オンライン相談会とは

オンライン相談会とは、Web会議システムやバーチャルオフィスツールなどを用いて行われる相談会を指します。

新型コロナウイルスの影響で、人との接触を避ける動きが増えたことから、様々な場面でオンライン相談会が行われています。

オンラインであれば、実際に顧客と会う必要がなく感染症予防にも繋がるので、広く浸透しています。

オンライン相談会の開催が増える中で、ビジネスにおける利用価値が見出されていることから、導入を前向きに検討している企業も多いでしょう。

こちらの記事では、オンライン相談会を行うメリットやデメリット、実施にあたってのコツなどを紹介していきます。

オンライン相談会を行うメリット

まずは、オンライン相談会を行うメリットについて見ていきましょう。

相談会をオンラインで行うことで様々なメリットがあるので、やり方を知っておくことは重要です。

無駄な手間がなくなる

オンラインであれば、オフィスや自宅で説明を行うことができるので、場所を予約したり会場への移動といった手間を省くことができます。

様々な負担や手間が軽くなることから、オフラインで行う場合よりも効率的に開催することが可能である点がメリットです。

開催にあたっての手間が減ることで所要時間が減り、日程調整も簡単になります。

さらに、移動時間が発生しなくなることから、効率的に運用できる点もメリットと言えるでしょう。

費用が削減できる

オフラインで対面する相談会の場合、参加者への告知や会場の予約・整備など、時間や人件費などのコストは避けられません。

実際に、オフラインの相談会実施には大きなコストがかかってしまっていたことから、開催者の負担が大きい問題がありました。

しかし、オンライン上で開催する場合、手間や人件費を大幅に削減することができ、会場を抑えるための費用も発生しないため、無駄な費用が発生しません。

また、資料も紙ではなく電子データにすることで、印刷に関連する費用を削減できるメリットがあります。

遠方にいる相手でも対応可能

オフラインで相談会を行う場合、どうしても場所の指定があるため遠方の人は参加が難しいのが実情でした。

相談会の場所に集まれるのは基本的に近場に住んでいる人に限られてしまうため、多くの機会損失があったと言えるでしょう。

しかし、オンライン上で行うことで場所の制限がなくなり、全国各地のみならず海外にいる相手でも気軽に対応できるようになりました。

ビジネスチャンスを逃さないのはもちろん、多くの人相談会に参加してもらうことで、相談会そのものが盛り上がる可能性も高まります。

感染症対策も可能で安全安心

新型コロナウイルスを始めとした感染症への対策としても、オンラインで相談会を行うことは効果を発揮します。

営業が感染症等に掛かることで、欠員がでてしまうことを防げるのはもちろんのこと、お客様の心理的なハードルも下がるため出席率が上がる可能性もあります。

また、小さいお子さんがいるお客様で「子供を目の届かない場所においてくのが不安」という方でも、家からオンラインであれば安心して参加できます。

このような、安全性はオンライン相談会の大きな魅力と言えるでしょう。

オンライン相談会を行うデメリット

続いて、オンライン相談会を行うデメリットについて見ていきましょう。

メリットだけでなく、デメリットに関しても知っておきましょう。

参加者との意思疎通がリアルより取りづらい

オンラインだと、発言はしやすくてもコミュニケーションを取るのが難しく、対話を深めることに難儀しやすいデメリットがあります。

画面上では繋がっていても、同じ場所にいるという感覚を持てず、違和感を感じてしまう人は少なくありません。

また、相手の表情や反応が分からないため、やはり対面よりもコミュニケーションが難しくなってしまうのは事実です。

オンラインでのコミュニケーションに慣れていないと、相手の反応が分からずに一方的に話を進めてしまうこともあり、利用者の十分な理解を得られなくなってしまうこともあります。

そのため、「対面よりもコミュニケーションが難しい」という課題を解決するためにも、何かしらの工夫を施して円滑な対話を進められるようにしなければなりません。

通信上の問題が発生しやすい

オンラインならではの問題として、通信トラブルが挙げられます。

オンライン環境が悪いと、配信の途中で遅延や中断が発生してしまい、相談会参加者のモチベーションを大きく削いでしまいます。

スムーズに相談会を行うためにも、あらかじめ通信状況の確認を行い、通信トラブルが発生した時の対応策も考えておく必要があります。

通信トラブルを避ける対策として、チャットで質問を受け付けたり、資料を前日までに共有しておくなどの方法があります。

オンラインという環境上、通信上の問題が発生するリスクをゼロにするのは難しいので、できる限りリスクを抑えていきましょう。

周囲の環境も整える必要がある

オンライン環境整備も重要ですが、相談会の開催にあたってはリアルな周囲の環境の整備も必要です。

例えば、周りがうるさい環境だとお互いの声が聞こえなくなってしまい、せっかくの相談会が台無しになります。

会議室など、静かなスペースであれば雑音で説明が滞ることもないため、スムーズに進められるでしょう。

もし静寂を保てるスペースが用意できなかったとしても、周囲の人々に協力をお願いして相談会をスムーズに進められるようにする必要があります。

このように、環境整備の手間が発生してしまう点はデメリットとして押さえておきましょう。

参加者が背景を気にする必要がある

相談会の参加者は、自宅から参加するケースが多いです。

そのため、参加者によっては見られたくないものが画面上に写る可能性もあるため、背景にも配慮する必要があります。

背景が気になる参加者は自宅を整理して、集中して相談会に参加できるようにしましょう。

とはいえ、使用するツールによっては背景のぼかし機能などが搭載されている場合もあるので、そこまで気にするデメリットではありせん。

オンライン相談会を成功させるためのポイント

続いて、オンライン相談会を成功させるためのポイントを紹介していきます。

やり方だけでなく、成功させるためのポイントについて知っておくことも重要です。

使用機材・ツールを準備しておく

オンライン相談会を開催するにあたり、まず配信時に使う機材と配信ツールを準備しておく必要があります。

また、通信環境の整備も併せて行いましょう。

必要となる機材としては、

• PC
• カメラ・マイク（PC内蔵のものでも可）、
• 配信ツール

最低限、上記の3点があれば開催可能ではありますが、必要に応じて追加で資材を準備してください。

また、本番前に何度もテストやシミュレーションを行い、問題なくスムーズに開催できそうか確認することも重要です。

主催者はもちろんですが、参加者にも最低限の機材が備わっているか確認して、トラブルが発生した際の対応も事前に考えておきましょう。

なお、利用するツールの選び方やおすすめのツールについては後述します。

あらかじめ相談会の詳細を伝えておく

集客するためにも、あらかじめ相談会の詳細を伝えておくことが欠かせません。

「どのような相談会を行うのか」という詳細を事前に何らかの形でオープンにしておかないと、人は集まりません。

SNSやホームページなどを活用して集客するケースが一般的ですが、多くの人の目に留まるように工夫していきましょう。

また、オンライン相談会の進め方やシステムの操作方法なども事前に伝えておくことで、スムーズに相談会が進みます。

さらに、急遽参加できなくなった時の連絡先や、トラブルが発生した際の対応マニュアルなど事前に決めて、参加者に周知しておきましょう。

資料・コンテンツに工夫を凝らす

オンライン相談会では、口頭で話すだけでなく資料を配布することもあるため、資料・コンテンツに工夫を凝らすことも効果的です。

相談会に参加していると「話を聞く」時間が圧倒的に長くなりますが、顧客が飽きてしまうことも考えられます。

そこで、途中離脱を防ぐ工夫として、分かりやすく興味を引くような資料・コンテンツ作りが重要となります。

参加者にとって「知りたい情報」が含まれていると、自然と相談会の満足度も高まるので、見栄えやニーズを意識することが重要と言えるでしょう。

資料・コンテンツ作りをはじめとして、事前の準備を徹底することでオンライン相談会の成功率は高まるでしょう。

オンライン相談会の開催するツールの選び方

続いて、オンライン相談会の開催するツールの選び方を紹介していきます。

様々なツールがあるので、開催の用途に合っているもの選びましょう。

使いやすさ

やはり、使いやすさは非常に重要な要素です。

機械やデジタルに詳しくない人でも簡単に使える配信ツールを利用することで、相談会の参加率と満足度を高めることができます。

その結果、途中で離脱する人を減らすことに繋がり、顧客の獲得という目に見える成果を挙げられるでしょう。

ツールによっては、事前にアプリのインストールが必要だったり事前登録が必要な場合もあり、初心者にとっては初期設定が難しいものも少なくありません。

相談会の内容にもよりますが、URLをワンクリックするだけで参加可能なものを利用するなど、誰でも参加しやすいツールを利用するのは非常におすすめです。

実際に使ってみて、「誰でも使えるか」「機械が苦手な人でも扱えるか」を判断することは重要です。

音声・映像の安定性

音声や映像が不安定だと、肝心な話が聞き取れなかったりして参加者は相談会への不満を募らせてしまいます。

せっかく開催したのに満足度が低いとショックなので、音声・映像の安定性も意識しましょう。

主催者側が、通信トラブルが起きた際の対応策などを事前に策定してフォローすることも重要ですが、ツール自体に音声・映像の安定性が欠けていると手の打ちようがありません。

事前に自ら使用してみて、安定性に問題がないかどうかを判断していきましょう。

費用など基本情報

配信ツールには無料のものもありますが、基本的に有料プランを利用することをおすすめします。

そのため、配信ツールに割くことができる予算がどれくらいであるのかを決めておき、予算の範囲内でツールを選びましょう。

参加可能人数の上限なども把握しておき、相談会で想定される参加人数で利用できるかどうか、費用の変動があるかなども確認しておきましょう。

また、トラブル時の対応やサポート体制についても調べておくことで、主催者は安心して相談会に集中できます。

サポートが充実しておらず、自分たちで対処しないといけない場合は、当日トラブルが起きた時に慌ててしまうのでおすすめできません。

搭載されている機能

オンラインツールによって搭載されている機能は異なります。

例えば、チャット機能はオンラインでのコミュニケーションにおいて重要といえます。音声に問題が発生した際はチャットでの確認が必要不可欠ですし、説明に必要な資料を送る際もチャット機能を利用するのがスムーズです。

また画面共有があれば、聞いただけではわかりづらい内容も目で見て理解することができます。

MetaLifeをチェックしてみる！なお、これらの便利な機能を備えている「MetaLife」は、オンライン相談会におすすめのツールなので、ぜひチェックしてみてください。

安全性の高さ

ツールを選ぶ際には、安全性に関しても配慮する必要があります。

相談会ではプライバシーに関わる情報が出てくる可能性もあることから、もし漏洩してしまうと大問題です。

そのため、各ツールでどのようなセキュリティ対策が取れるかを確認しておき、参加者が安心できるように努めることが重要です。

なお、チェックするべき項目としては、下記のような事項が挙げられます。

• 通信が暗号化されているか
• データセンターの信頼性
• 運営企業の規模や実績
• 背景を隠す機能があるか
• ISOの認証の有無

オンライン相談会の活用事例は非常に多い

民間企業が自社製品をアピールするための相談会を行ったり、就活の説明や企業案内などを行う際など、オンラインによる相談会を実施している企業は多くあります。

企業以外にも、自治体が移住希望者への相談会や県の結婚支援制度を説明する際にオンラインという形態を用いるなど、活用事例は非常に増えています。

このように、民間企業であるか自治体であるかに関係なく「オンライン相談会」という形でサービスや制度を説明する場は増えているので、オンライン関係の知見を深めておく重要性は高まっていくでしょう。

本記事で述べているように、オンライン相談会をする際には様々な機器を揃えたり最適な配信ツールを揃える必要があることから、かなり手間が発生します。

MetaLifeをはじめ様々な使い勝手の良い配信ツールがあるので、社内で話し合ったり試行錯誤を重ねて、全員でデジタルリテラシーを高めていきましょう。

オンライン相談会におすすめのツール

最後に、オンライン相談会を開催するにあたっておすすめのツールを紹介していきます。

複数の観点からおすすめのツールを紹介していくので、参考にしてください。

MetaLife

MetaLifeは、アバターとなってバーチャル空間でコミュニケーションができるツールで、アバター同士が近づくと会話をすることができる仕組みになっています。

1つのバーチャル空間で複数の相談ブースを作成することも可能です。アバターは自由に動かせるので、自分が相談したい相手に気軽に話しかけることができます。

また、MetaLifeでは「メガホン機能」を使うことで、スペース内のすべての人に対して、メッセージを伝えることも可能です。そのため、イベントの主催者から参加者へ円滑に情報共有することができます。

MetaLifeでオンライン相談会を開催する！さらに、主催者がスペースを作成してURLを周知すれば、そのURLをクリックするだけで誰でも簡単に参加することができます。このような使い勝手の良さがMetaLifeの魅力の一つと言えるでしょう。

Zoom

Zoomは元々テレワークツールとして設計されているツールで、認知度も高いです。

使い勝手も良く、主催者がアカウントを作成しておけば、URLをクリックするだけでイベントや相談会に参加可能できるので、パソコン操作が苦手な人でも安心です。

音質も比較的良く、チャット機能も付いていることから、安定してコミュニケーションが取れるでしょう。

無料プランであれば、最大100人まで・最長40分まで利用できますが、もし時間制限が気になるようであれば有料を利用すると良いでしょう。

Googleハングアウト

Googleには、Googleアカウントを持っていれば利用できるビデオチャットサービスであるGoogleハングアウトがあります。

参加者全員がGoogleアカウントを持っていれば誰でもビデオチャットで参加できるので、利用者の状況次第で利用を検討する価値があります。

また、共有URLを主催者が事前に作成しておけば、当日にリンクをクリックするだけで参加できるので利便性は高いです。

なお、参加できる最大人数は10人で制限時間は8時間となっているので、参加人数に注意しましょう。

SkypeやZOOMと同様に、チャット機能が搭載されている点も魅力です。

Skype

Skypeも、zoomと同様に元々はビジネスチャットツールとして利用されていたものですが、コロナウイルスの蔓延に伴ってオンライン相談会でも利用される機会が増えています。

参加者全員がSkypeのアカウントを作成しておく必要があるので、事前に周知してアカウント作成を済ませておく必要があります。

一度アカウントを作ってしまえば、チャットや通話だけでなく画像や動画の送付まで無料で利用できるので、非常に便利です。

通話可能時間も無制限で、長時間のオンライン相談会を開催する場合も安心です。

Messenger

Messengerとは、Facebook（Meta社）が提供するサービスで、チャットや通話が無料でできます。

また、ビデオチャットでは最大50人まで参加可能で、スマートフォンのアプリでもデスクトップのアプリでも参加可能なので、50人までのオンライン相談会の規模であれば対応できるでしょう。

Facebookで繋がっていない人とも会話ができるので、気軽に相談会に招待できる点もメリットです。

とはいえ、事前にFacebookのアカウントが必要となるので、事前に周知しておくことが必要となります。

オンライン相談会のやり方まとめ

オンライン相談会は、主催者の無駄な手間がなくなる上に費用も削減できるメリットがあるので、今後も有効活用されていくでしょう。

しかし、参加者との意思疎通がリアルより取りづらいなどのデメリットもあるので、できる限りデメリットを軽減できるように工夫する必要があります。

しかし、準備さえ整えば効率よく相談会を行うことができるので、本記事で紹介したツールを利用しつつしっかりと準備を進めていきましょう！