オンラインカンファレンスとは

カンファレンスとは、専門家を招いて外部に公開した状態で行う会議を指します。

介護を意味する言葉に「ミーティング」がありますが、カンファレンスはミーティングよりも規模が大きい会議や集まりで使われることが多いです。

また、カンファレンスは専門家を招いて行うことが多いので、専門性が高かったりイベント要素が大きかったりする点も特徴と言えるでしょう。

なお、カンファレンスとは元々は医療業界で使用されていた言葉で、医療業界ではあらゆる会議のことをカンファレンスと呼んでいます。

近年はコロナウイルスの影響もあり、遠隔地でも会議やイベント参加できるオンラインカンファレンスが増えています。

Web会議システムやオンラインコミュニケーションツールを用いて行うカンファレンスを、総じて「オンラインカンファレンス」と呼んでいます。

オンラインカンファレンスが普及した背景

2020年から新型コロナウイルスが流行して、様々な行動制限が設けられるようになりました。

人との接触機会を減らすためにオンラインでのコミュニケーションツールは重要な役割を果たしており、オフラインでの大規模イベントの開催が難しくなったことから、オンラインカンファレンスが急速に普及しました。

ここ数年、オンライン上でコミュニケーションが取れるツールも増え、オンライン会議が急速に普及したことに伴って、オンラインイベントに対するハードルが下がったことも大きな要因と言えるでしょう。

このような背景もあり、カンファレンスの開催もオンライン上で行われるようになり、これまでにも有名企業が主催する様々なオンラインカンファレンスが開催されています。

オンラインカンファレンスのメリット

それでは、オンラインカンファレンスのメリットについて見ていきましょう。

オンラインならではのメリットがあるので、ぜひ参考にしてください。

場所の制限がなく気軽に参加できる

オフラインのカンファレンスは、当然のことながら決まった場所で開催されることになります。

つまり、参加者は開催場所まで移動しなければならず、そこまでの移動に伴う時間や手間、コストがかかってしまいます。

また、会場から遠い人にとっては参加することがそもそも難しいので、参加できる人もある程度限られてしまうデメリットがありました。

しかし、オンライン環境があれば好きな場所で参加可能で、移動の手間などもないため気軽に参加できるメリットがあります。

居住地による制限も関係なくなるので、多くの人が参加できる点は大きな魅力と言えるでしょう。

世界中の専門家を招待できる

参加者側だけでなく、カンファレンスに招待する講師や専門家も気軽に招待しやすくなりました。

カンファレンスでは、特定の分野に関する専門性の高い内容を扱う場合も多いため、講師や専門家の質も大切です。

場所が制限されてしまうと、招待する専門家も制限されてしまいますが、オンラインであれば世界中から専門家を招待することが可能となります。

つまり、必然的に招待候補となる専門家の幅が増えることから、カンファレンスの質の向上にも繋がるメリットがあるわけです。

手間・費用の削減が可能

オフラインのカンファレンスだと、参加者への告知や会場の予約・整備など、準備するべき事項が非常に多いというデメリットがありました。

また、規模に応じて誘導スタッフを確保する必要もあることから、オフラインで開催する場合には大きな手間とコストがかかり、開催者の負担は非常に大きいのが実情でした。

しかし、オンライン上で開催する場合は会場の予約や誘導スタッフを確保する必要が無いので、コストや手間を大幅に削減できるメリットがあります。

オンライン関係の準備をすれば足りるので、主催者側の負担が大きく減ったことで、カンファレンスの質を高めることに注力できるようになりました。

参加者が意見を示しやすい

オフラインでのカンファレンスは、コミュニケーションが一方通行になりがちで参加者の意見を聞ける場面が限られる傾向にあります。

しかし、オンラインで開催するとチャット機能などを利用することでコミュニケーションが取りやすくなるメリットがあります。

参加者としても「チャットだと質問しやすい」という考えになりやすく、主催者が質問や意見を把握できるようになる点もメリットとして挙げられます。

アンケートや投票機能を活用すれば、参加者全体の意見を集計・分析して次回以降の開催に活かすことも可能になります。

人数制限がない

オフラインで開催する場合は、会場のキャパシティの問題から人数に制限が生まれてしまいます。

しかし、オンラインであれば会場の人数制限なども関係なくなるので、枠を設ける必要はありません。

配信ツールによっては、ある程度の参加人数の制限が設けられることはありますが、それでもリアルな会場と比較すればより多くの人が参加できるのは間違いありません。

「参加したくても参加できない」といったケースの発生は考えづらいことから、多くの人が参加できるようになる点は大きな魅力です。

オンラインカンファレンスのデメリット

続いて、オンラインカンファレンスのデメリットについて見ていきましょう。

オンラインならではのデメリットが存在するのも確かなので、しっかりと対策を取ることが重要です。

イベントが盛り上がりづらい

オンラインだと、どうしてもオフラインよりもイベントそのものの盛り上がりに欠けてしまう傾向にあります。

発言はしやすくても対話を深めることは難しいデメリットがあるので、リアル開催の場合よりもイベントが盛り上がり辛い点は知っておきましょう。

その理由としては、オンラインだと「同じ時間・同じ場所にいる」という感覚を持ちづらいことが挙げられますが、雑談なども発展しにくい傾向にあります。

そのため、主催者側は参加者が没入しやすいツールを選んだり、オンラインの特性を活かしたイベントにするように心掛ける意識が重要と言えるでしょう。

参加者が離脱しやすい

オンラインカンファレンスだと、イベントから離脱するのが容易になるため、カンファレンスが盛り上がらないと離脱されやすい特徴があります。

オフラインで実際の会場で開催している場合、わざわざ参加している中で自発的に帰るという選択肢を取ることは少ないですが、オンラインの場合は離脱に対する心理的ハードルが低いです。

そのため、進め方が悪かったり、参加者は「学びがない」「面白くない」と感じると、すぐに離脱してしまうので注意が必要です。

そのため、主催者はカンファレンスのターゲットを明確にしておき、飽きないようなプログラム構成にするなどの工夫はマストです。

通信トラブルに備える必要がある

カンファレンスに限らず、オンラインで行われるイベントは通信トラブルに備えなければなりません。

通信トラブルのリスクを完全にゼロにすることは難しいので、未然に防ぐことはもちろん、もし起きてしまった際の対処法についても熟考する必要があります。

オンライン環境が悪いと、配信の途中で遅延や中断が発生してしまい、参加者のモチベーションを大きく損ねてしまうだけでなく満足度も大きく既存してしまいます。

そのため、開催前には通信トラブルに対する対策をしっかりと練っておく必要があるでしょう。

なお、具体的な方法に関しては後述していきます。

オンラインカンファレンスの費用は？

オンラインカンファレンスを開催するにあたって発生する費用ですが、目安としては350～500万円程度となります。

また、イベント企画会社に運営やサポートを依頼するかによっても変動しますが、発生する費用としては下記のものが挙げられます。

• 人件費
• 企画・コーディネート費
• 制作費
• 機材費

もちろん、凝った演出をしたり、多くのゲストを招く場合は諸費用が高くなるので、場合によっては1000万円近い費用が発生することもあります。

しかし、先述したようにオフラインで会場を確保する場合は上記に加えて会場費用や会場での誘導スタッフなどの人件費が追加で発生するので、やはりオンラインの方が費用負担は軽いです。

「オンラインカンファレンスの費用の目安は350～500万円程度」と押さえておき、入念に計画を立てていきましょう。

オンラインカンファレンスの種類

続いて、オンラインカンファレンスの種類について解説していきます。

主に2種類の開催方法があるので、開催内容に合わせてベターな方を選びましょう。

完全オンラインでの開催

完全オンラインは、参加者だけでなく主催者側もオンラインでカンファレンスに参加する形式です。

つまり、カンファレンスに携わる全員が都合の良い場所にいるので、リアルな会場の用意が一切不要となります。

開催にあたり、会場を押さえるための費用や手間暇などを大きく削減できるので、開催側にととってもコストを大きく削減できる点がメリットと言えるでしょう。

ただし、参加者とは対面での交流が全く行われないことから、温度差が生じやすい特徴があります。

つまり、参加者のニーズを満たしていないと盛り上がりづらく、満足度も高まらないので、主催者としては参加者に配慮した進行が必要となります。

ハイブリッド開催

ハイブリッド型開催は、実際にリアルな会場を確保し、会場にゲストや少人数の参加者を招いて動画をリアルタイムに配信する開催方法です。

ハイブリッド型開催では、実際に本格的な会場を押さえてカンファレンスを行うので、会場の参加者とオンラインの視聴者で見え方が異なります。

また、会場を手配することでカメラワークにこだわった演出や進行も可能となるので、完全オンライン開催よりも参加者の満足度はアップしやすいメリットがあります。

進行が単調だと、オンライン視聴者からすると「ただの生中継」となってしまう恐れがあることから、オンライン視聴者が置いてけぼりにされないように配慮する必要があります。

オンラインカンファレンスのやり方・開催方法

それでは、実際のオンラインカンファレンスのやり方や具体的な開催方法についてみていきましょう。

開催前に決めるべき内容としては、主に下記のような事項が挙げられます。

• 開催する目的・理由
• カンファレンスで実施する内容
• 開催日時
• 開催形式・会場
• 参加者層・専門家
• 配信ツール
• 予算

まず開催目的を考える

まずは、オンラインカンファレンスを開催する目的を明確にしましょう。

目的によって、ターゲットとなる参加者層や専門家が変わってくるので、「○○のような人をターゲットにする」など、できるだけ細かく開催目的を決めておくと良いでしょう。

目的が曖昧だとカンファレンスそのものも曖昧なものになってしまいますが、目的やターゲットなどの事項を決めておくことで、イベントの開催準備が円滑に進められます。

また、開催日時については余裕を持って考えておき、目安としては3ヶ月程度の準備期間を用意しておくと安心です。

カンファレンスの内容を考える

開催目的を決めたら、次のステップとして実際にカンファレンスを通して「何を行うのか」を決めましょう。

ターゲットが決まれば、内容やプログラムは自然と絞り込むことができますが、開催する目的を達成するために有用な内容を吟味しながら決めていきましょう。

例として、ディスカッションや研究発表などが挙げられますが、他にも下記のように「5W2H」を意識することも重要です。

• Why：オンラインカンファレンスを行う理由・目的
• What：研究発表やディスカッションなど、カンファレンス内で何をやりたいか
• When：開催日時
• Where：会場
• Who：カンファレンスの登壇者、参加者のターゲット
• How：使うツールや通信環境
• How much：予算

機材を用意する

オンラインで開催する際には、通信機器や配信に当たっての道具が必須となるので、使いやすい機材を用意する必要があります。

音声関係や映像関係など、様々な機材が必要になるので、予算との兼ね合いを見ながら詰めていきましょう。

また、通信環境の整備も必須となるので、何度もテストやリハーサルを行って備えておくことが重要となります。

配信ツールを決める

オンライン会議などを導入する企業が増えたことで、様々な種類の配信ツールが生まれています。

配信ツールにはそれぞれ特徴があり、また搭載されている機能にも差があるので、イベントに応じて適切なものを使う必要があります。

また、カンファレンスの内容によって必要とされる機能も変わってくるので、各配信ツールの特徴や強みを押さえた上で検討していきましょう。

他にも、機械に詳しくない人でも利用しやすいツールや、アプリのインストールが不要なツールなど、参加者目線に立って選ぶことも重要です。

なお、配信ツールの選び方とおすすめのツールは後述していきますので、併せて参考にしてください。

配信トラブルに備える

オンライン配信だと、通信環境に起因する配信トラブルが起きてしまう可能性があるので、トラブル対策を行うことはマストです。

動画の遅延や回線落ちが起きてしまうと、参加者のモチベーションを大きく削いでしまうことになるので、主催者の信用も損ねてしまいます。

そのため、トラブルが起きてもスムーズに対処できるように、当日は配信トラブルに対応できるスタッフを用意しておくと安心です。

映像・音声の入出力の動線について

映像や音声の入出力などの動線など、配信に関する構成についても具体的に考えておくことをおすすめします。

映像・音声の入出力に関しては、可視化しておくことで配信時にトラブルが起きてもスムーズに対応できるようになるので、構成を図式化しておくことも有意義です。

特に、音声に関しては参加者が敏感になりやすい傾向にあるため、しっかりと聞き取りやすい音声が流れるか、乱れが無いかをチェックしましょう。

他にも、例えば下記のような導線が挙げられます。

• 音声入力：ダイナミックマイク4本→XLR(キャノン)ケーブル→ミキサー→USB(A)→配信PC
• 音声出力：会場スピーカーから確認
• 映像入力：ビデオカメラ4台→HDMI to USB(A)ビデオキャプチャー→配信PC
• 映像出力：サブPCから外部モニターにHDMI出力して確認

集客を行う

カンファレンスの内容と配信方法が決まったら、続いて集客の方法について考える必要があります。

早めに告知しておけば集客効果も高まるので、できるだけ日程的余裕を持って情報拡散することをおすすめします。

オンラインカンファレンスの場合、情報発信の対象となるのは社外の人がほとんどですが、この場合はSNSや情報サイト、ホームページなどを活用するのが基本です。

なお、SNSを活用するときは媒体によって利用者層が異なる点に着目しましょう。

例えば、Instagramは比較的若年層の利用者が多く、Facebookは中高年の利用者が多い傾向にあるので、ターゲットを分析した上で効果的に集客できる媒体を活用していきましょう。

リハーサルを複数回実施する

スムーズにオンラインワークショップを開催するためには、念入りなリハーサルが必須です。

直前にリハーサルを行うことで、スムーズな進行や段取り、トラブルが起きた際の対処法についての動きが把握できます。

日程にゆとりをもって、複数回に渡ってリハーサルを行うことでカンファレンスの完成度も高まるので、リハーサルは繰り返し行いましょう。

リハーサルでは特に意識するべきポイントとしては、

• 画質や音質
• インターネット回線の安定具合
• 動画や資料、画面の共有方法
• スタッフの役割と実際の動き

上記のような事項が挙げられます。

開催当日の進め方

カンファレンスの開催当日は、運営の体制をしっかりと整えておくことが重要です。

特に、外部に公開する場合は段取りやスムーズな進行ができているか、通信環境の安定具合が視聴者の満足度に影響するので、特に注意するべきです。

また、スタッフが与えられた役割をしっかりと果たしているかどうか、リハーサル通り動けているかどうかなど、事前に決めた進め方の通りに動けているか確認すると良いでしょう。

開催後は記録の集計・分析を行う

オンライン配信ツールを使えばカンファレンスの様子を録画できるので、次回以降の開催の参考にできます。

また、オンライン上のフォームなどでアンケートを取ったり、チャットへの書き込みなどで参加者のリアルな意見を聞くことで、反省点を客観的に把握できます。

次回以降の開催に役立てられる意見は積極的に取り入れて、より良いカンファレンスを開催できるようにしましょう。

イベント会社への依頼も選択肢に入れる

オンラインカンファレンスは特定の分野の専門化を招くことが多いことから、大規模での開催となるケースも多いです。

特に人気分野や著名なゲストを招く場合は、通常の会議と同じツールでは対応できないレベルの人数参加が見込まれることも考えられます。

参加者が増えれば増えるほど通信トラブルが起こってしまうリスクは高まるので、自社だけですべてに対応するのは現実的ではありません。

もちろん、自社主催で行うことも可能ではありますが、オンラインカンファレンス開催のノウハウに乏しい場合は、イベント会社に依頼することも検討するべきです。

イベント会社は経験豊富でオンラインカンファレンスのノウハウを持ち合わせているので、非常に頼りになる存在です。

オンラインカンファレンスに使う会議ツールの選び方

続いて、オンラインカンファレンスで使う会議ツールの選び方について解説していきます。

様々な会議ツールがあるので、違いや特徴を把握した上でベストなものを選びましょう。

音声・映像が安定しているか

オンラインのツールを使ってコミュニケーションを取る場合は、音声・映像が安定しているかどうかは重要なポイントです。

通信が乱れてお互いの声が聞こえなくなったり、画面が止まってしまうという事例は考えられますが、このようなアクシデントが発生するとカンファレンスの満足度が下がるのは明らかです。

また、タイムラグが発生すると会話することもできない上に、イベントを盛り上げることが困難になってしまいます。

複数のツールを試して最適なものを選ぶなど、快適に参加できるように配慮することが欠かせません。

誰でも使いやすいツールであるか

カンファレンス参加者の中には、機械に詳しくない人や初めてオンラインで参加するという人もいます。

そのため、機械に詳しくない人も簡単に使える配信ツールを採用することで、参加の心理的ハードルが下がり参加率を上げる効果が期待できるでしょう。

参加者が多ければイベントも盛り上がりやすくなるので、結果的にイベントの成功に繋がりやすくなります。

配信ツールの中には、事前にアプリのインストールが必要であったり事前登録が必要なものもあるので、「機械操作が苦手な人でも大丈夫そうか」を確認しましょう。

カンファレンスの内容やターゲットの層などによって最適なツールは異なるので、後述する様々なツールを試してみてください。

カンファレンスに使用したい機能が搭載されているか

カンファレンスを開催するにあたり、使用したい機能が備わっているかどうかも確認しましょう。

参加者への投票を行いたい場合であれば、アンケート機能や投票機能があるツールを選ぶとミスマッチを防ぐことができます。

他にも、ツールによってチャット機能やアーカイブ機能、ホワイトボード機能などの諸機能があるので、事前に確認しておくことが重要です。

オンラインカンファレンスの開催におすすめのツール

続いて、オンラインカンファレンスの開催におすすめのツールを紹介していきます。

MetaLife

オンラインカンファレンスにおすすめのツールが「MetaLife」です。

Metalifeの魅力は、オンラインでもコミュニケーションの質を向上させられることです。

例えば講演中は、アバターが移動し1箇所に集合することで、会場に一体感を生み出すことができます。集まった多くのアバターがグッドなどのスタンプで反応することが可能なので場が盛り上がること間違いなしです。

またアバターは会場内を自由に動き回れるので、好きな時に好きな相手と自由に会話をすることが可能です。オンラインカンファレンスで人との交流や繋がりを求めている方には、MetaLifeはぴったりのツールだと言えるでしょう。

＜Metalifeの特徴＞

• アバターが会場内を自由自在に動き回れる
• 時間制限がないので存分に話せる
• 参加者が25人までなら無料
• 臨場感がある

MetaLifeでイベントを開催する！

Zoom

Zoomは、元々テレワーク用として利用されるケースが多かったツールですが、コロナ禍の影響もあり現在では多くの人がオンラインイベントで使用しています。

知名度が高く安心して利用できるという点もありますが、主催者がアカウントを作成しておけばURLをクリックするだけでイベントに参加できる利便性の高さも人気を得ています。

音質も比較的良く、チャット機能も付いていることから、カンファレンスをする際にも役立つでしょう。

無料利用も可能ですが、無料プランの参加可能人数は100人までとなっているので、有料プラン（500人まで参加可能）やアドオンオプション（最大1000人まで利用可能）を活用するのがおすすめです。

なお、Zoomの特徴をまとめると下記のようになります。

＜Zoomの特徴＞

• 無料プランでは１度に参加できる人数は100名まで、3名以上のグループ会議は40分と制限あり
• 有料プランでは500名まで参加可能、「アドオンオプション」の利用により最大1,000名まで追加できる
• バーチャル背景が使用可能
• ファイル共有機能あり
• テキストチャット機能あり

Youtube Liveとの併用もおすすめ

詳細は後述しますが、ZoomとYoutube Liveの併用もおすすめです。

Zoomのみで配信を行う場合は参加者に上限がありますが、YouTube Liveと併用して配信を行えば、参加者の制限はなくなります。

また、参加者はZoomを一切操作する必要がないので、機械操作が苦手な人でも安心して参加できるようになるでしょう。

YouTubeの限定公開機能を利用すれば、Zoomの映像を特定の人に公開できるので、こちらも便利な機能です。

vimeoとの併用もおすすめ

Vimeoとは、クリエイターがポートフォリオとして使用するプラットフォームですが、動画の販売や限定公開の場としても活用されています。

公開範囲を設定することも可能なので、Zoomとvimeoを併用することで安全にカンファレンスの映像を公開することができます。

YouTubeの限定公開は手軽なメリットがありますが、URLが流出すると誰でも視聴できるのでセキュリティ面で不安があります。

しかし、vimeoであれば視聴する際にパスワードが必要となるので、会員限定で公開したい場合などに便利です。

YouTube Live

YouTube Liveは、企業で最も利用されているライブ配信ツールとして知られています。

YouTubeに対してライブ配信機能を利用するための申請をして、申請完了後はすぐにライブ配信を開始できます。

知名度は非常に高く、多くの人に利用されていることから、zoomと併せて利用を検討すると良いでしょう。

なお、YouTubeから直接配信する他にも、他のオンラインツールやライブ配信ソフトと連携して配信することも可能です。

＜YouTube Liveの特徴＞

• チャットを通じて視聴者とリアルタイムでコミュニケーションが取れる
• URLによる限定公開が可能
• 他のオンラインツールと連携可能
• 配信終了後にアーカイブを残すことができる

Cisco Webex training

Cisco Webex trainingは、世界中の多くの企業で導入されているオンラインコミュニケーションツールです。

全14ヶ国に対応しているので、国内外の参加者やゲストがいるカンファレンスを開催する場合でも安心です。

つまり、インターネット環境さえ整っていれば世界中のどこからでもコミュニケーションが取れるツールなので、大規模なオンラインカンファレンスにも対応できるでしょう。

＜Cisco Webex trainingの主な特徴＞

• 14カ国語に対応
• スクリーンの共有が可能
• ホワイトボード機能あり

オンラインカンファレンスの開催事例

最後に、オンラインカンファレンスの開催事例を紹介していきます。

実際、これまでにどのようなカンファレンスが行われてきたのか、参考にしてください。

AWS summit online

AWS summit onlineとは、AmazonのオンラインカンファレンスでAmazonの提供しているAWSを利用しているエンジニアやIT技術者をターゲットとしたものです。

デジタル人材向けの専門性の高い内容となっており、ネームバリューも抜群のAmazonなので招待されている専門家も非常に多いです。

コンテンツ量も非常に多いですが、参加者は自分の欲しい情報を簡単に手に入れることができるので、デジタル人材にとっては魅力的なカンファレンスです。

サイトの作成方法からクラウドの詳細など、ITに関連した様々な情報が紹介されています。

SanSan Evolution Week 2021 Spring

SanSan Evolution Week 2021 Springは、名刺管理や顧客管理システムを提供しているSansanが2021年に主催したオンラインカンファレンスです。

元アスリートやデジタル庁長官、台湾のデジタル担当大臣など著名な専門家が招かれており、「この5日間が日本企業のDXを更に加速させる」と謳われている通り、DX化を進めている企業や人材がターゲットとなっています。

スマホを使ったオンライン名刺交換など、SanSanの自社サービスに関連したコンテンツも盛り込まれています。

LINE AI Day 2021

LINE AI Day 2021は、SNSで有名なLINEが2021年に主催したオンラインカンファレンスです。

LINEのサービスを利用して「どのように生活を豊かにするか」という点にフォーカスしたイベントで、運送やインフラ、店舗ビジネスなど様々なジャンルのセッションが行われました。

単なるAI活用ではなく、AI・人・コミュニケーション・業務プロセスを最大限活用するための方法に着目している点が特徴で、今後のデジタル化社会の未来を描くカンファレンスとなっています。

SmartHR Agenda

SmartHR Agendaは、「人事データ」を活用した「人」起点の組織作りを促進するオンラインカンファレンスです。

データ分析を活かすエンゲージメント向上のアクションや、業務効率化から人事データ活用の発展に関するセッションを通して、企業の業績アップやリーダー育成について語ります。

「人」起点の組織づくりを通して、進むべきアクションを模索している企業に役立つ内容となっています。

オンラインカンファレンスのやり方やメリットまとめ

自宅にいながら高度で専門性の高い知識を学べるので、オンラインカンファレンスのニーズは今後も高まっていくでしょう。

主催者にとしても、リアルな会場で開催する場合よりも手間やコストを削減できるので、やり方について学びノウハウを蓄積することで効率よく運営できるようになります。

開催にあたっては、本記事で紹介したツールを活用しながらオンラインカンファレンスを運営することをおすすめします。