ハイブリッドイベントとは？

ハイブリッドイベントとは、リアル（オフライン）とオンラインの両方の形式（ハイブリッド）で同時に開催される参加型イベントを指します。

どちらか一方にするのではなく、ハイブリッドイベントにすることで参加方法の選択肢を増やすことができるので、参加者の幅も広がるメリットがあります。

場所・会場・時間に関係なく、自分の都合に合わせて参加することが可能となるので、参加者層を増やす効果も期待できるでしょう。

また、参加者だけで無く、イベントへの登壇者もオンラインで出るかオフラインで出るかを選択できるようになることから、登壇者にとってもメリットが大きいです。

さらに、出展者やスポンサーへの広告促進効果も期待できることから、ハイブリッドイベントを行うことで各方面に大きなメリットをもたらすでしょう。

実際に2020～2021年にかけてハイブリッドイベントの開催は増加しており、リモートでの参加とリアルな参加を選べる利便性の高さが人気を博し、2022年も継続的に増加が見込まれています。

ハイブリッドイベントのメリット

それでは、ハイブリッドイベントのメリットについて見ていきましょう。

リモートのみではなく、リアルな参加という選択肢もあることで様々なメリットがあります。

参加方法の自由度が高い

ハイブリッド開催では、参加者が自身の状況や希望に応じて参加方法を選べるメリットがあります。

リアルな会場に参加するか、オンラインで参加するか選択可能なので、会場から遠い場所に住んでいる場合でも参加しやすいでしょう。

距離的・時間的に参加が難しかった人でもリモートで参加できるようになったことで、参加のハードルが低くなり多くの層をイベントに取り込めるメリットがあります。

その結果として、イベントの知名度・満足度向上にも繋がり「成功のノウハウ」が蓄積できるでしょう。

アーカイブとして残せる

オンラインでも開催することで、イベントのコンテンツをアーカイブとして保存できるメリットがあります。

これにより、開催後に視聴・投稿することが可能となったり、必要に応じて見返すこともできるでしょう。

さらに、アーカイブがあれば「後からもう一度視聴したい」「当日参加できなかったので視聴したい」という希望にも応えることができます。

過去のイベントの様子をアーカイブ保存し、SNS上で拡散したりホームページ上で掲載することで、イベントの広報にも繋がりやすくなります。

視聴者の意見や反応を集計・分析できる

オンラインの配信ツールには、アンケートやチャット機能が備わっているので、これらのアンケート・チャット機能を活用することで参加者の意見や反応を集計できます。

オフラインでもアンケートの実施は可能ですが、オンラインよりも集計が難しいデメリットがあるので、視聴者の意見や反応を自動で集計でき、分析しやすい点はオンラインの強みです。

視聴者の意見や反応を集計・分析することで、その後のイベント開催に生かすことができるので、効果的かつ効率の良い運営が可能となっています。

参加人数の制限がない

オンラインでの参加が不可能で、リアルな会場のみでイベントを開催する場合は会場のキャパシティによって参加できる人数に上限があります・

しかし、オンラインも同時開催すると、配信ツールによっては参加人数を無制限にすることもできるので、会場のキャパシティは関係なくなります。

これにより、応募を断念する人や抽選で漏れてしまった人の取りこぼしを防ぐことができるメリットがあります。

参加者が多ければイベントも盛り上がり、また様々な意見も集約できるので、参加人数の制限がなくなるメリットは非常に大きいです。

有効な感染症対策である

オンラインでのイベント開催が増えたのは、新型コロナウイルスの発生と蔓延が理由です。

しかし、オンラインでの参加が可能であれば自宅から参加できるので、来場者の分散に役立ち有効な感染症対策となります。

また、大人数が会場に参加するのを防ぐことでクラスターなどの発生を抑えることができるので、全参加者が安心できるメリットがあります。

感染状況が悪化してしまい、リアル開催を中止する必要が出てきたとしても、オンラインでの開催準備が整っていればイベント自体は開催可能です。

これにより、機会損失を防ぐことができるメリットも期待できるでしょう。

有効な集客方法である

現在、多くのイベントが行っている集客方法はGoogle広告やSNS広告などのオンラインが主流です。

ハイブリッドイベントを開催するにあたって、イベントページなどを用意することでオンラインでの効果的な集客が可能となるので、効率よく集客できるメリットがあります。

さらに、過去の開催をアーカイブしてホームページなどに公開しておくことで、前回のイベントの様子も広告効果を生んでくれるでしょう。

場合によっては、課金してわざわざオンライン広告施策などをしなくても、自前のイベントページだけで有効な広告効果を得られる場合もあるので、余計なコスト負担を抑えられるメリットがあります。

双方向のコミュニケーションを期待できる

リアルイベントでは、内容によっては開催側の一方的な発信になりやすく、参加者の発言機会は少ない傾向にあります。

また、双方のコミュニケーションが無いので、参加者の反応なども分かりにくい特徴があります。

しかし、ハイブリッドイベントであれば、配信ツールなどの機能を活用することで参加者の反応などを簡単に把握できるので、双方向のコミュニケーションが期待できます。

画像や動画などを利用すれば、短時間でより多くの情報を伝えることも可能なので、リアルな開催のみの場合と比較して登壇者の意思や意図が伝わりやすいでしょう。

ハイブリッドイベントのデメリット

続いて、ハイブリッドイベントのデメリットについて見ていきましょう。

一体感が生まれにくい

同じリアル会場にいる場合は、会場でイベントの一体感を感じることができるメリットがあります。

しかし、オンラインで参加する場合はリアルな雰囲気を感じることは難しく、現場の一体感を感じることもできません。

このように、参加方法による違いで温度差が生じやすく、人によっては疎外感などを感じてしまう場合もある点はハイブリッド開催のデメリットです。

また、会場・オンラインを跨いだ雑談なども難しく、会場にいる人とオンライン参加の人との間でイベントへの評価が分かれやすい点も留意しましょう。

機材トラブルが起こりやすい

ハイブリッド開催の場合は、当然のことながらオンライン参加者向けにはオンラインの配信ツールを用いて開催することになります。

そのため、機材トラブルが起こってしまうリスクは常にあり、オンライン参加者の音声が聞き取れなくなったり機材トラブルにより配信遅延や中断が起きてしまう可能性があります。

オンラインでの配信も行うことで、リアルイベントのみで開催する場合よりもトラブルが発生する可能性は高まってしまうので、入念な準備は欠かせません。

予算がかかりやすい

ハイブリッド開催の場合は、リアルな会場の手配やオンライン配信の準備をしなければならないので、やはり費用が増えます。

予算との折り合いを考えなければならず、場合によっては何らかの制約が付いてしまうことも考えられます。

そのため、これまでリアルなイベントしかやっていない場合、オンライン配信やプラットフォームの運営費の発生を考慮する必要があることから、全体予算が増える点に留意しましょう。

手間が多い

ハイブリッド開催は、リアルな会場での準備やオンラインでの配信準備をしなければならず、発生する手間も増えてしまいます。

リアル開催とオンライン開催の準備をマルチタスクでこなす必要があることから、運営の労力は増えてしまうでしょう。

また、イベントの開催規模によって会場の大きさを決める必要がありますが、最適なキャパシティを持っている会場を探し、手配する手間も軽くはありません。

このように、様々な手間が発生して運営側の負担が重くなってしまう点は知っておきましょう。

オンラインとリアルの特徴を比較

続いて、オンラインとリアルなイベントの特徴を比較してみましょう。

＜オンライン開催とリアル開催それぞれの特徴＞

オンラインとリアルの開催方式を比較すると、それぞれ上記のような強みと弱みがあります。

開催の目的や意図などによってベターな開催方法は異なるので、どの方式を選ぶべきかは熟考しましょう。

なお、それぞれの良いとこ取りをしたのがハイブリッド方式でのイベントです。

ハイブリッド型はリアル開催とオンライン開催の準備をしなければならず、手間もかかりますが開催するメリットが大きいことも分かります。

リアルとオンラインの比率ごとの開催形態例

開催するイベントの内容によって、リアルな参加とオンラインでの参加の比率は変わってきます。

こちらのトピックで、リアルとオンラインの比率ごとの開催形態例を紹介していきます。

講演会などはリアル1：オンライン9

登壇する人が一箇所の会場に集まる講演会などの場合は、参加者の大半はオンラインで視聴する型式がおすすめです。

これによりソーシャルディスタンスを確保でき、有効な感染症対策を取った上でイベントを開催できるでしょう。

具体的には、リアル1：オンライン9の開催方式が向いているイベントとして下記のものが挙げられます。

• シンポジウム
• 株主総会
• 説明会
• 講演会　
• 学会
• セミナー

ライブ・ショーなどはリアル3：オンライン7

ライブ・ショーなど、現地に行かなくても参加できる一方で、リアルな場に参加しても楽しめるようなイベントの場合は、リアル3：オンライン7程度の按配での開催が向いています。

他にも、具体的におすすめなイベントとして下記のものが挙げられます。

• ゲームショウ
• ファッションショー
• 音楽ライブ
• スポーツイベント
• 演劇

参加型イベントはリアル8：オンライン2

オンラインでは分かりにくかったり、実際にその場で体感することに大きな意義がある参加型イベントに関しては、リアルな参加を主とすると良いでしょう。

リアル8：オンライン2での開催がおすすめの具体的なイベントとしては、下記のものが挙げられます。

• 展示会
• 学園祭
• 結婚式
• 成人式
• 食フェス

ハイブリッドイベントの開催方法・やり方

続いて、ハイブリッドイベントの具体的な開催方法・やり方について紹介していきます。

イベントの目標・スケジュールを決める

イベントを準備するにあたって、まず目標を決めることが最優先です。

目標が決まって、初めて開催規模やスケジュールを決めるステップに移行するので、まずはイベントを開催する目的や目標を決めましょう。

規模によっては、開催までに半年～1年程度かかることもあるため、余裕を持って計画を立てることが重要です。

リアルの会場を選ぶ

ハイブリットイベントの場合、リアルな会場も押さえる必要があることから、会場の選定を行いましょう。

開催する日時が決まったら速やかに会場を押さえて、ハイブリット開催できるかテストしましょう。

レイアウトなども考えておき、問題なくセッティングできるか確認しておくことが重要です。

イベントの講師・ゲストを決定する

続いて、イベントの趣旨や目的に応じて、その道のエキスパートであるゲストやセミナー講師にアポを取りましょう。

ゲストの選定は集客に大きく影響することから、知名度や予算に応じて絞り込んでいきましょう。

開催するイベントのテーマに合わせるのはもちろんですが、影響力や知名度なども踏まえつつマッチする講師やゲストを探してください。

配信方法・ツールを選ぶ

YoutubeやInstagramなどの無料のツールや、ZoomやSkypeなどの会議ツールなどがあるので、イベントに適した配信ツールを選びましょう。

他にも、オンラインイベントのプラットフォームなどがある各ツールの特徴や強みを把握した上で情報収集してください。

おすすめのツールは講述しますが、イベント規模や予算に応じて選ぶことが重要です。

集客する

イベントの目的が決まり、会場やゲストの選定が済んだら集客を行うことになります。

ターゲットに合わせた集客施策や広告を打ち、リアル会場とオンライン参加のそれぞれに対応した集客活動を行いましょう。

主にリアル会場に集客したい場合は、来場者特典などを用意してオンライン参加と差別化することもおすすめです。

必要機材や資料を準備する

開催にあたって必要となる機材や資料を準備することも欠かせません。

配信業務は外部委託する方法もありますが、自社で行う場合は機材を調達しなければなりません。

また、トラブルが発生した際の対応フローも作成しておくと、万が一の際にも冷静に対応できるようになります。

資料も配信用と会場配布用で準備しておき、参加者の満足度が高まるように工夫してください。

ハイブリッドイベントの開催前に準備すべきもの

ハイブリッドイベントを開催する前に準備すべきものも存在するので、必要な物を解説していきます。

イベント会場

当然ですが、イベント開催を行うためのリアルな会場を確保する必要があるので、早い段階から会場探しには着手しておくと良いでしょう。

イベントの規模や内容によって確保すべき会場は変わってきますが、予め候補となる会場を見繕っておくとスムーズです。

大規模なイベントを想定している場合は大きな会場を用意すべきですが、逆に少規模な場合であればオフィスの1室で足りるでしょう。

PC・スマホ

イベントの様子をオンライン配信するためにも、PCやスマホも必須となります。

また、デバイスだけでなくインターネット環境も必要となるので、通信環境の整備も行いましょう。

PCにカメラ機能が搭載していない場合は、スマホをカメラとして利用することもできるので、活用を検討することをおすすめします。

配信ツール

イベントの様子をオンライン配信するためのツールも用意する必要がありますが、具体的にはZOOMやYouTube Liveが挙げられます。

会議ツールが適しているか動画配信サイトが適しているかは規模によりますが、各ツールの強みや特徴を知っておくことも重要です。

無料で利用できるツールもありますが、有料プランを契約すれば便利機能が利用できるようになるメリットもあるので、各プラン内容についても確認しておきましょう。

モニター・プロジェクター

モニターやプロジェクターがあると、イベントの資料やオンライン配信に対するコメントなどもイベント会場で共有できます。

また、モニターに資料などを表示させることで、登壇者が話す内容が分かりやすくなるメリットがあるので、必要に応じて利用しましょう。

撮影・録音用の機材

モニターやプロジェクターの他に、撮影・録音用の機材も用意するとイベントの質がアップします。

外部カメラやマイクなどを利用すると、PCやスマホの場合より高品質な映像や音声を提供できるので、参加者の満足度も高まるでしょう。

こちらも、予算との折り合いを付けながら適切な機材を用意することをおすすめします。

メール配信システム

イベントの告知やビデオ会議ツールのURLを共有する際には、メール配信システムがあると便利です。

システム化することで効率的なメール配信が可能となる上に、ツールによってはアンケート機能や顧客分析機能などの便利機能も付いているので、様々な場面で役立つでしょう。

絶対に必要というわけではないですが、可能であれば準備しておくとよいツールです。

バーチャルイベント会場・特設Webサイト

バーチャルイベント会場や特設Webサイトがあれば、より集客がしやすくなります。

イベントの情報をまとめたWEBサイトにイベントの日時や詳細を掲載したり、商品紹介動画などの情報を掲載することで集客に繋がります。

また、バーチャルイベント会場を用意して、バーチャル空間内でイベントを開催するという方法も人目を引きやすいでしょう。

おすすめの配信ツール・サイト

続いて、おすすめの配信ツールやサイトについて紹介していきます。

MetaLife（無料）

MetaLifeは「世界はもっと、近くなる。楽しくなる。」をキャッチコピーとした、バーチャル空間を提供しているサービスです。

MetaLifeは従来のオンラインイベントツールとは異なり、アバターとなってメタバース空間内で交流し合いながらイベントを楽しむことが可能です。そのため、MetaLifeをハイブリッドイベントに活用することで以下のようなメリットが期待できます。

• 実際のイベント会場のようなリアルな交流を楽しむことができる
• 従来のオンラインイベントと比べて会場の一体感を生み出せる

イベント用のマップも用途別で準備されているほか、オリジナルマップの制作も受け付けています。そのため、現実のイベント会場をメタバース上で再現することも可能です。

ハイブリットイベントでの利用を検討している方は気軽に相談してみると良いでしょう。

また、25人までであればどれだけ利用しても無料なので、手軽に試してみることができる点も魅力の一つです。

MetaLifeでイベントを開催する！

YouTube Live

YouTube LiveはYouTubeに搭載されているライブ配信機能で、一定の条件を満たせば誰でもライブ配信が可能です。

利用時間や参加者数も無制限なので、長時間のイベントにも対応できるでしょう。

また、URLを共有すれば誰でも参加可能で、配信設定を「限定公開」にすることも可能なので、柔軟にイベントを運営できる点も魅力です。

チャット機能やアーカイブ保存機能も付いているので、アナリティクスによる分析も可能となっています。

配信方法も、スマホやタブレットを用いた「モバイル配信」、WebカメラとPCを使用した「ウェブカメラ配信」、ストリーミングソフトウェアやハードウェアエンコーダなどを使用する「エンコーダ配信」の3つがありますが、モバイル配信はチャンネル登録者数が1000人以上必要です。

Google Meet

Google Meetは、最大100人が参加できるGoogleのウェビナー機能です。

セッティングの手間はTeams のWeb会議とほぼ同じですが、スライドを共有できる「PowerPoint Live」やプレゼンテーション表示画面のアレンジできる「プレゼンターモード」もあるので、質の高いイベントを開催できるでしょう。

他にも、チャットや挙手などのアクション機能が付いており、イベント後のレポート作成などの機能も利用できることから、次回開催以降のフィードバックも可能です。

Zoomミーティング

Zoomミーティングは、最大100人のビデオ参加者に対応しているツールで、 セキュリティの高さにも定評があります。

また、無料プランでは開催時間が40分と短い欠点がありますが、世界各国で利用されており、速度が低速でも途切れにくい強みがあります。

文字起こし機能が付いていたり、ファイル共有・10年分のアーカイブ保存にも対応しているので、次回以降のイベント開催の際の広告材料としても活用できるでしょう。

Skype

Skypeもzoomなどの同じくWeb会議システムで、PCやスマホ、タブレットなどから参加できます。

イベント開催時も、URLを作成すれば1クリックで参加可能で、主催者と参加者ともにアプリをインストールする必要はありません。

字幕は日本語を含む11言語に対応しており、参加者全員で資料や画面を共有できる便利な機能も付いているので、イベント開催もスムーズに進むでしょう。

Facebook Live

Facebook Liveを利用すると、イベントやパフォーマンスをライブストリーミングすることができます。

リアクションやコメント機能も付いているので、イベント参加者と登壇者・運営側でコミュニケーションをとることが可能です。

Facebookは、InstagramやTikTokと比較すると利用者の年齢層が高い特徴がある（InstagramやTikTokの利用者の年齢層は10代～20代が中心で、Facebookは30代以上の年齢層が多い）ので、高い年齢層にアプローチしたい場合はFacebook Liveの利用がおすすめです。

また、既存の友達やフォロワー以外にも発信できるので、新たなユーザーと繋がりを持てるチャンスが大きいと言えるでしょう。

V-CUBEセミナー

V-CUBE セミナーは、国内のみならず海外にもライブ配信やオンデマンド配信ができるクラウド型配信サービスです。

最大26,000拠点に同時配信となっており、日本語・英語・中国語・タイ語・インドネシア語に対応しているので、アジア圏の方であれば概ねカバーできるでしょう。

チャット機能やアンケート機能が付いているのはもちろん、24時間365日サポートを行っているので、オンラインイベントを開催したことが無い人でも安心です。

ハイブリッドイベントを運営する際のコツ

続いて、ハイブリッドイベントを運営する際のコツを紹介していきます。

イベントの参加者全員が一体感を感じられるようにする

ハイブリッドイベントでは、会場に参加している人とオンラインで参加している人に分かれるので、一体感の醸成が難しいデメリットがあります。

一体感が欠けてしまうと臨場感が不十分で、イベントそのものの満足度も下がってしまうので要注意です。

会場に参加している人との熱量の乖離を小さくするためには、質疑応答で参加してもらったりチャット機能で意見をしてもらうといったオンライン参加者のケアが欠かせません。

リアルな会場とオンラインとの熱量の乖離が大きいと一体感は得られないので、様々な工夫をすることが重要です。

運営・スケジュールに余裕を持たせる

ハイブリッド配信では、会場とオンライン開催をそれぞれケアしなければならないので、運営の手間も増えてしまいます。

そのため、安心してイベントを開催するためにも余裕を持ったスケジュールを組み、万全の準備を整えて本番当日を迎える必要があります。

もしオンラインイベントやハイブリッドイベントの開催経験が乏しく、負担が大きいと感じる場合は、会場の準備や配信のサポートを外注することも検討しましょう。

外注することでコストはかかりますが、手間暇は大きく減るメリットがあるので、担当者はイベント内容の充実などの本質的な業務に注力できるようになります。

機材のトラブルなどに備え対応スタッフを決めておく

オンライン配信を行う際には、機材のトラブルなどによる配信中断などのリスクが付きまとうことになります。

いくら入念に準備していても、ネット状況による中断・遅延などのトラブルのリスクをゼロにすることはできないので、トラブル対応も想定しておくことをおすすめします。

そのため、万が一のトラブルに対応できるスタッフを事前に配置したり、必要に応じて外部の専門家を招くなどして備えておくと安心です。

音声やカメラワークにおける工夫

実際にハイブリッドイベントを開催した人からは、「オンライン登壇者の音声バランスが悪く、会場参加者が聞き取りづらい」といった声もあります。

会場参加者もオンライン参加者も満足してもらうためにも、音声やカメラワークにおける工夫も必須となります。

例えば、オンライン登壇者の映像を事前に収録して流したり、オンライン登壇者の映像を配信用PCへ共有して配信するといった方法が考えられます。

事前にシミュレーションやリハーサルをしておき、全参加者が心地よくイベントに参加できるようにしましょう。

企業・団体によるハイブリッドイベントの開催事例

最後に、企業・団体によるハイブリッドイベントの開催事例を紹介していきます。

東京ゲームショウ

2020年と2021年はオンラインでの開催でしたが、2022年はリアル会場も含めたハイブリッド開催が決定しています。

過去に行われていたリアル会場では、新作ゲームの先行プレイやキャラクターグッズの限定販売など、体感型のイベント主に行われていましたが、オンライン開催ではオンライン上では新作のゲーム紹介や公式番組の放送などを国内外に発信していました。

2022年は、それぞれの「良いとこ取り」をした開催が見込まれており、期待も高まっています。

CEATEC2021

Society5.0の総合展である「CEATEC 2021」も、幕張メッセとオンラインでのハイブリッド開催となりました。

会場では、来場者や運営関係者などに対して、会期全体において感染防止対策を徹底したり、イベントにおいては通路幅をできる限り拡張するなどの対策が取られました。

オンライン開催に関しても、「好きな時間に、どこからでも来場ができる」という優位性を活かしつつ、チャット機能による来場者とコミュニケーションや、来場者の属性や履歴などを収集する機能を活かしています。

リアル会場とオンライン会場のメリットを生かしながら、出展者は新たなテクノロジーや製品を発信できることから、非常に有意義な開催だったと言えるでしょう。

中国国際サービス貿易交易会

2021年には、中国の対外開放に関する「国家級の3大展示会」に位置付けられている中国国際サービス貿易交易会がハイブリッド開催されました。

「デジタルで未来を切り開き、サービスで発展を促進する」をテーマに開催され、日本からも多くの企業が各サービス分野に関わる展示を行いました。

出展者全員に「2回のワクチン接種が完了している」をことを求めるなど、感染症予防を行った上で開催されましたが、多くの中国人が日本のサービスについて知る貴重な機会となったようです。

WWDC 2022

アメリカのアップルが開発者向けに開催した「WWDC 2022」というイベントでも、オンラインでの参加はもちろん、最新のMacBook Airなどに触れることができるハイブリッド開催となりました。

他にも、「金融」と「自動車」の2つの分野でも新たな技術を発表し、参加者に自社技術の高さをアピールする機会となりました。

なお、WWDC 2022の様子はYouTubeなどで字幕翻訳付きで視聴できるので、ハイブリッドイベントの開催を検討している人や企業は参考にすると良いでしょう。

言うまでもなく、アップルは世界的にも超有名な企業なので、イベントの内容は非常に参考になるでしょう。

「もし自社が取引先に向けてプレゼンをするなら、どうするか」という観点から視聴することで、開催にあたってのノウハウや新しい気付きを得られるはずです。

ハイブリッドイベントまとめ

ハイブリッド開催は、参加方法の自由度が高かったりアーカイブを残せるなどのメリットがあるので、非常に魅力的です。

リアルとオンラインの比率ごとの開催事例もあるので、実際の事例について知っておくことは重要です。

また、おすすめの配信ツールもいくつかあるので、ハイブリッドイベントの開催を検討している人は本記事を参考にして、適切なツールを選んでください！