封筒や履歴書、メールなどで宛名の敬称を迷うことはありませんか？
本記事では、「御中」の意味や使用ルールを詳しく説明し、ビジネスマナーに適った正確な宛名の書き方をわかりやすくお伝えします。
この記事を読むことで、失敗を未然に防ぎ、相手に信頼感を与える印象的な宛名の書き方を身につけることができます。
ぜひ参考にして、より自信を持って書類作成に臨みましょう。
御中（おんちゅう）の意味とは？
「御中」は、企業や団体宛に文書やメールを送る際に使用される敬称で、「御」は敬意を表し、「中」は組織内の人々を意味します。
主に以下のようなシーンで使用されます：
- 担当者が不明な企業への連絡
- 特定の部署や組織全体に向けたメッセージ
- 取引先や他社とのビジネスコミュニケーション
重要なポイントとして、「御中」は個人宛には使用できず、組織や団体にのみ適用されます。
「様」や「各位」とは異なり、組織全体への敬意を示す特別な敬称として、ビジネスシーンで広く活用されています。
御中の正しい使い方とマナー
御中の正しい使い方とマナーについて見ていきます。
返信用封筒の場合
「係」はそのまま保持して追記する
返信用封筒に「○○係」と記載されている場合、その「係」は消さずに残します。
宛名に「行」や「宛」が記載されている場合は、それらを二重線で消す必要がありますが、「係」は部署や担当を示す重要な情報であるため、削除や変更を行うべきではありません。
宛名の正しい書き方としては、例えば「○○株式会社 人事部 採用係」の後ろに「御中」を追記します。
このとき、「係」の文字はそのまま保持し、二重線で消したり削除したりしないよう注意が必要です。
「行」「宛」は二重線で消して訂正する
返信用封筒に「行」や「宛」と記載されている場合、正しい敬称に書き換える必要があります。
まず、「行」や「宛」の上に二重線を引きます。縦書きの場合は縦の二重線、横書きの場合は横の二重線を引くのがマナーです。
次に、二重線で消した箇所の横に正しい敬称を記載します。組織や団体宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使用します。
例えば、「〇〇株式会社 行」と書かれていれば、「行」を二重線で消し、横に「御中」と記入します。「〇〇株式会社 宛」の場合も同様に、二重線で消して「御中」に書き換えます。
ビジネスメールの場合
メールの件名に宛先を記載しない
メールの件名に「〇〇株式会社 御中」や「〇〇部御中」と記載するのは避けるべきです。
ビジネスメールの件名は、受信者が一目で内容を理解できるように簡潔かつ明確である必要があります。
社名や部署名のみの件名では、メールの重要性や緊急性が伝わりにくく、受信者に読み飛ばされる可能性が高くなります。
代わりに、メールの本文の冒頭に「〇〇株式会社 御中」と記載し、件名には具体的な用件や目的を簡潔に表現することが推奨されます。
例えば、「【採用選考について】御応募書類の件」のように、メールの内容が即座に把握できる件名を心がけましょう。
本文の冒頭に「宛名＋御中」を記載する
ビジネスメールで「御中」を使用する際は、本文の冒頭に宛名と「御中」を適切に記載することが重要です。
具体的には、メールの本文の最初の行に企業名や部署名に続けて「御中」を明記します。例えば、「〇〇株式会社 御中」や「〇〇株式会社 営業部 御中」のように記載します。
この方法により、メールの宛先が明確になり、組織全体に対する敬意を示すことができます。
また、担当者の名前が分かる場合は、「御中」ではなく「様」を使用するのがマナーとされています。
ビジネスで使うその他の敬称と使い分け
次に、ビジネスで使うその他の敬称と使い分けについて見ていきます。
「殿」との使い分け
「殿」は、かつて身分の高い人に用いられていた敬称で、現代のビジネスシーンでは使用頻度が減少しています。
「殿」は主に目上の人が目下の人に対して使用する敬称であり、特に上司から部下、または官公庁の公用文で慣習的に使われることがあります。
一方、「様」は性別や立場を問わず、幅広いビジネスシーンで使用できる汎用性の高い敬称です。
「殿」は相手によっては失礼に感じられる可能性があるため、現代では「様」を使用するのが一般的となっています。
「様」との使い分け
「様」は、特定の個人に対して使用する敬称です。
個人宛の文書を送る際は、氏名の後に「様」を付けます。組織内の特定の担当者や個人と直接やりとりする場合に使用し、相手の地位や年齢に関わらず適用できます。
例えば、「株式会社〇〇 人事部 田中一郎様」のように記載します。特に注意すべきポイントは、「様」は個人に、「御中」は組織や団体に使用するという点です。
個人名が分からない場合は、「ご担当者様」と記載するのが適切です。
また、役職名がある場合は「株式会社〇〇 人事部長 田中一郎様」のように、役職名の後に氏名と「様」を付けます。
「各位」との使い分け
「各位」は、特定の団体や組織内の全員に向けて使用する敬称です。
「御中」が特定の組織や部署に向けた敬称であるのに対し、「各位」はその組織に属するすべての人々を対象とします。
例えば、夏季休暇のスケジュールを取引先全体に一斉に周知したい場合は、「取引先各位」や「関係者各位」と表記します。
また、お客様向けの案内文では「A店お客様各位」のように、特定の属性に該当するすべての人々に向けてメッセージを発信する際に使用します。
ビジネスシーンでは、「各位」は「皆様」よりも正式で公式な印象を与える敬称として広く活用されています。
御中を使用するときの注意点
御中を使用するときにはいくつかの注意点があります。
敬称がダブってはならない
御中と他の敬称を重複して使用することは、ビジネスマナー上の大きな間違いです。
例えば、「株式会社〇〇 御中 営業部 田中様」のように、「御中」と「様」を同時に使用するのは不適切です。
「御中」は組織全体への敬意を表す敬称であり、個人名に「様」を付けたり、「御中」を重ねたりすることは敬称の二重使用となり、文書作成の基本ルールに反します。
正しくは、組織宛には「株式会社〇〇 御中」、個人宛には「株式会社〇〇 田中様」と、それぞれ適切な敬称を一つだけ使用することが重要です。
担当の方が特定できる場合は避ける
担当者の個人名が明確に分かっている場合、「御中」の使用は適切ではありません。
このような状況では、「様」を使用することが正しいビジネスマナーとなります。「株式会社〇〇 人事部 山田様」のように、個人名を明記し、「様」を付けましょう
個人が特定できるにもかかわらず「御中」を使用すると、担当者を無視しているような印象を与え、失礼に受け取られる可能性があります。
相手への配慮と丁寧さを示すためにも、個人名が分かる場合は必ず「様」を使用しましょう。
提出書類を送る時は「様」と「御中」を正しく使い分ける
提出書類を送る際の敬称選びは非常に重要です。
個人に宛てる書類の場合は、必ず「様」を使用します。具体的には、担当者の名前が分かっている場合は「〇〇株式会社 人事部 田中太郎 様」と記載します。
一方、組織や部署全体に宛てる場合は「御中」を使用します。例えば、「〇〇株式会社 人事部 御中」のように記載します。
特に注意すべきポイントは、「様」と「御中」を同時に使用しないことです。どちらか一方を選んで使用することが、ビジネスマナーの基本となります。
担当者の名前が不明な場合でも、個人宛であれば「ご担当者様」、組織宛であれば「御中」を適切に使い分けることが大切です。
個人名には使用しない
「御中」は、企業や団体、組織に対して使用する敬称であり、個人名には絶対に使用してはいけません。
個人に宛てる場合は、必ず「様」を使用します。例えば、特定の担当者に書類を送る際は「株式会社〇〇 人事部 田中様」と記載するのが正しいビジネスマナーです。
「御中」は組織全体に向けた敬称であり、特定の個人を指す場合には不適切です。
個人名の後に「御中」を付けると、敬称の使い方を誤っていると判断され、ビジネス上不適切な印象を与えてしまう可能性があります。
御中書き方まとめ
「御中」は、企業や団体宛ての宛名に使用する基本的で重要な敬称です。
正しい使い方を身につけることで、相手に対する礼儀を示し、ビジネスコミュニケーションの質を向上させることができます。
この機会に敬称の基本をしっかりと学び、失礼のない文書やメールを作成できる自信をつけましょう。