「リモートで研修会を開きたい。」
「リモート研修成功の秘訣を教えて！」
リモート研修を成功させるには、オンラインならではの特徴を考慮したコツが必要です。
参加者の集中力持続や興味関心を深めるため、リモート研修成功のコツをつかみましょう！
今回は、リモート研修の概要やメリット・デメリットから、事前準備と実施の方法・便利なおすすめオンラインツールまでわかりやすく解説しています。
- リモートに合わせた研修内容にしよう
- 余裕をもって準備をしよう
- 参加者の集中力持続に配慮しよう
リモート研修の概要
ネット回線を使ってオンラインで行われる研修が「リモート研修」です。
新型コロナウイルスの影響で、テレワークが急速に普及したことにより、昨今オンライン上での研修も一般化しています。
リモート研修は、2018年成立の「働き方改革」以来から国によって推奨されていましたが、当時は導入ハードルの高さから導入に踏み切る企業は多くはありませんでした。
しかし、在宅勤務を強いられる中でこれまでの働き方を見直す企業が増え、オンライン研修のメリットにも注目が集まっています。
また、注目が集まったことにより、企業の多くがリモートのための設備・制度を整えるようになり、以前に比べて導入ハードルが低くなりました。
そのため、今後はリモート研修も通常の研修と並んで一般化してくることが予想され、場合によっては、通常研修の方が珍しくなるといった現象も十分起こりうるでしょう。
リモート研修の種類
リモート研修にはどのような種類があるのか、ここでは2つ見ていきましょう。
ウェビナースタイル
Web会議システムを介して行う研修のことです。Web会議システム上で講師や受講者が互いにコミュニケーションを図ることができます。
最近は、内容や目的、参加者に合わせて、従来の集合型の研修スタイルとウェビナースタイルを使い分けている企業や、この２つを組み合わせた、ハイブリッド型研修を行う企業も増えています。
コンテンツ学習スタイル
動画教材などを用いたコンテンツ学習スタイルのことです。オンラインでリアルタイムに研修を受けるウェビナースタイルとは違い、事前に収録された教材を視聴します。
教材を確認したくなった時に、いつでも何度でも視聴可能なのが利点です。ただ、オフラインの研修とは異なり、講師らが受講者の反応や状況を確認するには、ログやLMSなどのデータを通じて把握する必要があります。
リモート研修のメリット・デメリット
以下では、リモート研修のメリット・デメリットについて解説します。
リモート研修のメリット
ここでは、リモート研修のメリットを紹介します。
多様な働き方に対応できる
リモート研修のメリットとして、さまざまな働き方に対応できることが挙げられます。
リモートであれば、インターネット環境さえあれば好きな場所から受講できるため会場に赴く必要がなく、地方に住む人や都心部にアクセスが悪い人でも気軽に研修に参加可能です。
また、事前に録画した研修の内容を配信することで、日中なかなか時間が確保できない方も空いた時間に研修を受けられます。
どんな働き方にも対応したリモート研修が一般化したことによって、時間や場所に縛られずに多くの人が研修を気軽に受けられるようになりました。
従業員の自主性アップに貢献
リモート研修は一般的に、情報発信が講師側からの一方通行になりがちで、参加者が集中力を失いやすいと言われます。
しかし、配信の仕方をいろいろと工夫することで、逆に従業員の自主性アップを測ることも可能です。
例えば、
- 参加者全員の顔を画面に映しておくことで緊張感を保つ
- 講師が積極的に話しかけ、参加者の意見を聞くことで理解度を深める
などの工夫によって、対面式の研修よりも自主性アップを促せます。
研修の質を均一に保つことができる
リモートなら、すべての参加者が同じクオリティの研修を受けることが可能です。
従来の研修では、席によっては資料が見えずらい・声が聴きとり辛いなどの不具合が起き、すべての人に同じクオリティの研修を提供することができないケースがありました。
しかし、個々の用意したデバイスを用いたリモートでは、すべての人が同じ映像を見られるため上記のような不具合は起きません。
また、後日同じ映像を配信すれば、日にちや状況が異なっても同じ内容の研修を提供できます。
リモート研修のデメリット
リモート研修にはデメリットもありますので、しっかりと把握し対策に努めましょう。
参加者の集中力が切れるのが早い
周りの視線がなくリラックスした状態で受けることになるリモート研修は、参加者の集中力が切れるのが従来型より早いので対策が必要です。
成人の集中力が保てる時間は、最長で90分と言われますが、その中でも15分間隔の波を繰り返していると言われます。
そのため、研修の時間も15分間隔で区切るなどし、できるだけ集中しやすい構成を考えることが必要です。
研修内容をリモート向けに最適化する必要あり
オフラインで問題なく行えたことでもオンラインでは上手くいかないこともあり、研修内容をリモート向けに工夫を凝らす必要があります。
例えばリモートでは、一人ずつでないと発言ができないため、オフラインのような活発なディスカッションができません。
そのため、参加人数を制限する・司会が参加者に発言を促す「ファシリテーション」を導入するなどし、リモートに適するように工夫しましょう。
コミュニケーションの機会が失われる
リモート最大のデメリットは、オフラインと比較して圧倒的にコミュニケーションの機会が不足してしまうことです。
リモートの特性として、自宅から一人で受講しているため、ほかの参加者との交流はしにくい環境といえます。
しかし、社員同士のコミュニケーションは、会社に溶け込むうえで非常に重要な役割を担っており、今後のリモート研修を考えるうえで重要な問題です。
ネット環境のトラブルで研修が中断することも
ネット回線を利用して行うリモート研修は、ネットの回線状況などが不適切だと配信・受信ができないこともあり、環境に左右されがちです。
とくに、受講者側は、使用しているデバイスもネット環境も全員同じではないため場合によっては動画が見られない・通信できないなどの不具合が出るケースもあります。
しかし、研修が始まってからでは、主催者側も配信中のためすぐに不具合に対応できません。
そのため、事前に不具合があった時の対処法を「よくある質問」として掲示しておくなど、事前の対策が必要です。
リモート研修の効果を最大限高めるコツ【事前準備編】
ここでは、事前準備を行う際に、リモート研修の効果を最大化するためのコツについて解説していきます。
リモートに合わせた研修内容を策定
項目「リモート研修のデメリット」でも紹介しましたが、リモート研修を行うにあたって、参加者の視点で研修内容をリモート仕様にアレンジし直すことが必要です。
集中力が切れやすい・複数人コミュニケーションが行いづらいなどといったリモートの課題を解消できるよう、研修内容に工夫を凝らしましょう。
以下は、リモート研修の内容として最適なものと避けるべき内容です。
リモートに最適な研修内容 | 避けるべき研修内容 |
|---|---|
- 少人数ディスカッションでコミュニケーションをできるだけ円滑に行う- コンテンツの時間配分を集中力が持続する時間で区切る- 参加形式のコンテンツを増やす- 1つ1つの情報を簡潔に提示 | - 全ての時間で座学・動画視聴形式のコンテンツ- 大人数でのディスカッション- 複数の情報をまとめて表示 |
開催に際して余裕をもって準備
開催にあたって、事前準備は余裕をもって始めるべきです。
リモート研修では、研修の内容以外にも、使用するツールの用意・デバイスの支給など準備するべきものが多いです。
とくに、今はリモートを導入する企業が増えているので、場合によってはツールやデバイスの用意が間に合わないケースもあります。
準備期間の目安としては、配信の3～4カ月ほど前から始めるのがベストです。
円滑な進行には通信環境の整備が必須
リモート研修の円滑な進行には、通信環境の整備が必要不可欠です。
そのため、研修を始める前に、参加者の通信環境や設備のチェックを行いましょう。
昨今は、自宅・職場・飲食店・ホテルなどさまざまな場所でWi-Fi設置がされていますが、場合によってはWi-Fi環境がない場所から研修に参加せざる負えない方もいます。
リモート研修に参加するには大量のデータを処理できる通信環境が必要なので、上記のような場合には、会社のほうでポケットWi-Fiを支給するなどの補助が必要です。
また、カメラやマイクを用いた研修の場合には、カメラ・マイクとそれに適するデバイスが必要となるため、会社は設備を用意する必要があります。
セキュリティには細心の注意を
リモート研修では、受講者の個人情報や企業の機密情報などが大量に行き交うため、個人の扱い方によっては、情報漏えいのリスクも否めません。
外部からの侵入やパスワードの管理など、できる限り厳重にセキュリティ対策を徹底しましょう。
ツールの使用方法は事前に確認
配信日に余裕をもって、事前にツールの使い方を把握しておくことは大切です。
基本的なツールの使用方法を先に主催者側がしっかり把握しておくことで、参加者に向けてツールの使用方法を事前にアナウンスしたり、使い方をレクチャーしたりできます。
また、配信当日に不測の事態が起きた場合も、使い方やトラブルの対処法を把握しておけば安心です。
ツールの使用ルールも策定しておく
ツールの使用ルールについてもある程度決めておきましょう。
使用ルールとは例えば、「配信中は講師の音声を妨げないために参加者のマイクはオフにしておく」「カメラを気にせず講義に集中してもらうために参加者のカメラはオフにしておく」などが考えられます。
ルールを事前に決めておき、参加者全員にアナウンスしておくことで、研修のクオリティを保つことが可能です。
リモート研修の効果を最大限高めるコツ【当日の進行】
続いては、当日の進行を行う際に、講師らがリモート研修の効果を最大化するためのコツについて解説していきます
いつも以上に感情に配慮してコミュニケーション
対面の研修以上に、感情に配慮したコミュニケーションを心掛けましょう。
対面と異なりリモートでは、パソコンの画面を通したやり取りになるため、講師の熱量や雰囲気がわかりにくいことがあり、参加者の理解や関心を引くことが難しくなる場合があります。
そのため、研修の内容をわかりやすく解説するだけでなく、参加者にフレンドリーに接したり、優しい物言いで接したりすることが必要です。
リアクションを大きくする
オンライン上の研修では、講師はいつも以上に大きめのリアクションを心掛ける必要があります。
その理由は、対面と異なりリモート研修では講師の姿が小さく見えるため、表情が分かりにくいということがあるからです。
リモートでは、カメラを全身が映るよう引き気味にして、全身でリアクションすることで小さな画面上でも感情が伝わりやすくなります。
参加者1人1人への気配りが大切
講師の雰囲気や熱量が伝わりにくいリモートだからこそ、参加者1人1人への気配りは大切です。
リモートに慣れていない参加者や未経験の方にもわかりやすいように、経験値の低い方にもわかりやすいようにレベルを合わせて研修を行っていきましょう。
参加者側の反応を見ることも大切で、講習中の参加者のリアクションなどから理解度を推し量ることも可能です。
参加者の集中力持続にいつも以上に配慮
オンラインの研修では、いつも以上に配慮して、参加者の集中力が持続できる環境にしなくてはいけません。
一般的にオンラインは、オフラインと比較して集中力の持続スパンは短く、だらだらと講義時間を延ばしてしまうと参加者がついていけません。
そのため、従来のオフライン講義よりも時間を短く区切って実施する必要があります。
オンライン講義の時間目安は、45～1時間で、パソコン画面から離れるために15～20分の休憩をはさみましょう。
全体としては1日3～5時間以内に収め、質問やわからなかった部分に関しては、質問フォーラムを設置するなどして個別に対応するのがおすすめです。
チームで取り組むワークを増やす
リモート研修では、オフラインよりも積極的にチームで取り組むワークを取り入れましょう。
画面に流れる講習を視聴しているだけになってしまうと、集中力が持続しにくいリモートの場合、参加者が飽きてしまいます。
ディスカッションなどを取り入れると、インプットと同時にアウトプットもできるので、参加者が飽きにくく全体の理解度も高まるでしょう。
ディスカッションは少人数での実施がおすすめ
ディスカッションの人数は、少人数のほうが効率的です。
同時に複数人が発言できないリモートの特性上、人数が多いと発言のタイミングがつかみにくく、1人1人の発言回数が少なくなってしまいます。
リモートでは、ディスカッションを少人数に絞ったほうが、発言のタイミングをつかみやすく、参加者が発言に参加しやすいです。
また、グループごとに議長やタイムキーパーなどの役割を決め、円滑にディスカッションできるよう配慮しましょう。
ゲーミフィケーションも有効活用
リモート研修成功のコツとして、ゲーミフィケーションも有効活用しましょう。
ゲーミフィケーションとは、内容にゲーム要素を取り入れる方法で、講習の内容をポジティブなものとして捉えやすく仕事に対する関心・理解を深める効果があります。
リモート研修に取り入れる場合は、研修の内容を応用したゲームをディスカッション形式などで行ったり、クイズ形式で理解度を確認したりするのがおすすめです。
参加者視点の細かな気配りを忘れない
参加者からの深い理解を得るためには、参加者の視点に立った細やかな気配りが必要不可欠です。
いくら内容が完璧だったとしても、参加者視点を持てていないと集中してもらえなかったり理解が得られなかったりして、参加者に十分に内容を頭に入れてもらうことが難しくなってしまいます。
そのため、ポインタや表を大きく表示したり、これ・それなどのあいまいな表現を避けるなど気配りをしましょう。
ファシリテーターとは別にサポート役を用意
ファシリテーターとは別にサポート役を用意しておくことで、さらに円滑な進行が可能になります。
参加者に発言を促し、その発言をまとめるファシリテーターは、リモート研修にとって欠かせない存在です。
しかし、配信中には不測の事態が起こることも考えられ、それに対応するためのサポート役が必要となります。
サポート役の役割はほかにも、以下のようなものがあります。
- 発言の少ないメンバーをフォロー
- 内容にリアクションして参加者を巻き込む雰囲気作り
リモート研修の効果を最大限高めるコツ【振り返り編】
ここでは、振り返りを行う際に、リモート研修の効果を最大化するためのコツについて解説していきます
研修後のサポート体制を整備
研修終了後のサポート体制も整えておきましょう。
リモートでは、参加者が個人的な質問や発言をしにくく、講習中に疑問点を解消していくことは難しいです。
そのため、質問フォーラムを用意して、講習後にそれぞれ対応していくなどのサポートが必要になります。
2つの視点の振り返りで次の研修を効果的に実施
ただリモート研修をするだけでなく、終了後には会社と社員2つの視点を振り返り、次の研修に活かしましょう。
具体的には、アンケート実施や理解度テストを行うなどして、研修の満足度や習得度などを確認します。
会社と社員の両視点で振り返りを行うことで、研修の効果を最大限に引き出すことが可能です。
今後の研修をより良いものにしていくために、振り返りを大切にしましょう。
実際のリモート研修の実施方法を解説
以下では、実際にリモート研修を行う手順を解説します。
グループワークはBreakout roomsで実施
Breakout roomsという機能を使えば、グループワークが可能です。
Breakout Roomsとは、参加者を少人数のグループごとに分ける機能のことです。ZoomやMicrosoft Teamsなど、主要なオンライン会議ツールにはこの機能がついています。
オンライン上で疑似的に作ったこのグループでリモート研修を行うことで、少人数で関係を深めることが可能です。
チャット機能で質問できる環境を整える
チャット機能で参加者から講師に質問できる環境を整えましょう。
講師が話す様子を見ているだけになってしまうと、参加している感覚が薄れてしまい、集中力や関心が低下してしまいます。特に上記でも述べた通り、オンラインでは集中力がきれやすくなるのが現状です。
そのため、チャット機能によって研修に参加しやすい環境を作りましょう。
クラウドサービスで資料を適切に配布
リモートでは、クラウドサービスを活用することで資料を簡単に共有できます。
従来の研修では、資料は人数分を紙に印刷し、配布しなければいけませんでした。しかし研修をオンライン化すれば、印刷や配布の手間なく簡単に資料を共有することが可能になります。
考えの共有にはホワイトボード機能が有効
オンラインにも参加者が書き込めるホワイトボード機能があります。
従来の研修にも意見の共有をするためにホワイトボードを利用することがありますが、オンラインでもこの機能で意見を共有することが可能です。
リモートでは発言が同時にできませんが、ホワイトボード機能は、同時に書き込み出来ます。有効活用すれば、意見交換がしやすくなるでしょう。
リモート研修におすすめのツール
リモート研修を行うなら、以下のツールがおすすめです。
MetaLife
MetaLifeとは、オンライン上で参加者がアバターとなって同一空間に集まる、バーチャルオフィス・オンラインイベントツールです。
アバターは空間上を自由に動き回ることができ、近くにいるアバター同士で話すこともできます。これはリモート研修で失われがちな、雑談の機会の増加が期待できる仕様です。よってグループワークもBreakout roomsをわざわざ設定することなく、それぞれのアバターを移動させるだけで実施することが可能です。
チャットやホワイトボード、画面共有機能も完備されているので、あらゆる形態のグループワークに対応することができるでしょう。
Zoom
オンライン会議に特化しているZoomは、リモート研修にもおすすめです。
Zoomには、Breakout rooms機能(参加者を小グループに分けられる有料機能)があり*メインルームで研修を行った後にディスカッションやゲーミフィケーションを行うことができます。
Zoomは、主催者がアカウントを持っていれば、参加者はURLから入室することが可能なので研修向きなツールと言えるでしょう。
Teams
マイクロソフト社が運営するTeamsは、同じメンバーで複数回の研修を行いたい場合におすすめのツールです。
Teamsには、チャット機能の履歴が残る・エクセルなどの共有編集が可能などほかのツールにはない機能があるほか、チーム内でグループを作りディスカッションを行うことも可能です。
参加者全員がアカウントを持つ必要がありますが、研修メンバーで一つのプロジェクトに取り組むようなケースではおすすめのツールとなります。
Hangouts Meet
Googleが運営しているリモートツールがHangouts Meetです。
主催のアカウントがあればURLから入室できるHangouts Meetですが、最大250名まで参加できるため規模の大きい研修にも利用できます。
グループ分け機能がないため、1度に大勢の方に向けてレクチャーしたい時などに利用がおすすめです。
miro
miroは、オンライン上でホワイトボードとして利用できるサービスです。
メモ機能のほか、付箋を貼る・マインドマップを作るなど便利な機能が無料で利用でき、視覚的に情報のインプット・整理ができます。
有料版では、ビデオチャット機能も使えるため、講師と参加者のやり取りもスムーズです。
lino
linoは、オンライン上で参加者と共有できる付箋サービスです。
linoの便利なポイントは、写真・動画などを共有できることで、Hangouts Meetなどのディスカッション動画をそのまま貼り付けるという使い方もできます。
ユーザー登録すればどの機能も無料で利用できますが、有料版では無料版よりも多く付箋が利用可能です。
リモート研修の実際の成功事例
ワコール株式会社
株式会社ワコールでは、新入社員研修をオンライン化しています。
具体的には、e-ラーニングを中心としたコンテンツを活用し、社員の主体的な学習などを促進しています。また他にも、謎解きゲームなどを活用し、社員同士のコミュニケーション機会を作り出しています。
これらの取り組みにより「ワコールの発展は、ワコールの社員一人ひとりの資質の向上とその協力によって実現する」という理念を体現する人材の育成が進められています。
ソフトバンク株式会社
ソフトバンク株式会社は、業務用端末（PC・スマホ）を社員の自宅に送付し、新入社員研修を行っています。
グループワークで同期と会話の機会を創出したり、サポート係の先輩と相談できる機会を設けるなどの工夫を行い、オンラインながらも良好な社内関係の構築に成功しています。
リモート研修を成功させるコツについてまとめ
- 短くわかりやすいコンテンツにしよう
- ディスカッション・ゲーミフィケーション導入で飽き防止
- 研修前後の振り返りやサポートも大切
リモート研修を成功させるには、参加者視点に配慮した研修にしなくてはいけません。
リモートでは集中力が持続しにくくなるため、短くコンテンツを区切ったり、ディスカッションやゲーミフィケーションを取り入れて参加者が興味をもって講習を受けてくれるようにしましょう。
また、研修後には質問を受け付けたり、アンケートを設置して会社・社員の両視点から振り返りをすることも大切です。