テレカンの意味とは？

テレカンとは「テレカンファレンス」（teleconference)の略で、日本語訳すると「遠隔会議」になります。

外資系企業ではよく行われているので聞き馴染みのあるという方も多いですが、オンライン会議のようなイメージで概ね間違いありません。

また、「テレカン」という言葉は広義の意味と狭義の意味で使用されることも多く、

• 広義の意味：遠隔会議全体
• 狭義の意味：電話会議

というように使用されることも多いです。

新型コロナウイルスの影響でテレカンが急速に広まりましたが、上記のように厳密に使い分けをしているケースは稀なので、「テレカン=オンライン会議・リモート会議」という認識で問題ありません。

また、テレカンという言葉自体は「古い」「死語」というような印象を持つ方も多く、若い世代には伝わらない可能性もあります。

テレカンのメリット・効果は？

それでは、テレカンを活用することによるメリットや効果について見ていきましょう。

すぐに始めることが可能

テレカンはパソコンやスマホがあれば会議に参加できるので、多くの人がすぐ始められるでしょう。

また、無料で誰でも利用できるサービスが増えているので、コスト負担を強いられることなくテレカンを導入できます。

このように、手間暇がかからずにすぐに始めることが可能であるという点は大きなメリットです。

移動時間・移動費用のコストカット

テレカンを導入することで、会議に参加するための移動時間や移動コストをカットできます。

移動は生産性が乏しい無駄な時間であり、それに付随する移動費用も建設的な出費とは言い難いでしょう。

これらのコストをまとめてカットすることで経費削減になり、また労働生産性の向上が期待できるメリットがあります。

遠方にいる社員も会議に参加可能

リアルな会議を開催する場合、決められた場所に集まる必要があることから、遠方に住んでいると参加できないデメリットがありました。

しかし、テレカンであれば住んでいる場所に関係なく参加できるので、遠方に住んでいる社員でも参加できるメリットがあります。

このように、交流のネットワークを全国に広げることで、より多くの意見を取り入れることができるようになることから、コミュニケーションも活発化するでしょう。

働き方の自由度が向上する

テレカンを導入することで、社員同士でいつでもどこでも連絡が取れるようになります。

オフィスに集まる必要が無くなることから、自宅にで仕事をしたり近所のカフェで仕事をするなど、柔軟な働き方が可能になるメリットがあります。

自分が集中できる環境で仕事を行い、働き方の自由度が高まることでパフォーマンスが向上するでしょう。

また、働き方が柔軟な職場は有能な人材が集まりやすくなるので、企業価値の向上にもつながる可能性があります。

多様なリスクへの対応がしやすい

テレカンが近年急速に広まったのは、新型コロナウイルスの発生が大きな理由です。

テレカンを導入することで感染症予防がになり、感染リスクを大きく軽減できるでしょう。

また、テレカンのようにオンラインで仕事ができる環境であれば、感染症以外の自然災害などのアクシデントが起きても、業務が完全にストップすることはありません。

特に、自然災害が起こりやすい日本においては、多様なリスクへの対応ができる点もテレカンの大きなメリットと言えるでしょう。

テレカンの種類

テレカンには実際にどのような形式があるのでしょうか？

テレカンの種類には、基本的に

• 電話会議
• テレビ会議
• web会議

上記の三つに分類できます。 ここからは、この3形式について詳しく解説していきます。

電話会議

電話会議は、テレカンの中でも最も古くから活用されている活用方法です。

電話で会議を行うので、音声のみで複数人が参加できる点が特徴となっています。

ここでは電話会議の導入方法とやり方、メリットとデメリットについて紹介していきます。

電話会議の導入方法は？

電話会議は、既にオフィスにある電話機や携帯電話があれば利用できるので、初期費用が発生しない魅力があります。

「サービス会社に申し込む」というアクションをすれば導入は済むので、簡単に導入可能です。

サービス会社に申し込むことで「PIN」という暗証番号が設定され、参加者は電話機でPINを入力することで電話会議に参加できます。

料金プランはサービス会社によって様々ですが、「基本料金+使用時間に応じた通話料」という料金携帯が一般的です。

電話会議の実施方法は？

電話会議の実施方法で代表的なのは、下記の2つです。

• コールイン方式:会議参加者が個々に所定の電話番号に電話をかける
• コールアウト方式:主催している人が参加者全員を呼び出す

コールイン方式の場合はフリーダイヤルを利用できるので、参加者に通話料を負担させたくない場面で便利です。

コールアウト方式は、主催者がPINを知っていれば参加者を呼び出せるので、社外の参加者がいる場合などで活用すると良いでしょう。

電話会議のメリット

電話会議は、固定電話や携帯電話をそのまま使って会議を開催できるので、安価に利用できるメリットがあります。

3地点以上を結んだ会議（多地点会議）の場合でも、プロバイダーが提供する電話会議サービスを利用すれば問題なく開催できます。

指定の電話番号にダイヤルし、PINコードをダイヤルトーンで入力するだけなので、使用方法がとても簡単です。

電話会議のデメリット

電話会議だと、音声のみで会議を行うので視覚情報を伝えることができません。

表情やジェスチャーなどが相手に伝わらないので、言葉の微妙なニュアンスや表情を介した意思伝達ができない点は知っておきましょう。

また、パソコンを用いた会議などのように、資料共有なども難しい点はデメリットと言えます。

テレビ会議

テレビ会議とは、テレビを用いた会議です。

テレビ会議が一般企業で利用されるようになったのは、1990年代以降です。

ここではテレビ会議の導入方法ややり方について紹介していきます。

テレビ会議の導入方法は？

テレビ会議は大人数が1つの空間から参加するケースが多いですが、導入にあたって会議に参加する各拠点が専用の機材を導入する必要があります。

必要となる機材や初期費用はサービス会社によって異なる上に、初期費用は高額になりがちなので、しっかりと確認しておきましょう。

一般的に、必要となるのは下記の通りです。

• マイク
• カメラ
• 専用ディスプレイ
• 専用回線

テレビ会議の実施方法は？

テレビ会議は、各拠点で参加者が機材のある部屋に集まって実施するケースが一般的です。

基本的に画質や音声の品質は安定しているので円滑にコミュニケーションが取れますが、各拠点に最低でも一人は機材の操作方法に慣れた人がいると安心です。

また、利用するシステムによっては遠隔操作が可能なものもあります。

テレビ会議のメリット

テレビ会議では、電話会議とは異なり映像を介して会議ができます。

映像と音声を交えて話ができ、また必要に応じて資料のやり取りができるので、意図が伝わりやすいメリットがあります。

同じ部屋から大人数が参加する場合は、テレビ会議が最も適している方法と言えるでしょう。

テレビ会議のデメリット

テレビ会議を開催する場合はテレビ会議専用の機器を用意する必要があるので、導入にあたっての初期投資が高額になりがちです。

また、機器もノートパソコンや電話と違って大型になるので、会議室に据え置いて利用することが想定されています。

そのため、持ち運びは困難で、いつでもどこでも気軽に利用できるわけではありません。

Web会議

最後に、web会議は、パソコンやタブレットでzoomなどの既存ツールを活用しながら会議を行うことを指します。

Web会議の導入方法ややり方について紹介していきます。

Web会議の導入方法は？

Web会議の導入は、パソコンやスマートフォン内でzoomなどのWeb会議システムアプリをダウンロードすれば済みます。

zoomの他にも、

• Skype
• Google Meet
• Chatwork Live
• webex

など、多くのアプリがあるので、各サービスの特徴や参加可能人数を把握しておくことが重要です。

アプリによっては、事前のアカウント作成が必要となるので準備しておきましょう。

なお「MetaLife」であれば25名まで無料で利用可能なうえ、アプリのダウンロードや登録も不要なためぜひチェックしてみてください。

Web会議の実施方法は？

Web会議を実施する際には、主催者が参加者に招待URLをメールやチャットで送ればOKです。

基本的に、参加者は主催者から届いたURLをクリックするだけで会議に参加できるので、難しい操作は不要です。

また、予約機能が付いているツールが多いので、あらかじめ会議の開催日時を参加者に通知することもできます。

Web会議のメリット

Web会議でも、テレビ会議と同様に音声だけでなく映像のやり取りもできるようになります。

そのため、お互いの意図が相手に伝わりやすく、円滑にコミュニケーションが取れる点がメリットと言えます。

また、多くのWeb会議サービスは資料共有にも対応しているので、PowerPointなどの資料を画面上に移しながら会議ができる点が強みです。

Web会議のデメリット

Web会議は各参加者のパソコンやタブレットなどを用いて参加するため、各参加者の通信環境やデバイス性能によって快適さが異なります。

つまり、周囲は活発に議論している中で「自分だけフリーズしている」という事象が発生する可能性があるので注意が必要です。

このように、インターネット回線を使うWeb会議の場合は、音声が乱れたり画面がフリーズするといった事象が発生するリスクが付きまとう点がデメリットです。

ITリテラシーが無くても大丈夫？

組織の全員がテレカン経験があるとは限らない上に、特に年配の人が参加する場合は「操作できるか不安」「滞りなく参加できるか不安」という懸念があります。

結論、ITリテラシーが低い人でも問題なくテレカンは参加できるので、心配は不要です。

テレカンでは難しい操作は求められないので、電話やスマートフォン、パソコンの基本操作さえ分かれば、50代や60代などの「IT化に付いていけていない世代」世代の人でも問題なく参加できるでしょう。

zoomやMetaLifeなどの最初の手順だけ教えてあげる必要はありますが、最初のセットアップや手順も難しい作業は求めらないので安心です。

テレカン導入の際のポイント・選び方

ここまで、様々な形式のテレカンを紹介してきました。では、形式を選択する際や、導入する際に検討するべきポイントやを解説していきます。

テレカンでどんな会議を行いたいのか

そもそも会議と一口に言っても、担当者や作業者が頻繁に確認をとるためのカジュアルな会議や、幹部会議等の重要な会議など、様々です。

たとえば、前者の場合は特別な機器が不要な手軽なサービスがふさわしいですし、後者の場合は映像や雰囲気を使いながら意思疎通を図るための高品質な回線が不可欠になります。

「参加者」「頻度」「音声・映像のどれが必要なのか」など様々な要素を明確にしてから、予算や使用機器、回線等を決定するようにしましょう。

費用

テレカンを導入するにあたり、初期費用やランニングコストは事前に把握しておく必要があります。

接続する拠点数や使用する人数・時間・利用期間などによって、ランニングコストは異なるので注意しましょう。

予算との兼ね合いがある場合は、しっかりと見通しを立てた上で最適なツールを選択しましょう。

運用・管理のしやすさ

テレカンを実施する際に、参加者の誰かがうまく接続できないと会議がなかなか前に進みません。

操作性が難しかったり、運用管理が難しい場合、会議の進捗に影響が出てしまうことがあります。

他の参加者の迷惑になる恐れがある上に、重要なビジネスの場面で自社の信頼を損ねてしまう恐れがあるので注意しましょう。

インターネット環境

テレカン中に回線が不安定だと、通信が途切れたり乱れたりすることもがあります。

音声が乱れたりしてコミュニケーションが円滑に取れないと、参加者にとって大きなストレスになるのは言うまでもありません。

せっかくテレカンを開催しても、会議がスムーズに進行できないと意味が無いので、高品質で安定した回線サービスを選ぶことが重要と言えるでしょう。

使用したい機能がついているか

テレカンによっては、音声だけで済む会議もあったり映像も交えた会議もあります。

そのため、使用したい機能が備わっているツールであるかを確認し、会議の目的を達成できるようにしましょう。

必要な機能が付いていないと効率よくテレカンを開催できないので、費用面だけでなく機能面のチェックすることが重要です。

テレカンを行う際の注意点

最後に、あらゆる形式のテレカンにおいて有効な、実際にテレカンを行う際の注意点について見ていきましょう。

テレカンならではのルールを守る

発言が重複すると会議がゴチャゴチャしてしまうので、自分以外が発言するときはマイクをオフにしましょう。

また、背景はなるべくシンプルに設定し、客観的に見て気が散るようなものになっていないか確認しましょう。

テレカンだと対面よりもコミュニケーションが難しいので、テレカンならではのルールを守ることは重要です。

事前に資料などを共有しておく

会議が始まる前に、会議で使用する予定の資料を事前に共有しておくとスムーズです。

会議が始まってから資料を共有するのは非効率である上に、複数の画面を開くことになるので進行に影響が出てしまうでしょう。

そのため、資料は事前に共有し、また紛失の恐れが少ないデータで共有することがおすすめです。

テレカンを実施するなら「MetaLife」がおすすめ

テレカンを実施するなら、MetaLifeでのWeb会議がおすすめです。

MetaLifeとは、オンライン空間上でアバターとなって存在し、近くにいるアバターと会話ができる新しいバーチャルオフィスツールです。

カメラやチャット機能がついており、オンライン上でもコミュニケーションの活性化する仕組みになっています。また、画面共有・資料共有など会議に必要な便利な機能が備わっています。

使い方は簡単で、主催者がスペースとURLを作成し、参加者はそのURLをクリックするだけでバーチャルオフィスに入れます。あとは会議を行いたいメンバーのアバター同士で集まるだけでテレカンを開催することが可能です。

料金は25人まで無料・時間無制限なので、初めての方でも試しやすくなっています。

テレカンについてまとめ

「テレカン」は死語となりつつありますが、ほぼ同義のオンライン会議は多くの企業で導入されており、導入も難しくありません。

近年はzoonなどを用いたWeb会議が主流となっていますが、テレビ会議でも電話会議でも簡単に参加できるので、積極的に活用しましょう。

働き方の自由度が向上し、自分の仕事に集中できるメリットがあるので、企業担当者の方はぜひ前向きにテレカンの導入を検討してみてください。