「わかりました」という言葉は日常会話でよく使われますが、目上の人やビジネスシーンでは使っても良いのか迷うことがありますよね。
また、状況によっては、より丁寧な表現が求められる場面も少なくありません。
この記事では、「わかりました」が目上の人に対して適切かどうかを詳しく解説し、さらに、ビジネスシーンで使える正しい敬語表現や具体的な例文もあわせてご紹介します。
適切な言葉遣いを身につけることで、よりスムーズなコミュニケーションが取れるようになるはずです。
「わかりました」は敬語か？
まず初めに、「わかりました」は目上の人に使える敬語表現なのかを確認していきましょう。
「わかりました」は丁寧語
「わかりました」は、「わかる」という動詞に丁寧語の「ます」を付けた過去形の表現です。丁寧語とは、相手や自分の立場に関わらず、物事を丁寧に伝える言葉のことを指します。
尊敬語のように相手を高めたり、謙譲語のように自分をへりくだったりする働きはありません。
目上の人や取引先には「わかりました」は避けるべき
「わかりました」は丁寧語であり、技術的には敬語の一種ですが、ビジネスシーンでは目上の人や取引先に使用するのは適切ではありません。
この表現は、以下の理由から避けるべきとされています：
- 敬意の度合いが低く、幼い印象を与える可能性がある
- 単に理解を示すだけで、依頼を受け入れる意思が明確でない
- 上司やクライアントに対して失礼に感じられる可能性がある
代わりに、「承知しました」「承知いたしました」「かしこまりました」などの表現を使うことで、より適切な敬意と確実な意思表示ができます。
「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の違い
敬語には3つの種類があり、それぞれ異なる役割を持っています。
尊敬語は相手や第三者を立てる表現で、「いらっしゃる」「おっしゃる」などが該当します。
謙譲語は自分をへりくだることで相手への敬意を表す言葉で、「伺う」「申し上げる」などが代表的です。
丁寧語は「です」「ます」のように、相手に対して丁寧に伝える表現です。
「わかりました」と同様に避けるべき承諾表現
ビジネスシーンでは、「わかりました」以外にも避けるべき承諾表現があります。
例えば、「了解です」は上司や取引先に対して不適切とされています。この表現は目下の人に許可を与える印象を与え、敬意が不足しているためです。
同様に、「OKです」「分かってます」「把握しました」なども、カジュアルすぎたり冷たい印象を与えたりするため、ビジネスメールや会話では控えるべきでしょう。
「わかりました」の適切な敬語言い換え表現
「わかりました」を目上の人や取引先に対して使う場合は、より丁寧な敬語に言い換えるのが適切です。以下に例を挙げます。
「承知しました」
丁寧語で、上司や取引先に使える基本的な表現です。相手の依頼や要求を理解し、引き受けることを示します。
「承知」には「要求の本質を理解し、相手の意向を受け入れる」意味があります。
例文:
「○○の件、承知しました。すぐに対応いたします。」
「上司からの指示、承知しました。」
「承知いたしました」
より丁寧な敬語表現で「する」の謙譲語「いたす」を使用し、相手への敬意を強調しています。取引先や顧客との対応に最適です。
例文:
「お手数をおかけいたしますが、○○の件、承知いたしました。」
「ご依頼の内容、承知いたしました。」
「かしこまりました」
最も丁寧な敬語表現（謙譲語）で、相手への最大限の敬意を表現しています。
接客業や高度に丁寧なビジネスシーンで頻繁に使用され、「畏（ま）りました」と漢字で書くこともあります。
例文:
「かしこまりました。明日の午前中までに用意いたします。」
「レストラン予約の件、かしこまりました。早速手配させていただきます。」
「承りました」
最も謙虚な表現で、「拝聴します」「つつしんでお引き受けします」というニュアンスです。顧客や取引先からの要望に対して使用し、強い謙遜の意味を持ちます。
例文:
「お客様のご要望、承りました。」
「ご指示の件、承りました。」
「わかりました」の丁寧な英語表現
「わかりました」を英語で丁寧に表現する際は、フォーマルな状況やビジネスシーンに適した表現を選ぶことが大切です。以下に例を挙げます。
フォーマルな状況での表現
- "Certainly." - 非常に丁寧で、相手の依頼や提案を完全に理解したことを示します。
- "Of course." - 上司や取引先との会話で適切な表現です。
- "I understand." - 相手の言っていることを理解したというニュアンスを伝えます。
ビジネスシーンでよく使われる表現
- "I agree with you." - 相手の意見に同意する際に使用します。
- "I'd be happy to." - 依頼を喜んで承諾する気持ちを伝えます。
- "I understand the matter." - より正式な理解の表明です。
「わかりました 敬語」まとめ
「わかりました」という表現は便利ですが、目上の人や取引先に対しては慎重な使い方が求められます。
適切な場面で「承知しました」「かしこまりました」などの表現を選ぶことで、相手に対する敬意をしっかりと伝えることができます。
この記事で紹介した例文や言い換え表現を参考に、状況に合った言葉遣いを身につけ、より円滑なコミュニケーションを目指しましょう。