【例文付き】複数人に宛てるメールの正しい宛名の書き方を詳しく解説

複数人に宛てたメールの基本マナー

複数人にメールを送る際は、基本的なマナーを守ることが円滑なコミュニケーションの鍵となります。ここでは、押さえておきたいポイントを簡潔に解説します。

宛名は役職順に並べて書く

複数人に宛てるメールの宛名を書く際の最も重要なポイントは、役職の高い順に並べることです。例えば、同じ部署内で部長と課長、係員にメールを送る場合、以下のように記載します：

• 営業部
• 部長 山田様
• 課長 鈴木様
• 係員 田中さん

役職順に並べることで、相手への敬意を示すとともに、組織内の階層を尊重する姿勢を表現できます。

注意点として、役職の順序を間違えると、受信者に「自分のほうが役職が下だと思われている」と誤解される可能性があるため、細心の注意が必要です。

役職が不明な場合は、名前を五十音順やメールアドレスのアルファベット順に並べるのがマナーとされています。

宛先にCcがある場合はCcを宛名に書く

メールにCcを使用する際は、宛名に明確にCcの受信者も記載することが重要です。

Ccに入れた人の名前を宛名に追記することで、メールの受信者全員が誰に送られているかを明確に把握できます。

社内メールの場合は「CC：△△部長、△△さん」、社外メールは「CC：〇〇部長、〇〇様」のように記載します。

特に社外メールで他社と自社のCcが複数ある場合は、企業名を明記したうえで「CC：〇〇部長、弊社△△」と並べて記載するのがビジネスマナーとして適切です。

この方法により、メールの受信者全員が送信の意図と関係者を正確に理解できるようになります。

複数企業に送る場合は企業名を横並びに書く

複数の企業に同時にメールを送る際は、送信者との関係性を考慮して企業名を適切に並べることが重要です。

クライアントと協力会社など、関係性が異なる企業に送る場合は、クライアントの企業名を先頭に記載するのがビジネスマナーです。

例えば、「株式会社〇〇 斎藤部長、△△株式会社 北村課長」のように、企業名と担当者名を明確に区別して記載します。

企業間の関係性が同等の場合は、業務への関与度が高い順に企業名を並べましょう。

また、特定の部署に送る際は、「株式会社〇〇 企画事業部各位、△△株式会社 営業部各位」のように、部署名を明記するのがポイントです。

宛先が５名以上の場合は「各位」を使う

メールの宛先が5名を超える大人数の場合、全員の名前を列挙するのは現実的ではありません。このような場合は、「各位」を活用することで、効率的かつ丁寧な宛名を作成できます。

「各位」は、複数の人に対する敬称で、一人ひとりに敬意を表現できる言葉です。

例えば、「営業部各位」「取引先各位」「関係者各位」などと記載することで、大人数への連絡を簡潔に行えます。

ただし、「各位様」や「各位殿」といった二重敬語は避け、シンプルに「各位」と記載するのがビジネスマナーの鉄則となります。

Cc・Bccを使った複数人向け宛名

ここでは、その基本ルールと工夫の仕方についてわかりやすくお伝えします。

Ccとは

Ccは「Carbon Copy（カーボンコピー）」の略で、メールの内容を共有したい関係者に使用する機能です。メインの宛先（To）以外の人に、同じメール内容を送信する際に使用します。

主にメールの内容を確認してほしい人に送付することや、上司や関係者に情報を共有すること、メインの宛先とは別に参考情報として送信する目的で活用されます。

Ccに指定された受信者には、原則として返信の義務はありませんが、メール内容を確認する義務があります。

ビジネスメールでは、Ccに指定する際は役職順に宛名を記載し、社外と社内の人が混在する場合は社外の人を優先して記載するのがマナーとされています。

注意点として、Ccで送信する場合、全ての受信者にメールアドレスが表示されるため、情報流出に注意が必要です。

Bccとは

Bccは「ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）」の略で、メールの隠れた受信者を設定する機能です。

Bccの最大の特徴は、メールの他の受信者にアドレスを知られたくない相手にメールを送る際に使用できることです。

Bccで送信すると、TOやCcで送信された人には、誰がBccで追加されているかまったく表示されません。

具体的な活用シーンとしては、取引先や顧客のメールアドレスを互いに知られたくない場合、社内で内密に情報共有したい場合、面識のない複数の相手にメールを送る際などがあります。

Bccを使用する際は、「BCC一斉送信」である旨を本文に明記するとより丁寧で、受信者への配慮が感じられます。

Cｃ・Bｃｃの使い分け方

CCとBCCは、メールの目的や状況によって使い分けることが重要です。CCは、メールの内容を共有したい関係者や、情報を知っておいてほしい人に使用します。

例えば、プロジェクトメンバーや上司に情報を共有する際に活用できます。

一方、BCCは、他の受信者に知られたくないメールアドレスや、面識のない複数の相手に一斉送信する際に便利です。特に取引先や顧客に一斉メールを送る場合、個人情報保護の観点からBCCが推奨されます。

BCCを使用する際は、「一斉配信のためBCCで失礼します」と一言添えると、受信者に配慮の姿勢を示すことができます。

また、ToやCCに入れるメールアドレスは、お互いに共有しても問題ない関係であることを事前に確認することが大切です。

複数人に宛てたメールの書き方

複数人にメールを送る際には、相手との関係性や状況に応じた適切な書き方が求められます。ここでは、基本的なルールや具体的なポイントについてご紹介します。

社外向け複数人宛てメール

複数企業に送るメールの宛名

複数の企業に跨るメールを送る際は、送信者との関係性を考慮して宛名を記載することが重要です。

クライアントと協力会社のような関係性がある場合は、クライアントの担当者を先に記載します。例えば、以下のように書くことができます。

• 株式会社〇〇 斎藤部長
• △△株式会社 北村課長

並列の関係の場合は、業務への関与度が高い順に記載するのがマナーです。

また、特定の部署に送りたい場合は、「株式会社〇〇 企画事業部各位」のように、会社ごとに分けて送付するのが一般的です。

社外向けメールの際に社内関係者をCｃに入れる宛名

社外向けメールで社内の関係者をCcに入れる際は、会社名と宛名の記載方法に注意が必要です。

社外の方がToに複数人いる場合は、「○○様、△△様」と敬称をつけて列挙します。Ccに社内の関係者を入れる際は、「弊社 ○○、△△」のように記載するのが一般的です。

具体例を挙げると、以下のようになります。

• ○○株式会社
• 営業部 山田様、佐藤様
• （Cc: 弊社 鈴木、田中）

この例では、社外の受信者には敬称「様」をつけ、社内関係者は会社名と名字のみを記載しています。社内関係者は敬称を省略し、役職順に並べることがポイントです。

大人数に送るのメールで「各位」を使う宛名

大人数に送るメールで「各位」を使う宛名は、特に社外向けのメールで重要なマナーで、4名以上の団体に送る場合は、「御中」や「各位」を使うのが一般的です。

例えば、同じ会社の特定部署全員に送る際は「○○株式会社 営業部各位」と記載します。

プロジェクトや同じ仕事に関係している複数の相手に送る場合は、「○○プロジェクト担当各位」や「関係各位」といった表現が適切です。

注意点として、「各位様」のように敬称を重ねることは避け、シンプルに「各位」と記載することがビジネスメールのマナーとして正しいでしょう。

社内向け複数人宛てメール

大人数の社員へ送るメールの宛名

社内で大人数の社員に一斉メールを送る際は、「各位」を活用するのが最適な方法です。

例えば、全社員や特定の部署全体に向けたメールの場合、以下のような宛名の書き方が一般的です。

• 「営業部 各位」
• 「関係者 各位」
• 「プロジェクトメンバー 各位」

このとき、重要なポイントは「各位」が既に敬称として機能するため、「各位様」のような二重敬語は避けることです。

大人数への送信では、メールの冒頭に部署名や対象グループを明確に示し、その後に「各位」と記載することで、受信者全員に対する敬意と明確な宛先を表現できます。

役職順に並べる宛名

複数人に宛てるメールでは、役職の高い順に宛名を並べることが最も重要なビジネスマナーです。

同じ部署内で複数の人に送る場合、部長、課長、係長、担当者の順に並べることが基本となります。

例えば、総務部内に複数の受信者がいる場合、次のように記載します。

• 総務部
• 部長 田中様
• 課長 鈴木様
• 係長 伊藤様

3名程度までは縦に並べ、4名以上の場合は横に並べるのがおすすめです。同じ役職の場合は、メールの内容に関係の深い人から順に記載するのがマナーとされています。

注意点として、役職の順序を間違えると、受信者に失礼に当たる可能性があるため、不明な場合は五十音順やアルファベット順に並べることをお勧めします。

同じ役職の複数社員に送るメールの宛名

同じ役職の社員に送るメールの宛名は、メールの内容に関係が深い順に名前を記載するのがビジネスマナーです。

例えば、営業部の同じ課長職の社員に送る場合、以下のような書き方が推奨されます。

• 営業部
• ▲▲課長
• ●●課長

（メールの内容に関係が深い順）

注意点として、同じ役職の社員が複数いる場合は、プロジェクトへの関与度や業務の関連性を考慮して順番を決めることが重要です。

また、社内の慣習や規則に従い、敬称は「様」や「さん」のどちらを使用するかを確認しておくことをおすすめします。

メールの作成時に知っておきたい基本的なマナー

メールを作成する際には、以下のような基本的なマナーを押さえることで、スムーズで信頼感のあるコミュニケーションを実現できます。

略称・省略形は使用しない

ビジネスメールにおいて、会社名や氏名の略称や省略は厳禁です。

会社名は必ず正式名称を全て記載し、「（株）」などの略称は避けましょう。例えば、「株式会社」と正確に記載することが重要です。

氏名についても、フルネームで正確に記載することが求められます。名刺や署名を参考にし、漢字の誤りや脱字がないよう細心の注意を払いましょう。

二重敬語の使用は避ける

ビジネスメールで二重敬語を使用すると、専門性の低さを露呈してしまう可能性があります。

例えば、「おっしゃられる」「伺わせていただきます」「社長様」といった表現は避けるべきです。

二重敬語とは、尊敬語や謙譲語が重複している表現のことです。相手を敬う意図で使用しがちですが、逆に失礼に聞こえることがあります。

正しい表現に置き換えるポイントは、余分な敬語表現を削ぎ落とすことです。「おっしゃる」「伺います」「社長」のように、シンプルかつ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

メール宛名が複数の場合まとめ

メールの宛名は、相手への敬意や信頼を表す重要なポイントです。

役職や関係性を踏まえた適切な書き方を心がけることで、ビジネスコミュニケーションの質を一段と高めることができます。

これらのマナーを意識して実践すれば、相手に好印象を与える正確な宛名の書き方が自然と身につきます。ぜひ、今日から意識して取り入れてみましょう。