オンライン学会の基本情報

オンライン学会とは、ネット上のライブ配信など動画を活用して実施される学会です。

新型コロナウイルスの流行で対面での学会開催ができなくなったことから、学会などもオンラインになることが増えており、社会的なDX推進の流れも相まって急速に世間に広まりました。

オンライン学会運営の主な機能は、研究成果の発表・最新情報の意見交換の場などです。

しかし、目的によっては開催規模・開催期間が異なっており、一言に学会と言ってもさまざまな形式があります。

多種多様なオンライン学会の開催形式

以下では、オンライン学会の開催形式を分類して紹介します。

Web会議ツールを活用した小規模な学会運営

数人程度の小規模な学会や研究会では、ウェブ会議用のツールを活用して運営するのが一般的です。

ウェブ会議ツールには、ZoomやMetaLifeなどがありますが、開催の手間もコストもかからず気軽に行えます。

一方的な発表や質疑応答レベルであればZoom、双方向のコミュニケーションや自由な意見交換を行いたい場合はMetaLifeというように使い分けることがおすすめです。

現地開催をライブ配信するハイブリット型形式

会場で行われる対面式学会をストリーミング配信し、オンラインとオフライン両方で開催するのが「ハイブリット型学会」です。

ハイブリッド型の特徴は、オンライン・オフラインどちらでも好きな方法を選べることで、大きなものでは複数の会場を中継でつなぎながらオンラインでストリーミング配信するケースもあります。

配信用の機材が必要になるなど開催には手間やコストがかかりますが、規模の大きいオンライン学会を開催できる形式です。

フルリモート形式

スタッフ・出演者・関係者・視聴者すべてが各地からアクセスし、オンライン上で集まる形式が「フルリモート形式学会」です。

会場を手配する必要がないので、従来の会場型学会よりもコストが低く、移動の手間などもかかりません。

ただし、演出やプログラム構成によってはコストが必要になってくる場合があります。

オンデマンド形式

事前収録した学会の内容を、あとから配信する方法が「オンデマンド形式学会」です。

一部抜粋した内容を配信したり、ストリーミング配信した内容を再配信したりとやり方はいくつかあります。

ただし、ライブ配信とは異なり、発信が運営側の一方通行になりがちなため工夫が必要です。

スタジオ形式

会議室やホテルの一室などをスタジオとして使い、司会など最低限の配信者のみで進行していくのが「スタジオ型学会」です。

聴講者は原則として現地では参加せず、オンラインで学会に参加します。

スタジオ型は、広い会場に参加者を集めて行う従来の会場型学会よりも会場費・移動費・機材費・スタッフの人件費などが抑えられ、大幅なコストカットになります。

オンライン学会のメリット・デメリット

オンライン学会には、メリットもありますがデメリットも存在します。

以下では、オンライン上で学会を開く利点と、オンラインならではのデメリットを紹介します。

オンライン学会のメリット

参加のハードルが低い

オンライン学会は会場へ移動する必要がなく、オフラインのものと比べて多くの人が参加しやすくなりました。

会場で学会を行う場合、会場へ移動するための費用と時間がかかっていましたが、オンラインならそれが必要ありません。

とくに、アクセスが不便な地域の方・研究費に余裕のない方・国際学会に参加する機会が多い方などにとっては、移動費・移動時間がカットできることはメリットが大きいです。

また、自分の姿が見られることがないため、ラフな格好で気軽に参加できるのもメリットと言えるでしょう。

より多くの人が参加できる

今までは、多くの参加者を収容するにはキャパシティの大きな会場を確保する必要があり、必然的に多くのコストがかかりました。

しかしオンライン学会は会場の収容上限人数は関係なく、よりたくさんの参加者を集めることが可能です。ただし、同時接続人数に上限を設けられている場合があるので、事前に確認を怠らないようにしましょう。

議論に深みを持たせることができる

電子掲示板(フォーラム)を用いたやり取りによって、議論に深みを持たせることができるようになりました。

従来型学会の口頭での質疑応答では、質問者も回答者もなるべく時間のかからないレスポンスを求められます。

しかし、掲示板を用いたやり取りでは、会話のテンポなどを気にせずに熟考して回答することが可能となり、議論がより一層深まりやすいです。

またフォーラムの内容は、他の参加者の目にも触れ、議論に興味を持つ人が増えていきます。

オンデマンド式で並行セッションの問題が解決

オンデマンド形式の学会なら、並行セッションによる聞き逃しがありません。

従来の学会では、時間に制限がある中でいくつもの課題や発表について話し合うため、プログラムを並行して組むことも多く、聞きたい発表が重なってしまうということがありました。

しかし、オンデマンド配信なら好きな時間に好きなものを繰り返し視聴できるので、並行したプログラムのどちらも視聴が可能です。

実施に際しての費用を抑えられる

オンライン上で学会を行うことで、会場費・スタッフの人件費などセッティングにかかる費用をカットできます。

従来なら学会の規模が大きければ大きいほどコストはかかり、運営側の負担となっていましたが、オンラインの場合はそれを0にできます。

会場のセッティング費用は運営コスト全体の大多数を占めるものなので、非常に大きなコスト削減につながるでしょう。

オンライン学会のデメリット・課題

オフラインと比べて集中力が欠如する

オンライン学会のデメリットとして、内容に集中できないと感じる人が多いことが挙げられます。

対面の学会の場合、わざわざ仕事を休んで会場に足を運ばなければいけない一方で、会場の雰囲気・ライブ感などによって学会の内容に集中することが可能です。

しかし、オンラインの場合は、移動を伴わず時間にもとらわれない一方で仕事を休む必要がなく、結果片手間に学会に参加することになる方が多くいます。

仕事をしながら視聴する・仕事の都合に合わせて途中で視聴を止めたり途中から視聴したりするなど、学会の内容に集中できる環境でない場合も多いです。

海外の場合は時差に悩まされる

移動の必要がなくなり、海外の学会などにも参加しやすくなった一方で、時差に悩まされているという声も多いです。

海外で行われる学会は時差により深夜や早朝に行われることが多く、オフライン学会の場合にも悩みの種となっていました。

オンラインによって現地に赴く必要はなくなりましたが、時差の問題は解決しておらず、リアルタイムで参加する必要がある場合などは体力的にも辛いものがあります。

オフラインでの貴重な交流機会が奪われる

参加者同士の交流が少なくなってしまうのは、オンラインの残念な点です。

従来の学会は、研究発表や意見交換などのほか究者同士のコミュニケーションの場としても機能しており、横のつながりを構築する機会になっていました。

しかしオンライン化によって、議題や研究発表などと関係ない話題はしにくくなり、参加者同士のつながりが構築しにくくなっています。

これらの問題をどうしていくかは、オンライン学会のこれからの課題です。

オンライン学会に必要な準備

開催形式がリアルタイムにしろ、オンデマンドにしろ、参加者が快適に研究成果の発表を楽しむには様々な準備が必要になります。準備の内容は、機材の確保から円滑な進行のための組織運営まで多岐にわたります。

機材の準備

こちらがオンライン学会で主に必要となる機材の一覧です。

用意する機材はレンタルもおすすめ

これらに加えて、多数の参加者のアクセスに耐えうる高速インターネット通信や、もしも機材トラブルが起きた際に対応してくれる専門のオペレーターも欠かせません。

こうした機材やサービスは購入するとなるとどれも高額なため、オンライン学会を開催する際はレンタルサービスを利用するのがおすすめです。最近はこうした機材や会議室、オペレーターがセットになったレンタル会議室サービスも存在しています。

円滑な運営を可能にするスケジュール

機材を揃えるだけでは、学会の円滑な運営は行えません。計画性のあるスケジュールに基づいた組織運営があってはじめて、オンライン学会は成功するのです。

オンライン学会の準備には少なくとも半年から1年前から取り掛かりましょう。以下で、各時期までに終わらせておくべきタスクをまとめています。

開催まであと1年

• 実行委員会の立ち上げ
• ホームページの作成・公開
• 参加予定者への告知

を行うようにしましょう。公式HPには日程、開催概要、参加費などの情報を載せておくと良いでしょう。

開催まで半年

• 一般参加の申し込み受付を開始
• 演題登録の受付を開始
• 参加費の徴収

準備を行う際に最も重要と言っていいのが、この演題登録です。演題登録では、論文題目や発表者の氏名・所属など当日に発表される研究成果の基本情報を登録していきます。

開催まで1ヶ月

• 演題登録は3ヶ月で締め切り、演題の採否決定
• 採択した演題の発表順等、当日のプログラムを編成
• 視聴URL等が含まれた案内を参加者に配信

備えあれば憂なし！　当日のトラブル

どれだけ完璧に準備をしていても、トラブルはつきものです。しかし、当日に起こりうるトラブルを想定し、連絡や対応の手段を整えておくことが大切です。

ここではオンライン学会で起こりがちなトラブルをまとめてみました。

これらのトラブルの対処法について、事前に調査し当日は参加者がトラブルに会ったときに速やかに対応できるようにするのがいいでしょう。

なお、MetaLifeで開催する場合にはこちらのヘルプセンターにトラブルの対処方などが掲載されていますので、ぜひ参考にしてください。

オンライン学会を開催するならMetaLifeがおすすめ

オンライン学会のメリット・デメリットを紹介してきましたが、オンライン学会の時に気になるデメリットを解消できるサービスが「MetaLife」です。

MetaLifeでは参加者がアバターとなって一つのスペースに参加しているため、実際の会場にいるような感覚で学会に参加することができます。

また、発表者の話を聞くのはもちろん、スペースで近くにいる人とコミュニケーションをとることもできるため、現実の学会のように他の人と話すことができます。

「手を挙げる」「拍手する」などのリアクションボタンを使うことでオンライン学会に臨場感が生まれることもMetalifeを使うメリットの1つです。

オンライン学会は臨場感が失われがちですが、MetaLifeならオンラインでも学会をバッチリ盛り上げることができるでしょう。

オンライン学会についてまとめ

• 研究者同士の交流が希薄になるデメリットなども

オンライン学会によって、コストカットや時間の節約などができ、多くの研究者が学会に参加しやすくなりました。

これまでの対面式学会では、会場のセッティング費用・人件費・移動費など多くのコストがかかっており、参加者も仕事を休んで会場まで足を運ぶ必要があったのですが、それらが0になったことはメリットが大きいです。

また、電子掲示板によって質疑応答がしやすくなった・オンデマンド配信によって並行したプログラムも視聴できるようになったなど、オンラインならではのメリットはいくつもあります。

しかし、一方でライブ感がなくなり集中できない・雑談の場がないなどデメリットもあり、時差の問題も含めて今後の課題となるでしょう。

Metalifeをオンライン学会に使えば、臨場感が生まれることによって参加者が学会に集中しやすくなります。

また、手軽にコミュニケーションを取ることもできるため、参加者同士の交流が少ないというオンライン学会の課題も解決できます。

ぜひMetalifeを使って、現実で集まっているかのような臨場感のある学会を開催してみてはいかがでしょうか。