【例文付き】丁寧に依頼するビジネスメールの書き方は？ポイントを解説！

依頼メールの書き方のポイント

依頼メールを書く際には、相手にわかりやすく、失礼のないように伝えることが重要です。以下では、依頼メール作成のポイントを簡潔にご紹介します。

件名は簡潔にする

ビジネスメールの件名は15〜20文字程度で、具体的かつ明確な件名を心がけましょう。

例えば、「【お願い】〇〇資料の送付について」のように、【】記号を使って用件を明確にし、内容をすぐに把握できるようにします。

長すぎる件名は避け、重要なポイントを冒頭に持ってくることで、相手の興味を引き、迅速な対応を促すことができます。

具体的で簡潔な件名は、メールの開封率を高め、スムーズなコミュニケーションを実現する鍵となります。

内容は明確にする

依頼メールで最も重要なのは、具体的で明確な内容を伝えることです。

曖昧な表現や婉曲的な言い回しは避け、相手が「何を」「いつまでに」「どのように」すべきかを明確に示しましょう。

例えば、資料の修正を依頼する場合は、具体的な修正箇所や期限を明記することが大切です。

「3ページ目の図表A、5ページ目の第2段落について、〇〇の観点から修正をお願いします。期限は○月○日までにお願いいたします」と具体的に伝えることで、相手は迷うことなく作業を進められます。

依頼する理由は丁寧に伝える

依頼メールで最も重要なポイントの一つは、なぜその依頼をするのかを明確に説明することです。

「〇〇してください」とだけ伝えるのではなく、依頼の背景や目的を丁寧に説明することで、相手は依頼の意図を理解し、前向きに対応してくれる可能性が高まります。

例えば、資料の提供を依頼する場合は、その資料をどのように活用するのか、なぜその情報が必要なのかを具体的に伝えましょう。

講演や協力を依頼する際も、なぜその人に依頼したいのか、どのような期待があるのかを率直に説明することで、相手の共感を得やすくなります。

相手への感謝は必ず忘れない

依頼メールにおいて、相手への感謝の気持ちを示すことは極めて重要で​、相手の日常業務や時間を尊重していることを言葉で示すことが、スムーズな対応につながります。

例えば、「お忙しい中恐縮ですが」「いつもお世話になっております」といった前置きの言葉を使うことで、相手に対する敬意と感謝の気持ちを伝えることができます。

このような配慮は、相手に好印象を与え、依頼に対してより前向きな姿勢で対応してもらえる可能性を高めます。

返信期限を設ける

明確な返信期限を設定することも大切で​、曖昧な「〇日後ぐらい」といった表現は避け、具体的な日時を明記しましょう。

例えば、「〇月〇日〇時頃までに」と具体的に伝えることで、相手に明確な行動指針を示すことができます。

緊急の案件の場合は、「お忙しい中、急なご依頼となり恐れ入りますが」といった言葉を添えると、より丁寧な印象を与えられます。

期限を明確にすることで、相手は自身のスケジュールを調整しやすくなり、スムーズな対応につながります。

依頼メールのフレーズについて

依頼メールで使えるフレーズは、相手に対して丁寧かつ明確な印象を与えるために欠かせません。ここでは、よく使われる便利な表現をいくつかご紹介します。

依頼メールでよく使われるフレーズ

ビジネスメールで効果的な依頼フレーズは、相手への敬意と感謝の気持ちを示すものが重要です。

代表的な前置きフレーズには、「お手数をおかけいたしますが」「恐れ入りますが」「お忙しいところ誠に恐縮ですが」などがあります。

依頼の本文では、「ご協力いただけますでしょうか」「お力添えいただけますと幸いです」「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」といった丁寧な表現を使うことで、相手の気持ちに寄り添い、好感度の高いメールを作成できます。

最後は、「何卒よろしくお願い申し上げます」などの結びのフレーズで、誠実さと感謝の気持ちを伝えましょう。

依頼メールで避けるべきフレーズ

依頼メールでは、相手の気分を害する表現を避けることが重要です。

「〜してください」や「〜しなければいけません」といった強制的な言い回しは、相手に圧力を感じさせてしまいます。

代わりに、「〜していただけますでしょうか」や「〜させていただけますと幸いです」のような、柔らかく丁寧な表現を使うことで、相手に好印象を与えることができます。

また、「早急に」「至急」といった言葉は、相手にプレッシャーを与えるため、できる限り避けましょう。相手の都合や状況を尊重する姿勢が大切です。

依頼メールの書き方

依頼メールを書く際には、適切な構成や言葉遣いが求められます。ここでは、基本的な書き方をステップを踏んでわかりやすく解説します。

件名

件名は、相手が一目で用件を理解できるように簡潔かつ明確に書くことが大切です。

【お願い】や【依頼】などのキーワードを冒頭に入れることで、メールの目的がすぐに伝わります。

具体的な用件を簡潔に示し、緊急性がある場合は【至急】などを追記するとよいでしょう。

宛名

ビジネスメールの宛名は、相手への敬意と丁寧さを示す重要な要素です。正式な宛名の書き方は、「会社名」「部署名」「役職」「氏名（フルネーム）」の順に記載します。例えば、

株式会社〇〇

法人営業部

課長 山田 太郎 様

このように、略称を使わず正式な会社名を記載し、相手の氏名には必ず「様」をつけることがポイントです。

挨拶・名乗り

ビジネスメールの挨拶と名乗りは、相手との良好な関係を築く最初の重要なステップです。

まずは、「いつもお世話になっております」や「平素より大変お世話になっております」といった丁寧な挨拶から始めます。

次に、自分の所属と名前を明確に伝えます。例えば、「株式会社〇〇の△△です」のように、会社名と氏名を簡潔に記載します。

相手との関係性や、直近のやりとりがあれば、それに触れることで、より親しみやすいメールになります。

要旨

依頼メールの本質は、相手の立場を尊重しながら明確に意図を伝えることです。

用件を簡潔かつ丁寧に記載し、依頼の背景や理由を明確にすることで、相手に共感と理解を促します。

具体的な依頼内容、期限、期待する成果を明示することで、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

詳細

依頼メールの詳細では、具体的な依頼内容を明確かつ簡潔に記載することが重要です。

依頼する背景や理由を丁寧に説明し、相手が理解しやすいように具体的な情報を盛り込みましょう。

例えば、資料の修正を依頼する場合は、修正が必要な具体的な箇所や修正後の期限を明確に示すことで、相手の負担を軽減しスムーズな対応につながります。

結び

依頼メールの結びは、相手への感謝と謙虚な気持ちを込めて締めくくることが大切です。

「お忙しいところ恐れ入りますが」や「お手数をおかけいたしますが」といった言葉で相手への配慮を示し、「何卒よろしくお願いいたします」や「ご協力いただけますと幸いです」など、丁寧な表現で締めくくりましょう。

相手の立場に立って、心のこもった結びの言葉を心がけることで、好感度の高いメールになります。

署名

署名は、ビジネスメールの最後を飾る重要な部分です。

自分の基本情報を明確に記載することで、相手に信頼感を与えることができます。

具体的には、以下の情報を含めるとよいでしょう。

• 氏名（フルネーム）
• 所属会社名
• 部署名
• 役職名（任意）
• 連絡先（電話番号、メールアドレス）

【例文】シーン別依頼メール

依頼メールはシーンによって表現や内容が異なります。以下では、さまざまなシーンに応じた具体的な例文をいくつかご紹介します。

社外向けの依頼メール

打ち合わせの依頼をするメール

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。

つきましては、先日お話しいただいた○○の件について、打ち合わせをお願いしたく存じます。下記の日程でご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。

• ○月○日（○）○時～
• ○月○日（○）○時～
• ○月○日（○）○時～
  
  お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

見積もりを依頼するメール

貴社の〇〇製品について、以下の条件で見積書をお願いしたく存じます。

• 商品名：〇〇製品
• 数量：100点
• 希望納期：〇月〇日まで
• 予算：〇〇万円

お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。

社員訪問を依頼するメール

突然のご連絡を恐縮ですが、弊社の□□と申します。この度、御社との技術交流について、直接お話をさせていただきたく、メールを差し上げました。

つきましては、貴社の▲▲部門へ、弊社担当者の訪問の機会をいただけないでしょうか。具体的には以下の内容でお伺いしたく存じます。

• 訪問目的：技術連携の可能性探索
• 希望訪問日：2025年1月中旬
• 訪問予定人数：2名

お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

返信を依頼するメール

先日ご相談いたしました件について、現状のご確認をお願いしたく、メールを差し上げます。つきましては、以下の点について、ご返信いただけますと幸いです。

• 現在の進捗状況
• 想定されている課題
• 次回の打ち合わせ日程

お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、12月25日（水）までに ご回答いただけますと大変助かります。何卒よろしくお願い申し上げます。

アポイントの日程を変更依頼をするメール

突然のご連絡となり恐縮ですが、12月25日に予定しておりました打ち合わせの日程変更をお願いしたく存じます。

つきましては、12月27日（木）14時から16時の間で改めて日程調整をさせていただけますと幸いです。ご都合いかがでしょうか。

お手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。何卒よろしくお願い申し上げます。

社内向けの依頼メール

上司へ書類確認を依頼するメール

標記の件につきまして、ご確認をお願いしたく存じます。

現在作成中の第4四半期事業計画書を添付いたしました。特に以下の点について、ご精査いただけますと幸いです。

• 予算配分の妥当性
• 戦略的目標の明確さ
• リスク評価の網羅性

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。何かご不明な点がございましたら、ご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

上司へ打ち合わせの出席を依頼するメール

標記の件、来週の次期プロジェクトキックオフミーティングへのご出席を何卒お願い申し上げます。

【日時】2024年12月27日（金）14:00〜15:30

【場所】本社3階 会議室A

【議題】新規事業計画の骨子と初期スケジュール確認

お忙しい中、大変恐縮ではございますが、ご出席いただけますと幸いです。ご都合が合わない場合は、代理の方のご参加をご検討いただけますと幸いです。

ご回答を何卒よろしくお願いいたします。

依頼メールのまとめ

ビジネスメールで依頼をする際には、相手への配慮と分かりやすいコミュニケーションが非常に重要です。

相手に快く協力してもらうためには、依頼内容を具体的かつ明確に伝えることが求められます。

また、依頼の理由や背景を丁寧に説明することで相手に納得感を持ってもらえる上、対応してもらう期限を明示することも大切です。

思いやりのある言葉遣いや敬意を込めた表現も加えながら、ビジネスの場にふさわしい丁寧な依頼メールを作成してみましょう。