのメリットについて知っておきましょう。

対面と同様に会議を進めやすい

パソコン操作や機械が疎い人にとって、オンライン打ち合わせは「とっつきにくく、不便である」というイメージを持ちがちです。

確かに、ツールの操作方法などに慣れるまでにある程度の時間がかかり、また全員が同じ場所に集まるわけではないため、多少の不便が出てくるのは確かです。

しかし、オンラインであっても通常のコミュニケーションは可能で、カメラを利用すればお互いの顔を見ながら打ち合わせすることができます。

また、ツールによっては、複数人の打ち合わせでも画面を分割して全員の顔を表示できるので、対面での打ち合わせと同じように参加者の様子を見ながら話を進めることができます。

従業員のスケジュールに合わせやすい

オンライン打ち合わせは、リアルな打ち合わせよりも時間の制約が無いので、メンバーの都合に合わせやすいメリットがあります。

各メンバーが自宅から打ち合わせに参加できるので、あらかじめ日程を細かく調整する必要がなく、スケジュール調整も容易である点は大きなメリットでしょう。

移動の手間も発生しないことから、時間を効率的に使える点もメリットです。

打ち合わせ準備の手間を軽減できる

リアルな打ち合わせの場合は細かい日程調整に加えて、会議室を押さえたり、資料をコピーしたり、スライドを投影するためのプロジェクターを準備したり、多くの準備が必要でした。

しかしオンライン打ち合わせなら、資料は電子データで共有できますし、会議室やプロジェクターは必要ありません。オンライン打ち合わせは非常にスピーディーかつスマートに実施できます。

新型コロナなどの感染症対策にも有効

オンライン打ち合わせは、実際に対面して打ち合わせを行うわけではないので、新型コロナウイルスの感染対策としても有効です。

自宅から開催・参加でき、対面することなくコミュニケーションが取れるので、人と接触せずに済みます。

また、実際に対面せずに済むのはもちろん、出社したり打ち合わせの場へ移動する必要もないので、電車やバスでウイルスをもらってしまうリスクもありません。

オンライン打ち合わせを効果的に進めるコツ

続いて、オンライン打ち合わせを効果的に進めるコツを紹介していきます。

リモートならではの難しさもあるので、コツについて知っておくことも重要です。

画面と適度な距離感を保つ

画面との距離が近すぎたりと過ぎたりすると、相手に与える印象が悪くなってしまうので気を付けましょう。

特に、距離が遠いと表情が読み取りづらくなり、意思疎通が難しくなってしまいます。

逆に、画面との距離を近過ぎると相手を見下ろすような視線になってしまうので、威圧感を与えてしまいます。

そのため、オンラインでの打ち合わせ前にカメラの角度などを確認しておき、画面との適度な距離感を保つようにしましょう。

大きく相槌をする

打ち合わせをする場合は、話し手は聞き手の表情やリアクションを見ています。

オンライン打ち合わせだと、リアルな場よりも聞き手の表情やリアクションが分かりづらいので、話し手が不安になりやすいです。

その結果として、効果的な打ち合わせができない可能性があるので、聞き手は大きく相槌を打つなどの工夫が重要となります。

自分の中で「ちょっと大げさかな」と感じるくらいが、オンライン打ち合わせでは丁度いい程度となるので、意識的にリアクションを取ってみてください。

内容は簡潔に伝えるようにする

リアルな打ち合わせでも意識するべきポイントではありますが、自分が伝えたい内容は簡潔に伝えるようにしましょう。

結論から伝えて、その後に理由や根拠を述べることで聞き手に自分の意図が伝わりやすくなります。

また、オンラインの場合は、通信環境のエラーやタイムラグの問題もあって発言の合間を読み取ることが困難なので、できる限り「シンプルに、分かりやすく」伝えることを意識しましょう。

話出しのタイミングをわかりやすく

実際にオンライン打ち合わせをした人からは、「オフラインと比べて話すタイミングが被りやすい」という声が見られました。

つまり、話を始めるタイミングが掴みづらく、話出しのタイミングが被ってしまうことで相手に不快な思いをさせてしまうことを懸念している人が多くいました。

そのため、発言する際には手を挙げるなどの決まりを作っておき、話し出すタイミングを聞き手に伝えるとスムーズにコミュニケーションが取れます。

また、相手の話が終わったかどうかをしっかりと確認してから話したり、相手の発言を尊重することも意識しましょう。

カメラに目を合わせる

多くのパソコンには、カメラは画面の上部に設置されています。

画面を見ながら参加すると、相手に映る自分の姿はうつむいているように見えるので、意識的にカメラに目を合わせるようにしましょう。

本人にその気は無くても、ずっとうつむいた状態だと「やる気が無い」と思われたり、打ち合わせ以外の別の作業をしていると思われてしまいます。

発言の際はカメラを見るように心掛けるのはもちろん、話を聞く際にもカメラを意識的に見て打ち合わせにしていることをアピールしましょう。

バーチャル名刺を作成する

初対面の人と名刺交換は当たり前のように行なわれていましたが、オンラインの打ち合わせでは名刺交換はできません。

バーチャル名刺が作成できるツールもありますので、オンライン打ち合わせに臨む際にはバーチャル名刺を作成しておくと便利です。

バーチャル名刺を作成したら、背景設定でプロフィールやQRコードを入力すれば表示できるので、試してみてください。

雑音カットの設定をあらかじめ行う

オンラインの打ち合わせでは、キーボードを打つ音やタッチペンで操作する音が雑音として入ってしまうことがあります。

他にも、資料のページをめくる音などもマイクに拾われてしまうことがあるので、雑音を抑制する設定をしておくことをおすすめします。

雑音が小さければ小さいほど快適に打ち合わせに参加できるので、各ツールの雑音カット機能を利用したりヘッドセットを使うなどして、聞き手への配慮も行いましょう。

マナーを事前に決めておく

オンラインだと自宅から参加できるので、時間がルーズになってしまいがちです。

そのため、下記のようにオンライン打ち合わせにおける入退出時のマナーを事前に決めておくと良いでしょう。

• 開始5分前には入室する
• 服装はスーツやオフィスカジュアルで統一する
• バーチャル背景も統一する
• 相手方が全員退出してから閉じる

事前にマナーやルールを決めておくことで、打ち合わせにもいい緊張感がもたらされるでしょう。

オンライン打ち合わせを行う際の注意点

次に、オンライン打ち合わせを行う際の注意点について解説していきます。

下記で解説する注意点を意識することで、効率よくオンライン打ち合わせを運営できるようになります。

マスクをしたままにせず顔を出す

マスクの着用がスタンダードになりましたが、その習慣からオンライン打ち合わせにマスクをしたまま参加する人も多いです。

しかし、打ち合わせは参加者の表情やリアクションなどを見ながら、全員の考えを擦り合わせてまとめる必要があります。

マスクをしていると、相手が自分の反応や表情を知ることができず、効果的な打ち合わせができなくなってしまいます。

また、自分が話す際には声が聞き取りにくくなってしまうので、自宅から参加している場合などは、できるだけマスクを外して打ち合わせに参加すると良いでしょう。（カフェなどから参加している場合はマスクをしても構いません）

途中で回線が重くならないように準備

インターネット回線が重くなってしまうと、音声が途切れたり画面がフリーズしてしまうなど、打ち合わせの進行を妨げる事象が発生します。

また、タイムラグが発生してコミュニケーションが滞ってしまい、スムーズな意思疎通ができなくなってしまう恐れもあります。

そのため、Wi-Fiの調子が悪くなりそうな場合には有線を繋ぐなど、途中で回線が重くならないように備えておくと安心です。

また、打ち合わせ時に使う可能性があるWebページなどは、事前に開いておくと回線への負担を軽減できるので、これらも含めて準備しておきましょう。

会議資料は事前に共有する

会議や打ち合わせでは事前に議題やテーマが決まっているケースがほとんどなので、議題やテーマに関連した資料は事前に共有しておきましょう。

資料を事前に共有することで、議論する内容がブレずに済む上に、予め要点や伝えたい主訴を知ってもらうことができます。

資料を事前に紙媒体で配っておくという方法もありますが、これだと手間がかかってしまう上に紛失のリスクもあるため、基本的にデジタル媒体で共有することをおすすめします。

時間は必ず厳守

オンラインに限った話ではありませんが、時間は厳守するのが社会人としての最低限のマナーです。

また、時間厳守は当然ですが、時間にゆとりを持って行動することも重要です。

特に、大人数で打ち合わせをする場合、開始時間ギリギリで一斉に入室すると主催者が入室許可を出す対応に追われたりして、開始が遅れることがあります。

そのため、自分のためだけでなく参加者全員のためにも、時間に余裕を持って入室するようにしましょう。

オンラインのみではコミュニケーションが円滑に進まない場合も

打ち合わせに参加する全員がパソコン操作やITに精通しているとは限らないので、オンラインのみではコミュニケーションが円滑に進まない場合も考えられます。

そのため、全員が打ち合わせに集中できるようにするためにも、事前に操作方法をサポートしたり会議ツールの設定を仕込んでおくことが重要となります。

オンラインでの打ち合わせは非常に便利であるのは間違いありませんが、コミュニケーションが円滑に進まない場合もあるので、様々な事態に備えておくことが重要です。

自宅の際には背景・服装のマナーに気を使う

自宅からオンライン打ち合わせに参加する場合は、服装が普段よりラフになりがちですが、社会人としてのマナーに気を配りましょう。

堅苦しく決める必要はありませんが、ビジネスの場にふさわしいような節度のある服装を心掛けるようにしてください。

また、服装だけでなくカメラに映り込む背景にも注意して、打ち合わせ相手からの信頼を損なわないようにすることが重要です。

例えば、背景があまりに乱雑だったり、バーチャル背景に情報量が溢れていると他の参加者が集中できなくなってしまうので要注意です。

自分が話す時以外はマイクをOFFに

複数名がオンライン打ち合わせに参加している場合、基本的に特定の誰かが話すことになります。

参加者全員がPCのマイクをONにしていると、雑音が入り込んだりマイクから異音（ハウリング）が起こる原因となってしまいます。

そのため、基本的には自分が話すときだけマイクをONにし、自分が話す時以外はマイクをOFFにしましょう。

顔が見えやすいように照明を明るく

PCのカメラを通した人間の顔は、対面のときよりも暗く映ることがあります。

日の当たり具合などによっても影響を受けますが、もしインカメラにして「暗いな」と感じたら、日当たりを考えたりパソコンの近くに照明を置くなどして、明るく見えるようにすると良いでしょう。

暗いと相手に与える印象も悪くなってしまい、打ち合わせのスムーズに進まなくなってしまう可能性があるので注意してください。

Web会議のセキュリティ面にも気を使う

打ち合わせに関係のない第三者が接続することがないように、パスワード設定やアクセス権限を制限を設けて、セキュリティ対策も行いましょう。

不正アクセスが起こると、情報漏洩などの重大事故に繋がってしまう恐れがあるので、セキュリティ対策を施すことは非常に重要です。

また、前提として、通信データが暗号化されているなどセキュリティ対策が万全なWeb会議ツールを利用することも大切です。

安心してオンライン打ち合わせをするためにも、抜かりなくセキュリティ対策は行いましょう。

オンライン打ち合わせを実際にやるには？

続いて、実際にオンライン打ち合わせを実行する方法について解説していきます。

Web会議ツールの導入

当然ですが、オンライン打ち合わせを行うためには、まず通信環境を整えた上で複数人で使えるWeb会議ツールを導入する必要があります。

近年は多くのweb会議ツールが登場していますが、ツールによって機能や動作のスムーズさなども異なるため、ニーズに合うものを選びましょう。

体験版を導入して実際に利用してみて、自社の会議にマッチするかを比較検討すると良いでしょう。

システム動作を事前にチェック

インターネット回線の接続状況や回線の状態は、環境などの影響を受けて日々異なります。

また、参加者は自宅をはじめとした異なる場所から参加するため、インターネット環境や使用デバイス次第では参加者全員の通信状況が安定しているとは限りません。

そのため、円滑にオンライン打ち合わせを進めるためにも、システム動作の事前チェックは必須です。

またマイクやスピーカー、カメラがきちんと機能しているかも事前に確認しましょう。場合によってはイヤホンやヘッドセットを利用する必要があるかもしれません。

もし通信状態が悪く打ち合わせが中断したり、通信状況の問題で開始時間に遅れが発生すると相手に失礼となるので、打ち合わせの都度事前の確認は行いましょう。

進行役を決める

web会議ツールの準備が完了したあとは、打ち合わせの進行役（ファシリテーターとも呼ばれます）を決めて、議題や時間配分などを委ねましょう。

進行役は打ち合わせを円滑に進めるために重要な役割を担っており、ITにも強く知識と経験が豊富な人が望ましいです。

オンライン打ち合わせでは、発言者が被ったり本来の論点から話題がズレてしまうこともあるので、軌道修正することも進行役の重要な役割です。

打ち合わせ前に方向性を必ず共有しておく

打ち合わせの目的や方向性が曖昧だと、質の高い打ち合わせができなくなってしまいます。

そのため、打ち合わせ前に方向性を必ず共有しておき、参加予定者に議題について予習してもらうことも重要です。

リモートワーク中は打ち合わせとは違う他の仕事に集中している可能性が高いので、効率よく打ち合わせモードに入るためにも事前に情報共有しておくと良いでしょう。

ツールを導入する際にチェックすべきポイント

最後に、Web会議ツールを導入する際にチェックすべきポイントについて解説していきます。

セキュリティ面で安心できるか　

近年は個人情報の保護の重要性が高まっているので、情報漏洩や不正アクセスなどの備えは万全にしておきましょう。

そのため、利用するWeb会議ツールのセキュリティ面が万全であるかどうかは大切な要素となるので、事前に必ずチェックしておくべきです。

具体的には、通信データがきちんと暗号化されているかなどをチェックして、不正アクセスができないかテストすると良いでしょう。

会議ツールによってはセキュリティ面が脆弱なものもあるので、自社の信頼を傷つけないためにも強固なセキュリティを誇るツールを導入することをおすすめします。

画面共有・録画・チャット機能の使い勝手

オンライン打ち合わせでは、画面上で資料の説明を行ったり、全員でホワイトボードに書き込んだりしたい場合もあるでしょう。また、欠席者のために打ち合わせの内容を動画で記録する必要もあるかもしれません。

スムーズに情報共有を行うためにも、必要となる機能が付いているweb会議ツールを利用しなければなりません。

具体的には、画面共有・録画・チャット・ホワイトボードなどの機能を確認しておき、使い勝手の良し悪しを含めて確認しておくと良いでしょう。

操作性・画面レイアウトがわかりやすい

ITに疎い参加者がいる可能性もあるので、できるだけ操作や画面レイアウトがシンプルなWeb会議ツールを利用した方が受け入れやすいです。

このように、初めて使う人でも簡単に使いこなせるかどうかも注意するべきポイントです。

ツールによっては「事前のアカウント登録」「専用ソフトをインストール」などを済ませておく必要があるので、こちらも事前に調べておきましょう。

余計な機能が付いているよりも、シンプルな方がスムーズにオンライン打ち合わせを開催できるメリットがあります。

社外の方を簡単に招待できる

社外の人を交えてオンライン打ち合わせを行う場合は、相手にも同じWeb会議ツールを用意して、接続してもらう必要があります。

そのため、先方の手を煩わせないためにも、ワンタイムで招待できる機能を搭載しているツールを利用すると便利です。

また、ツールによっては招待できる人数や利用時間に上限があることがあるので、これらの点についても事前に確認しておきましょう。

おすすめのオンライン打ち合わせツール

ここでは、オンライン打ち合わせにおすすめのツールを5つ紹介していきます。

MetaLife

MetaLifeは、オンラインスペース上にアバターとなって集まる、バーチャルオフィスツールです。アバターはスペース上を自由に動き回ることができ、近くにいる人同士で顔を見ながら会話することができます。

つまり、普段からバーチャルオフィスとしてMetaLifeを利用していれば、わざわざWeb会議ツールを利用しなくても、MetaLifeで打ち合わせしたい人同士で集まるだけで打ち合わせができます。

使い方は、1人がスペースを作成してURLを共有し、参加者はそのURLをクリックするだけです。同じスペースを繰り返しての利用も可能なので、外部の方との定期的な打ち合わせも、その都度URLを発行する手間なく簡単に行うことができます。

また、MetaLifeはドメインやIPアドレスの制限、2段階認証、パスワードの暗号化など、徹底してセキュリティ対策に取り組んでいます。安心して利用できるのがMetaLifeなのです。

料金は25人まで無料、25〜50人で月額22,000円、50〜300人で月額44,000円となっています。

MetaLifeを無料で始めてみる！

Zoom

Zoomはパソコンやスマホなどあらゆるデバイスから、いつでも簡単にオンライン会議を始めることができる、ビデオ会議ツールです。

コロナ禍で世界的に有名になり、今では全世界で100万以上の企業に導入されています。

通信が非常に安定しており、レコーディング機能や外部のカレンダー機能との連携など、業務の上で便利な機能が豊富にあるなど、非常に魅力が多いツールです。

無料版で参加者は100人まで・ミーティング時間は40分まで試すことができます。

Google Meet

Google Meetは、検索エンジン大手のGoogleが提供するビデオ会議ツールです。Googleアカウントがあれば無料で利用することが可能です。

Zoomと同じく、あらゆるデバイスからどこでもオンライン打ち合わせに参加することができます。またユーザー情報保護機能とプライバシー保護機能が備わっており、安全性が非常に高いことでも評判です。

さらに、Googleのサービスのため、GmailやGoogleカレンダーなど、他のGoogleアプリとの連携に優れています。

無料版の場合、参加者2人なら最大24時間まで、参加者が3人以上の場合は最大60分まで利用することができます。

VCRM

VCRMは、オンライン商談に特化したツールであり、オンライン打ち合わせにも非常に役立つこと間違いなしです。

音声通話は電話音声またはPCマイクを利用しており、状況に応じた切り替えが可能です。URL発行と番号発行の両方に対応しており、相手は事前登録やアプリのインストールが必要ありません。

搭載されている機能も豊富です。資料を事前にセットアップしたり、ノート機能で双方がメモを書き込めたりと、スムーズに打ち合わせの進行に寄与すること間違いなしです。

初期費用は98,000円で、1ルームの追加あたり月額5,000円となっています。

ジンジャーミーティング

シンジャーミーティングとは、バックオフィスツール「ジンジャーサービス」の一部であるweb会議ツールです。

ミーティングのURLは基本設定を行うだけで簡単に発行することができます。そしてツールをダウンロードすることなく、URLをクリックするだけでミーティングを開催することができます。

また「ジンジャーサービス」は、勤怠管理や人事管理、給与計算などの支援も行っており、ジンジャーミーティングとの併用もおすすめです。

オンライン打ち合わせのメリット・コツまとめ

オンライン打ち合わせは、働き方改革の流れともマッチしており限られた時間を有効活用できるメリットがあることから、今後も高い需要があるでしょう。

リモートならではの難しさがある点を把握し、効果的な対策を取ることで質の高い打ち合わせをすることが可能となります。

こちらの記事で紹介したコツや注意点を参考にしつつ、効果的なオンライン打ち合わせができるようにしてください。