在宅勤務は仕事の効率に大きく影響する

新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務となった人も多いでしょう。

慶應義塾大学経済学部大久保敏弘研究室とNIRA総合研究開発機構が実施した「第8回テレワークに関する就業者実態調査」によると、リモートワークは仕事の効率に大きく影響することが分かっています。

同調査では、「通常の勤務と比較した際の時間あたりの仕事の効率性の変化」という質問（通常勤務の効率性を100として、低下すれば100より下の数字、上昇すれば100より上の数字で回答）があります。

気になる結果ですが、

• 「通常勤務と変化しない」と回答した人の割合:約50％
• 「効率が下がった」と回答した人の割合:約40%
• 「効率が上がった」と回答した人の割合:約10%

となりました。

つまり、テレワークや在宅勤務は、業務効率に大きく影響を与えることが分かります。

出典：第8回テレワークに関する就業者実態調査（2023年）

テレワークで仕事の効率が悪くなる原因

出典：第5回テレワークに関する就業者実態調査（2021年）

「第5回テレワークに関する就業者実態調査」では、仕事の効率が変化する要因についても調査を実施しています。

上記のグラフのように、コミュニケーション面や通信設備面を理由に挙げている人が多いですが、こちらのトピックで詳細について見ていきましょう。

コミュニケーション不足

在宅勤務だと、当然のことながらリアルな職場よりもコミュニケーションの機会が減ります。

コミュニケーション不足により「仕事の効率性が阻害されている」と感じている人は多く、雑談の機会が減ってしまうことでストレスを溜め込んでしまう人も多いです。

仕事では、「報告・連絡・相談（ほうれんそう）」をしっかりと行うことが基本ではありますが、リモートだと「報告・連絡・相談」も十分にできないケースも少なくありません。

その結果、リモートワークがもたらすコミュニケーション不足が仕事の生産性を落としてしまっているのです。

業務・タスクの進捗管理が難しい

在宅勤務だと、部下の仕事の進捗状況を把握しづらいデメリットがあり、適切な指示を出すことが難しいです。

コミュニケーション不足が、上司の指示や判断が遅れを招いてしまい、トラブルや問題に直面してしまうケースも多く見られます。

業務・タスクの進捗管理が不十分だと、ミスが放置されてしまいリカバリーが難しくなることもあるため、要注意と言えるでしょう。

テレワークに必要な環境が整っていない

テレワークを行う場合は通信環境を整備しなければなりませんが、自宅の通信環環境が悪く「効率性が低下した」という声も見られます。

セキュリティの関係から社外で必要な情報にアクセスできなかったり、Wi-Fi環境が悪いことで仕事の能率が落ちてしまうケースが代表的です。

また、テレワークに必要な環境が整っていないと仕事にならないこともあるため、仕事の生産性に直結するのは言うまでもありません。

1人だと集中力を維持するのが困難

家族形態などにもよりますが、テレワークでは集中力やモチベーションを維持しづらいという声もあります。

同居家族の生活音や話し声が聞こえたり、家事や育児に気を取られてしまうと仕事に集中できないのは仕方のないことです。

また、人によっては着替えることなく部屋着のまま仕事をするケースもあるたま、仕事モードへの気持ちの切り替えが難しいという声も見られます。

テレワークによって仕事の効率が引き上がることも

テレワークの難しさやデメリットを挙げてきましたが、テレワークによって仕事の効率が引き上がることもあります。

こちらのトピックで、テレワークで仕事の効率を上げる理由を紹介していきます。

ライフスタイルに合わせて働き方をコントロールできる

テレワークだと出勤する手間と労力をカットできるので、ライフスタイルに合わせた働き方が実現できます。

子育てや介護など、家庭の事情に合わせた働き方も可能なので、シンプルに生活の質が向上するメリットが期待できるでしょう。

また、テレワークを機に家賃を抑えるために地方での暮らしを始める方も増えており、プライベートを充実させることで仕事のパフォーマンスも上がる好循環を生み出すことができます。

余計なストレスが減り集中力が上がる

テレワークではなく、実際に出勤する場合は満員電車という大きなストレス要因があります。

満員電車のストレスは非常に大きく、朝から疲労やストレスを抱えた状態で仕事をしなくてはなりません。

しかし、テレワークで通勤から解放されることで、体力的にも精神的にも余裕ができて仕事のパフォーマンス向上に繋がります。

また、自室の環境にある程度投資すれば、室温や明るさとなどの空間環境も自分好みにカスタマイズできるので、仕事のストレスを軽減できるメリットがあります。

無駄な時間を省くことができる

テレワークでは、社員の裁量で勤務中の時間を効率的に使えるため、無駄な時間や業務をカットできます。

例えば、営業職であれば直行直帰が可能になったり、事務職でもクラウドサービスなどを利用すればコピーやファイリングなどの無駄な業務を削減できるでしょう。

テレワークは監視が無い分、仕事の責任感も重くなりますが、無駄な時間と業務を省いて目の前の仕事に集中できる点は大きなメリットです。

リモートワークを効率化するコツ・工夫

続いて、リモートワークを効率化するためのコツや工夫を紹介していきます。

チーム・個人の役割・ルールを見える化

リモートワークでは、仕事のプロセス管理や進捗が個人に委ねられるので、自分以外のタスクが分かりづらいです。

そのため、チーム・個人の役割・ルールを見える化を進めるなどの工夫をして、予めルールを決めておくことをおすすめします。

役割を決めるだけでなく、各仕事の期限を決めて緊張感を共有し、メンバー同士でお互いのタスクが見えるようにすると良いでしょう。

その結果、メンバー同士でフォローできるようになり、仕事の成果も出るようになるメリットが期待できます。

自分のタスクを明確に

テレワークだと集中力を保つのが大変という場合は、タスク管理を徹底させましょう。

まずは今あるタスクとその期日、優先順位を洗い出し、その中から今日終わらせることを決めます。目標が明確になることで、集中力も高まりますし、仕事の効率を上げることが可能です。

また1人だと怠けてしまうという方は、同僚や上司とタスクを共有しましょう。そうなると、タスクを終わらせなければならないという緊張感も生まれますし、お互いに励まし合うことができます。

コミュニケーションツールを導入する

先述したように、テレワークにおける大きな問題はコミュニケーション不足にあります。

つまり、メンバー間や上司とコミュニケーションが取れるツールを導入すれば、かなりの問題を解消できます。

近年は、SlackやChatWorkなどのビジネス向けに開発されたチャットツールが増えているので、積極的に導入することでストレスや不安を軽減できるでしょう。

会話の機会を増やすならバーチャルオフィスの活用がおすすめ

バーチャルオフィスとは、オンライン上でオフィスを擬似的に再現したツールであり、コミュニケーション不足の解消に繋がります。

中でもおすすめのコミュニケーションツールが「MetaLife」です。

MetaLifeでは、社員がオンライン上でアバターとなって集まり、近くにいるアバターと会話をすることができます。話したいアバターに自分のアバターを近づけるだけで会話が始まるので、日常的に会話を活性化させることができます。

またスペースを「作業に集中したい人用」「会議用」「休憩で雑談したい人用」などと分けることが可能です。周りの社員の状態を知ることができるので、「今話しかけたら迷惑かな・・・」と悩まず、気兼ねなく会話を始めることができるでしょう。

MetaLifeを無料で始めてみる！

グループウェアの導入

グループウェアとは、組織内にあるコンピュータのネットワークを利用して、情報共有を行うためのツールのことです。

グループウェアを使うことで、チームの仕事を統合管理できるようになるため、業務効率化に繋がります。

タスク管理やスケジュール管理ができるのはもちろん、ファイル共有やメッセージ機能も付いているため、仕事の情報を全員で共有できるでしょう。

グループウェアを使うことで、情報のすり合わせを短縮化できたりメンバー全員のスケジュールをシステムでチェックできるメリットがあるので、このような工夫も重ねることが重要です。

テレワーク手当支給制度を導入

テレワークをすると、光熱費や通信費が発生するため、テレワーク手当を支給する企業が増えています。

手当を支給すると社員のモチベーションは上がるので、仕事のパフォーマンス向上も期待できます。

「月3,000円〜5,000円」など、支給額は会社によってまちまちですが、金銭的な補助をすることは社員のモチベーション維持をする上で非常に効果的です。

休憩時間と仕事時間のメリハリをつける

自宅にいると、プライベートと仕事が混在してしまうため、集中力が上がりづらいです。

そのため、勤務中でも30分程度の休憩を数回挟むなど、メリハリを付けるなどの工夫をすることをおすすめします。

気分転換することで仕事の生産性も上がり、パフォーマンスも向上することが期待できますが、休憩時間が長くなりすぎないように気を付けましょう。

仕事環境を整備する

テレワークをする部屋が散らかっていたり、仕事に関係ないものが多すぎたりすると、仕事に集中しにくくなります。また家族と同居している場合、家族もいるリビングなどで仕事すると、気が散りやすくなります。

そこで1人で仕事に集中できるスペースを確保し、そのスペースを常に整理整頓しておきましょう。

また必要に応じてPC用モニターを用意したり、体が疲れないように、デスクや椅子など家具にもこだわったりするのもおすすめです。

切り替えのためにフォーマルな服装に着替える

テレワークだと、わざわざスーツに着替える必要がないことから、緊張感が欠けがちです。

そのため、スーツまでいかなくても、ある程度フォーマルな服装で仕事をすることで緊張感を持つことができます。

例えば、襟付きのシャツであったりビジネスパンツを履くなど、だらけた気分で仕事をしないようにすると良いでしょう。

音楽を聴くことで作業効率が上がることも

「作業用BGM」という言葉もありますが、音楽を聴きながら仕事をすることもおすすめです。

適度な音量で音楽を聴くことは、作業効率を上げる効果もあるため、積極的に取り入れてみましょう。

好きな音楽を聴けばストレス解消にも繋がるので、自分が集中できる音楽を探してみてください。

生産性アップには健康を良好に保つことが大切

テレワークで仕事の生産性を高めるためには、健康にも注意を払う必要があります。

テレワークは効率悪いと言われていますが、健康にも配慮することで仕事の効率をアップさせることができます。

毎日規則正しい生活を送る

テレワークだと通勤が不要になるので、ついつい寝坊しがちです。

また、昼食もコンビニやスーパーで済ませるなど、食生活も乱れがちなので、意識的に規則正しい生活を送るようにしましょう。

実際、睡眠時間が少ないとメンタルヘルスに悪影響が出るリスクが高まるので要注意です。

コミュニケーションツールで適度に会話を楽しむ

雑談にはストレス解消効果があるので、コミュニケーションツールを使って適度に会話を楽しむこともおすすめです。

また、メンタルヘルス向上のためにも適度なコミュニケーションは有効なので、人の邪魔をしない程度に雑談すると良いでしょう。

実際に、雑談を通してメンバー間の心理的な距離感が近くなるメリットもあるため、人間関係が良くなり仕事もはかどるようになります。

ストレッチ・筋トレなどで体を動かす

テレワークだと一日中家にいるため、運動不足になりがちです。運動不足になると、思考力や睡眠の質の低下に繋がります。

程度な運動はストレス解消にも繋がることから、意識的にストレッチや筋トレなどを行い体を動かすことをおすすめします。

特に、ストレッチをすると固くなった体をほぐすことができ、血流も改善します。また散歩やラジオ体操をしても、運動不足の解消に繋がります。

インナーマッスルに適度な刺激を与えることでエネルギー消費にも繋がるため、生活リズムを安定させる効果も期待できるでしょう。

湿度・室温を適切に保つ

作業する空間の室温や湿度も、仕事の生産性を引き上げるために大切な要素です。

様々な研究機関でオフィスの適温について研究されていますが、下記のように職種によって適温が少し異なることが分かっています。

• クリエイティブ職：暖かい環境の方が創造しやすい
• 事務職：適温は22℃程度
• 協働している場合：室温を22℃ぐらいに設定し、職種によって調節する

なお、湿度に関しては「50～60％」が適切とされているので、エアコンや加湿器などを上手に活用すると良いでしょう。

定期的に気分転換をする

ずっと自宅でリモートワークをすると、気分が上がりにくかったり、集中力が落ちたりしてします。

そこで、気分転換の時間を積極的に設けましょう。例えば、休憩時間に外で散歩したり、音楽を聴きながら作業したりするのがおすすめです。

アロマを用いて気分転換する

良い匂いがするアロマを用いることで、気分転換に繋げることができます。

＜集中力・やる気を引き上げるアロマ＞

• ローズマリー
• ペパーミント
• グレープフルーツ
• サイプレス
• 月桃

＜眠気を覚ますアロマ＞

• ハッカ
• ペパーミント
• ローズマリー
• ユーカリ
• レモン
• グレープフルーツ

＜リラックス効果があるアロマ＞

• ラベンダー
• カモミール
• ベルガモット
• ヒノキ
• ローズウッド

上記のように、得たい効能に応じてアロマオイルを使うことで、仕事のパフォーマンスを高めることができるでしょう。

また、オイルの使用方法は下記の3通りがおすすめなので、やりやすい方法で試してみてください。

• ハンカチやティッシュに1～2滴染み込ませ、デスクに置け
• マグカップに熱湯を入れ、アロマオイルを2～3滴落とす
• タオルにオイルを混ぜたお湯をくぐらせ、軽く絞って首や目などにあてる

ツールを揃えることで効率化を実現

机や椅子、Wi-Fiなど、集中できるツールを揃えることでテレワークの効率は大きくアップします。

ツールや環境次第で効率悪い状況から脱却できるでしょう。

机・椅子の環境面を整備

テレワーク中は長時間座ることになり、机や椅子が合っていないと疲れやすくなります。

そのため、できるだけ長時間の作業でも疲れないようにするためにも、自分に合った机・椅子を用意すると良いでしょう。

猫背や腰痛が癖になると体調不良にも繋がるので、正しい姿勢でデスクワークを行いましょう。

自宅のルーターをチェック

通信速度と仕事のパフォーマンスに影響するので、Wi-Fiなどの通信環境も整備すると良いでしょう。

なお、ルーターの速さを示した表は下記の通りです。

ルーターと自宅の回線速度の2つが通信速度に影響し、どちらかが欠けてしまうと速度が遅くなってしまうので注意が必要です。

【職種別】リモートワーク効率化の方策

続いて、リモートワーク効率化の方策を職種別に見ていきましょう。

営業職

営業職の場合は、営業活動を行う時間と営業以外の作業時間を分けると良いでしょう。

仕事を切り分けて、メリハリを付けることで限られた時間内でも仕事を終わらせることができます。

また、活動日は朝一番に活動予定を報告し、夕方に活動進捗について報告するとメンバー内での連携がうまくいきます。

ITエンジニア

ITエンジニアは、コロナ以前からテレワークが実施されている場合も多くありますが、「Slack」「Backlog」などのコミュニケーションツール兼管理ツールを使用することをおすすめします。

これにより、各人の役割とタスクの期限を明確にすることができ、効率的に仕事が進められてでしょう。

また、仕事に関連したコミュニケーションだけでなく、カジュアルなミーティングや雑談の時間を取り入れることで、良い息抜きになり仕事のパフォーマンスが高まるでしょう。

管理職

管理職は、役員とのコミュニケーションが重要となることから、予め決裁者に対して今後の決裁予定を伝えておくと良いでしょう。

決裁が滞ってしまうと、業務全体の進捗に悪影響が出てしまうことから、決裁をしてほしいリミットを含めて連携することが大切です。

役員の中には、上手にテレワークができていないケースもあるため、必要に応じて操作のサポートをする場面もあるでしょう。

効率化を検証する方法

最後に、効率化を行った結果、どのような効果が得られたのか検証する方法を解説していきます。

予め目標や定量化できるKPIを定める

効率化に取り組むにあたって、まずは具体的な目標や測定可能なKPIを決めておきましょう。

KPIの例として、成果物の数や成果物ができるまでの所要時間が挙げられますが、効率化に取り組んだ後に、成果物が多く上がってくるようであれば、「効果あり」と判断できます。

できるだけ分かりやすくするためにも、「所要時間を○時間減らす」などのように、具体的な目標も決めると良いでしょう。

目標・KPIをきちんと効果検証

効率化に取り組んだ後は、事前に設定したKPIの達成度合いや、達成できなかった場合であればその理由について検証しましょう。

効果検証を行うことで課題を明確にでき、今後のリモートワークの効率化にあたっての改善点を見つけることができます。

人と組織に関するデータを見える化し、分析できるツールもあることから、収穫と課題を把握し、共有するようにしましょう。

テレワークは多くの働き手から支持されている

テレワークは働き手にとって場所を選ばず、柔軟に働けるメリットがあります。

日本生産性本部の調査によると、「コロナ収束後も続けたい人」は約72%に上っており、テレワークを望む働き手は多いことが分かるでしょう。

会社側は、仕事の効率が悪くなったり、コミュニケーションが希薄がしてしまう点を懸念していますが、テレワークのツールも多く出ている以上は「対面でないと組織を管理できない」という古い考え方を変えることが重要です。

ワークライフバランスに繋がる

テレワークでは、今までの通勤時間をプライベートの時間にすることができます。よって、ワークライフバランスの実現に繋がります。

特に家庭や介護を抱える人にとっては、テレワークは非常に助かります。今まで通勤に充てていた時間に家事ができたり、仕事の間に子どもの面倒を見たりすることができるのです。

テレワークを導入する企業は多い

例えば、日立製作所では、管理職全員にテレワークの関する研修を実施し、オンラインでの会話の進め方やチームの運営方法などを指導しています。

また、最近はNTTが「原則テレワーク」を導入したことが注目を浴び、これにより優秀な人材の流出を防ぎつつ、逆に迎え入れる環境を整備しています。

実際に、NTTでは労働時間や年休取得日数、部署ごとの会議の回数や時間などを社員が見られるようにすることで、生産性アップと労働時間の減少が見られました。

コロナの収束と共に、テレワークから通常勤務に戻すことを検討する企業は多いですが、個人の希望を踏まえつつ、組織の活力も維持できるようにテレワークを柔軟に取り入れることが重要となります。

テレワークを効率化させる方法まとめ

テレワークはリアルに出勤する場合と比べて、コミュニケーションが不足してしまう点は否めません。

そのため、チーム内でしっかりと連携を取ったり意識的にコミュニケーションを取る機会を設けることで、多くの悩みを解消できるでしょう。

こちらの記事で紹介したテレワークを効率化するコツ・工夫を参考にしつつ、ぜひ業務効率化を実現させてください！