【例文付き】採用・内定承諾メールの正しい返信方法は？電話の場合も解説

【基本マナー】採用・内定承諾に対する返信方法

ここでは、採用・内定承諾に対する返信方法の基本マナーについてご紹介します。

内定通知を受けたらすぐに返信

採用メールを受け取ったら、24時間以内に返信することが最も重要です。返信が遅れると、企業に対してネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。

メールをすぐに返信できない場合でも、「○日までに詳細な返信をさせていただきます」といった簡単な一報を入れることで、メールを確認したことを伝えられます。

返信のタイミングは企業の営業時間内が望ましく、深夜や早朝の送信は避けましょう。

相手の連絡手段に合わせる

企業からの採用通知は、メールや電話など様々な方法で行われます。返信する際は、企業が最初に連絡してきた手段に合わせることが鉄則です。

メールで内定通知が届いた場合は、メールで返信するのが自然です。企業側も同じ連絡手段で返信を期待している可能性が高いためです。

一方、電話で内定の連絡を受けた場合は、電話で返事をするのがマナーとなります。

就活・転職エージェント経由で内定承諾を行う場合も

転職エージェントを利用している場合、内定承諾は必ずエージェントを通じて行います。

まず、エージェントから内定通知を受け取ったら、雇用条件を慎重に確認しましょう。内定を承諾する際は、エージェントに対して明確かつ丁寧な意思表示が重要です。

電話またはメールで、感謝の気持ちと内定を受け入れる意思を伝えます。特にメールの場合は、件名はそのまま、本文は簡潔に承諾の意思と入社への意欲を示すことがポイントです。

入社日や条件について疑問がある場合は、躊躇せずにエージェントに相談し、企業との調整を依頼しましょう。

採用・内定承諾に対する返信メールの書き方

ここでは、採用・内定承諾に対する返信メールの書き方の構成についてご紹介します。

件名

採用通知メールへの返信では、件名は元のメールの件名をそのまま使用することが鉄則です。「Re:」が自動的に先頭に付くため、採用担当者が返信メールを即座に識別できます。

例えば、「採用内定のご連絡【株式会社○○】」という件名であれば、そのままの件名で返信します。

件名を変更するとメールの文脈や重要性が分かりにくくなり、採用担当者に混乱を招く可能性があります。

宛名

メールの宛名は、内定通知を送った担当者の情報を正確に記載することが重要です。

企業の人事部門や採用担当者の正式な部署名と、担当者のフルネームを明記しましょう。フルネームの後には必ず「様」をつけ、敬意を表します。

複数の担当者にCCで送る場合は、役職の高い順に記載するのがビジネスマナーです。

選考・内定についてのお礼

内定通知メールへの返信では、まず選考プロセスに対して、心からの感謝を伝えることが重要です。

企業が費やした時間と労力に対して、誠実な感謝の気持ちを示しましょう。

面接官や採用担当者に対して、貴重な機会をいただいたことへの謝意を丁寧かつ誠実な言葉で表現することで、あなたの誠実さと真摯な姿勢を印象付けることができます。

内定承諾の意思

内定承諾の意思は、曖昧な表現は避け、明確かつ丁寧に伝えることが重要です。

「内定をお受けします」や「内定を承諾いたします」といった、はっきりとした言葉で意思表示をしましょう。

「前向きに考えています」のような曖昧な言い回しは避け、企業に対して明確な意思を示すことで、信頼性と誠実さをアピールできます。

入社への意欲と決意を簡潔に添えることで、より前向きな印象を与えることができます。

入社後の抱負

入社後の抱負は、企業に対する熱意と成長への意欲を示す重要な機会です。

具体的には、自分が入社後にどのように成長し、会社に貢献したいかを明確に伝えることが大切です。

例えば、「先輩方から学び、早く戦力になりたい」「特定のスキルを磨き、チームに貢献したい」といった抱負が効果的です。

抱負を述べる際は、具体的な行動計画やその背景にある自分の強い意志を示すことがポイントです。

連絡事項

内定承諾メールでは、今後の手続きや必要書類について確認することが重要です。

企業から求められる書類や入社前オリエンテーションの日程、入社準備に関する詳細情報を明確に質問しましょう。

具体的には、入社手続きに必要な書類や健康診断の有無、入社前研修の有無、入社日の詳細などを丁寧に尋ねることが大切です。

質問は簡潔かつ明確に行い、企業側の負担にならないよう配慮することがポイントです。

署名

メールの署名は、あなたの身元を明確に示す重要な要素です。

基本的に以下の情報を含めましょう：

• 氏名（ふりがなや読み方を添える）
• 大学名・学部・学科
• 学年
• 連絡先（携帯電話番号）
• メールアドレス

署名には罫線を入れると、メール本文と明確に区切ることができ、読みやすくなります。例えば、以下のとおりです。

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山田 太郎（やまだ たろう）

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 4年

携帯電話：090-XXXX-XXXX

メール：yamada.taro@example.com

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【例文】シーン別採用・内定承諾メールの返信方法

ここでは、シーン別に採用・内定承諾メールの返信方法をご紹介します。

内定へのお礼を述べる場合

この度は、内定をいただき、心より感謝申し上げます。貴社の選考プロセスを通じ、御社の企業理念と私の志向が見事に合致することを実感いたしました。

内定をいただいた○○部門での就業を、大変光栄に思っております。これまでの学びと経験を活かし、貴社の発展に全力で貢献する所存です。

入社後は、即戦力として迅速に業務に取り組み、チームに貢献できるよう全力を尽くします。御社の期待に応えられるよう、日々研鑽を重ねる決意です。

つきましては、内定承諾の意思を正式にお伝えいたします。今後、必要な手続きや準備がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

内定を保留する場合

この度は、内定のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。

貴社の選考プロセスを通過し、内定をいただいたことを大変光栄に思います。

現在、複数の内定をいただいており、慎重に検討を重ねております。つきましては、内定承諾の最終判断まで若干の猶予をいただきたく存じます。

おおよそ○週間以内に、最終的な意思決定のご連絡を差し上げます。何卒ご理解とご猶予のほど、よろしくお願い申し上げます。

入社後は、貴社の発展に全力で貢献する所存です。

内定を辞退する場合

この度は、貴社の厳正な選考プロセスを経て内定をいただき、心より感謝申し上げます。

御社の事業内容や企業文化に深い敬意を抱いており、貴重な機会をいただいたことを光栄に思います。

大変恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、今回の内定を辞退させていただくことを、心苦しくお知らせいたします。

今回の決断は、私自身のキャリアプランと照らし合わせた末の判断であり、決して御社への敬意を欠くものではございません。

今後のご迷惑を最小限に抑えるため、何かご質問やご確認事項がございましたら、お気軽にご連絡ください。

確認事項がある場合

この度は内定をいただき、心より感謝申し上げます。

内定を正式に承諾いたします。つきまして、以下の点について確認をさせていただきたく存じます。

• 入社時の勤務地について、○○支社での配属は確定でしょうか。
• 入社前研修の日程と、必要な準備物について詳細をお知らせいただけますでしょうか。

入社に向けて、貴社の事業内容をさらに深く理解し、チームに貢献できるよう全力で準備を進めてまいります。

ご多忙とは存じますが、上記確認事項についてご回答いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

確認事項がない場合

この度は、内定をいただき、心より感謝申し上げます。つきましては、内定を正式に承諾いたします。

御社の企業理念に共感し、この度、入社の機会をいただけることを大変嬉しく思っております。入社までの期間、専門知識のさらなる研鑽に努めるとともに、御社の一員として、全力で業務に取り組む所存です。

現時点で確認したい事項はございませんが、今後、ご連絡が必要な際は、迅速に対応させていただきます。

何卒、よろしくお願いいたします。

採用・内定承諾の返信メールを送るときのポイント

ここでは、採用・内定承諾の返信メールを送るときのポイントをご紹介します。

件名は変更しない

採用担当者は日々多くのメールを処理しているため、新規メールで返信すると送信ログから関連するメールを探すのに時間がかかってしまいます。

そのため、内定承諾の連絡をする際は、受け取ったメールをそのまま返信することが重要です。

元の件名を変更せず、「Re:」を自動的に付けることで、採用担当者はメールの内容をすぐに把握でき、返信であることを一目で理解できます。

また、メールの追跡と管理も容易になります。

改行を挟んで読みやすさ重視

メールの読みやすさは、適切な改行によって大きく左右されます。

30〜35文字ごとに改行を入れることで、読み手の目に優しいメール文面を作成できます。段落間には空行を挿入し、視覚的な区切りを明確にしましょう。

文章の構造を意識し、論理的な段落分けを心がけることで、採用担当者に情報を分かりやすく伝えることができます。

誤字や脱字、不自然な敬語表現は避け、シンプルで洗練された文章を心がけることが重要です。

正しい言葉遣いを意識

内定承諾メールでは、ビジネス文書にふさわしい丁寧な言葉遣いが重要です。

尊敬語と謙譲語を正確に使い分け、二重敬語を避けましょう。例えば、「お受けいたします」や「謹んでお受けいたします」といった明確かつ丁寧な表現を選びます。

誤字脱字には細心の注意を払い、文章を送信前に必ず確認してください。特に、漢字の間違いや不自然な敬語表現は、採用担当者に悪印象を与える可能性があります。

自分の名前や面接日を添える

メールの冒頭には、自分の名前と所属を明確に記載することが重要です。

具体的には、「○○大学○○学部○○学科の△△△△です」のように、大学名と学部、学科、そして自分の名前を丁寧に示します。

これにより、採用担当者は即座にあなたを特定できます。また、面接日についても簡単に触れることで、選考プロセスを思い出してもらえます。

例えば、「先日、○月○日に面接の機会をいただき、誠にありがとうございました」と一言添えることで、あなたの誠実さと感謝の気持ちを伝えることができます。

個人・現職のメールアドレスはNG

採用・内定承諾の返信メールを送る際、個人や現職のメールアドレスを使用することは絶対に避けるべきです。

そのようなメールアドレスを使用すると、転職の意思を知られてしまったり職場の信頼関係を損なったり、現在の雇用主から不利益な扱いを受けるリスクがあります。

代わりに、就職活動専用のメールアドレスを事前に用意しておくことをおすすめします。

Gmail等のフリーメールサービスを利用し、できれば自分の名前や氏名に近いアドレスを作成することで、安全に採用通知のやり取りを行えます。

気になることは今のうちに聞く

内定承諾メールを送る際は、入社前に確認しておきたい疑問点をしっかりと伝えることが重要です。

例えば、勤務条件や福利厚生、具体的な業務内容、入社までのスケジュールなどについて、曖昧な点があれば遠慮なく質問しましょう。

質問する際は、丁寧かつ具体的に伝えることがポイントです。

「◯◯について詳しく教えていただけますでしょうか」といった形で、明確に情報を求めることで、企業側も適切に対応してくれるでしょう。

この段階で疑問を解消しておくことで、入社後のスムーズなスタートにつながります。また、企業側も真摯に対応してくれる姿勢を示すことができます。

電話で採用・内定承諾を受けた時の対処法

ここでは、電話で採用・内定承諾を受けた時の対処法についてご紹介します。

内定を受けたら伝える言葉

採用へのお礼の一言

内定を電話で受けた際の採用へのお礼は、誠実さと感謝の気持ちを簡潔に伝えることが重要です。

まず、「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」と感謝の意を明確に伝えましょう。

続いて、「貴社から内定をいただけたこと、大変光栄に思います」と、企業に選ばれた喜びを素直に表現します。

簡潔で誠実な言葉遣いを心がけ、感謝を込めて伝えることが、良好な関係構築の第一歩となります。

社会人としての抱負

内定承諾の際に、社会人としての抱負を伝えることは非常に重要です。企業は、単に業務をこなすだけでなく、組織に貢献し成長する意欲のある人材を求めています。

入社後は、与えられた業務に全力で取り組み、チームに貢献する姿勢を示すことが大切です。

「1日でも早く戦力になれるよう努力いたします」「会社の目標達成に向けて、自分の能力を最大限に発揮します」といった言葉で、自身の意気込みを伝えましょう。

また、学び続ける姿勢も重要です。

「先輩方から多くを学び、常に成長する意識を持って仕事に取り組みます」という抱負は、企業に対する誠実さと向上心を示す効果的な表現となります。

【会話例】電話で採用・内定承諾を受ける場合

ここでは、電話で採用・内定承諾を受ける場合の会話例をご紹介します。

その場で内定承諾をする場合

• 採用担当者：はい、○○株式会社です。
• 内定者：お世話になっております。本日、内定のご連絡をいただいた○○と申します。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか。
• 採用担当者：はい、私が担当の△△です。
• 内定者：このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変光栄に思います。御社からの内定を、この場で謹んでお受けさせていただきたいと存じます。
• 採用担当者：ありがとうございます。
• 内定者：入社後は、一日も早く御社の戦力となり、全力で貢献できるよう努めてまいります。どうぞよろしくお願いいたします。
• 採用担当者：こちらこそよろしくお願いいたします。
• 内定者：つきましては、入社までの流れや、準備しておくべきことについて、ご教示いただけますでしょうか。

かけなおしの電話で内定承諾する場合

• 内定先の社員: お電話、ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。
• 内定者: いつもお世話になっております。わたくし、内定通知をいただきました〇〇と申します。〇〇部の○○さまはいらっしゃいますでしょうか。
• 採用担当者: はい、私です。
• 内定者: このたびは内定をいただき、ありがとうございます。本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話いたしました。
• 採用担当者: ありがとうございます。承知いたしました。
• 内定者: 入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力してまいりますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。
• 採用担当者: こちらこそ、よろしくお願いいたします。
• 内定者: お送りいただいた書類は、内容を確認し期日までに送付いたします。

担当者が不在中の場合

• 内定者： いつもお世話になっております。わたくし、内定通知をいただきました〇〇と申します。〇〇部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
• 企業側の社員： 大変申し訳ございません。ただいま、〇〇は席を外しております。
• 内定者： そうですか。かしこまりました。それであらためてご連絡したいのですが、〇〇様は何時ごろお戻りになるでしょうか？
• 企業側の社員： 16時ごろには戻ってくると思います。
• 内定者： 承知いたしました。それでは16時半ごろに改めてご連絡させていただきます。よろしくお願いいたします。

確認事項がある場合

• 内定者： 内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。御社の内定を承諾させていただきます。入社に向けて、いくつか確認させていただきたい点がございます。
• 採用担当者： はい、どのようなことでしょうか？
• 内定者： まず、労働条件について確認させてください。給与、勤務時間、配属予定部署について、詳しく教えていただけますでしょうか？
• 採用担当者： もちろんです。具体的な詳細は後日送付する労働条件通知書に記載しておりますが、現時点で説明できる内容をお伝えします。
• 内定者： ありがとうございます。入社までのスケジュールと、準備しておくべき書類について教えていただけますか？
• 採用担当者： 入社前に提出いただく書類は、マイナンバー、履歴書、卒業証明書などです。具体的なリストは追って送付いたします。
• 内定者： 入社日までに特別に準備しておくべき知識やスキルはありますでしょうか？
• 採用担当者： 入社前研修の案内や、事前学習が必要な資料は近日中にメールでお送りいたします。
• 内定者： 入社までの連絡や質問は、どの担当者に連絡すればよろしいでしょうか？
• 採用担当者： 私の連絡先を控えておいてください。何か不明な点があればいつでもご連絡ください。

確認事項がない場合

• 採用担当者：はい、株式会社〇〇です。
• 内定者：お世話になっております。△日に内定のご連絡をいただきました、△△大学の△△と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますか。
• 採用担当者：はい、私が採用担当の△△です。
• 内定者：この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。御社からの内定を、心より嬉しく思います。
• 採用担当者：ありがとうございます。
• 内定者：入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力いたします。これからどうぞよろしくお願いいたします。
• 採用担当者：こちらこそ、よろしくお願いいたします。
• 内定者：ありがとうございます。本日は、お時間をいただき感謝いたします。それでは、失礼いたします。
• 採用担当者：失礼いたします。

電話で採用・内定承諾を受けるときのポイント

ここでは、電話で採用・内定承諾を受けるときのポイントについてご紹介します。

静かな場所で電話

内定の電話を受ける際は、周囲の騒音が少なく、落ち着いて会話できる環境を選ぶことが重要です。

騒がしい場所にいる場合は、すぐに静かな場所に移動しましょう。電話の相手に対して、「少々静かな場所に移動いたしますので、お待ちください」と伝えるのがマナーです。

移動に時間がかかる場合は、「現在騒がしい場所にいるため、静かな場所に移動してからすぐにお電話いたします」と伝え、かけ直すことをお勧めします。

静かな環境では、採用担当者の話をしっかりと聞くことができ、メモも取りやすくなります。

また、自分の声もはっきりと相手に伝えることができるため、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

メモを残す

内定通知の電話では、重要な情報を正確に記録することが極めて重要です。

入社日、オリエンテーション日程、提出書類とその期限、入社までに準備すべき物、担当者の連絡先、今後のスケジュールなど、伝えられる情報を詳細にメモしておくことが大切です。

スマートフォンのメモ機能や紙とペンを活用し、聞き取った内容をその場で整理し、最後に復唱して情報の正確性を確認することで、後で混乱することを防ぐことができます。

折り返し電話は相手の予定を確認してから

採用担当者との電話でのやり取りは、相手の都合を最大限に尊重することが重要です。折り返し電話をする際は、事前に相手の都合や可能な時間帯を確認することをおすすめします。

企業の就業時間内、特に午前10時から11時半、または午後14時から16時半の間が最適な連絡時間帯です。

昼休みや業務の繁忙時間を避け、相手が落ち着いて対応できる時間を選びましょう。もし直接確認できない場合は、メールで都合の良い時間を尋ねるのも一つの方法です。

メールでのお礼は必要？

メールでのお礼は、電話で内定承諾を受けた場合でも基本的に必要です。

電話での内定連絡後、お礼メールを送ることで、あなたの丁寧さと誠実さを示すことができます。

具体的には、電話で伝えたお礼の気持ちをより詳細に記載し、企業への感謝の意を表現することが大切です。

内定通知への感謝を明確に伝え、簡潔かつ丁寧な文章で24時間以内に送信することで、企業側に「真摯で誠実な人材」という好印象を与えることができるのです。

採用・内定承諾に対する返信方法まとめ

採用メールへの返信は、企業との良好な関係を築くための重要なステップです。この機会を活かし、感謝の気持ちをしっかり伝えつつ、自分の意思を明確に示しましょう。

また、返信は遅くとも24時間以内に行うのが基本です。丁寧で誠実な対応を心がけることで、内定後も信頼される人材として企業から高く評価されるでしょう。

ぜひ、正しい返信マナーを身につけて、社会人としての第一歩を自信を持って踏み出してください！